Teknikker til gruppebeslutningstagning

Teknikker til gruppebeslutningstagning er strategier til at strukturere gruppemedlemmernes interaktion for at forbedre kvaliteten af en kollektiv beslutning. Det er et sæt regler eller procedurer, der specificerer den proces, som medlemmerne skal følge, når de bidrager til en beslutning, der vedrører deres gruppe.

En effektiv gruppebeslutning er karakteriseret ved en fuld udnyttelse af medlemmernes ressourcer, en effektiv udnyttelse af tiden og et resultat af høj kvalitet. En række mangler eller vejspærringer i gruppeprocessen kan hindre et eller flere aspekter af effektiviteten. For eksempel kan gruppemedlemmer tilbageholde kritiske input, fordi de ikke ønsker at afbryde en anden person (dvs. produktionsblokering), føle sig bange for at blive evalueret af andre gruppemedlemmer, være blevet afbrudt af en anden person, f.eks. en dominerende holdkammerat, eller være tilbøjelige til social loafing, hvor den individuelle indsats falder i takt med, at gruppens størrelse øges. Desuden kan medlemmerne ignorere holdkammeraternes input, fordi de er uvillige til at overveje alternative synspunkter, eller fordi de er distraheret, mens de nøje overvåger samtalestrømmen for at finde muligheder for at fremsætte deres egne idéer. Samlet set kan disse og andre barrierer få grupper til at evaluere løsninger, før alle medlemmer har givet input eller udtømt deres forsyning af ideer og forslag.

En teknik til beslutningstagning i grupper er designet til at øge effektiviteten ved at mindske barrierer og vejspærringer som dem, der er beskrevet tidligere. Fire af de mest almindeligt citerede gruppebeslutningsteknikker er brainstorming, den nominelle gruppeteknik, Delphi-teknikken og stepladder-teknikken. Disse teknikker varierer i den måde, hvorpå de strukturerer gruppens problemløsning. De adskiller sig også efter de særlige procesmangler, de sigter mod at minimere.

Brainstorming

Grupper træffer ofte ineffektive beslutninger, fordi de enten undlader at udtage et tilstrækkeligt område af alternative løsninger eller gør et dårligt stykke arbejde med at evaluere og udvælge blandt de overvejede alternativer. Brainstorming er en teknik til beslutningstagning i grupper, der er designet til at løse det første af disse to problemer ved at øge det udvalg af idéer og løsninger, som gruppen kan undersøge. Brainstorminggrupper mødes specifikt for at skabe alternativer. De får til opgave at producere så mange idéer som muligt. Brainstorming giver ikke i sig selv en problemløsning eller en beslutning. I stedet producerer den en liste over alternativer, som senere vil blive overvejet, diskuteret og evalueret, når det er tid til at træffe en endelig beslutning.

Grundreglerne omfatter følgende:

• Udsæt dømmekraften: Evaluering og kritik af idéer under brainstorming bør undgås.
• Tillad frihjul: Gruppemedlemmerne bør tilbyde alle de idéer, de har, uanset hvor upraktiske de er. Vilde idéer, selv dem, der anses for at være for risikable eller upraktiske at gennemføre, forventes.
• Læg vægt på kvantitet, ikke på kvalitet: Der bør lægges vægt på kvantitet, ikke på kvalitet. Alle ideer bør udtrykkes. Ingen bør frasorteres. Dette har til formål at tilskynde folk til at bevæge sig ud over deres yndlingsideer og derved producere et mere komplet udvalg af alternativer.
• Opmuntre til fælles kreativitet og synergi: Medlemmerne bør bygge på andres idéer, når det er muligt. Folk bør føle sig frie til at lave kombinationer ud fra andres forslag.
• Ignorér anciennitet: Under brainstorming bør gruppens medlemmer opføre sig, som om alle havde samme rang. Politiske motiver bør sættes til side. Brainstorming bør være kendetegnet ved en afslappet, samarbejdsvillig, uhæmmet, hyggelig og egalitær atmosfære.
• Sørg for, at alle stemmer bliver hørt: Det er vigtigt at sikre, at alle medlemmer deltager i brain-storming-sessionen, uanset hvor tilbageholdende de er med at bidrage.
• Registrer alle idéer: Hver idé, der produceres under brainstorming-sessionen, bør registreres med henblik på senere diskussion.

Formålet med brainstorming er at tilskynde til divergerende tænkning, producere mange forskellige idéer på kort tid og tilskynde til fuld deltagelse blandt alle gruppemedlemmer. Den er designet til at minimere kvælning af ideer fra dominerende medlemmer, interpersonelle konflikter, stereotyper af andres ekspertise eller intelligens, vanemæssige mønstre af tavshed og evalueringsforståelse.

Brainstorming kan gennemføres på en af flere måder. I en version af brainstorming mødes gruppemedlemmerne og verbaliserer tilfældigt deres idéer, som optages af en båndoptager eller af en facilitator, der skriver dem på et flipchart. Undersøgelser har vist, at denne strategi er mindre effektiv end at lade folk generere idéer på egen hånd, uafhængigt af gruppen. Social angst og frygt for evaluering forhindrer nogle medlemmer i at komme med deres idéer i en gruppe. Desuden oplever grupper produktionsblokering, hvilket er en norm, hvor kun ét medlem taler ad gangen. Under produktionsblokering bliver idéer, der kunne være kommet frem, glemt eller censureret, mens et medlem venter på at få mulighed for at tale.

Elektronisk brainstorming er et alternativ, der er mere effektivt end den tidligere beskrevne ansigt-til-ansigt-procedure. Under elektronisk brainstorming indtaster gruppemedlemmerne ideer i computeren, enten anonymt eller ej, og hvert medlem kan se de ideer, som de andre har delt. Det tidligere beskrevne problem med produktionsblokering er stort set udelukket, fordi flere personer kan indtaste idéer samtidig. Forskning har vist, at denne form for brainstorming er mere effektiv end dens personlige alternativ, idet elektroniske brainstorminggrupper klarer sig lige så godt eller bedre end folk, der genererer ideer alene.

Den nominelle gruppeteknik

Den nominelle gruppeteknik letter både generering og evaluering af ideer. I modsætning til brainstorming resulterer denne strategi i en endelig gruppebeslutning. Den nominelle gruppeteknik omfatter typisk følgende trin:

• Skriv ideer i enrum: Efter at det foreliggende problem er forstået, genererer medlemmerne i stilhed deres idéer skriftligt. Der er ingen diskussion mellem medlemmerne tilladt på dette tidspunkt.
• Skiftes til at rapportere ideer: Medlemmerne skiftes til at rapportere deres idéer til gruppen, en ad gangen, mens en facilitator noterer dem på en flipover eller tavle. Igen finder der ingen gruppediskussion sted under dette trin. Denne rundkredsnotering fortsætter, indtil hvert medlem ikke har flere idéer at dele ud.
• Diskutere idéer: Dernæst diskuterer gruppemedlemmerne de idéer, der er blevet noteret. Hovedformålet med denne diskussion er at præcisere, kritisere eller forsvare de anførte idéer.
• Afstemning om idéer: Hvert medlem prioriterer ideerne privat og anonymt. Dette nominelle afstemningsskridt kan involvere et rangordningsystem, en vægtet afstemningsprocedure eller en lignende mekanisme til indberetning af præferencer.
• Beregn gruppens beslutning: Gruppens beslutning beregnes matematisk på grundlag af den tidligere beskrevne afstemning. Den endelige beslutning er det samlede resultat af de individuelle afstemninger.
• Gentag om nødvendigt: Nogle variationer af den nominelle gruppeteknik gør det muligt at gentage den tidligere beskrevne generering-diskussion-afstemningscyklus, indtil man når frem til en passende beslutning.

Den nominelle gruppeteknik blev udviklet for at overvinde en række blokeringer i beslutningsprocessen. Den meget strukturerede og opgavefokuserede karakter af denne strategi menes at fremme en effektiv udnyttelse af tiden ved at reducere tilbøjeligheden til uproduktive afstikkere og fjendtlige argumenter. Den nominelle gruppeteknik mindsker formentlig bekymringen for evaluering ved at lade medlemmerne skrive deres idéer privat og ved at adskille brainstormingfasen fra den senere idé-evalueringsfase. At kræve, at gruppemedlemmerne brainstormer deres idéer uafhængigt og skriftligt, letter også idégenerering ved at reducere produktionsblokering. At skiftes til at rapportere skriftlige idéer fremmer en afbalanceret deltagelse og modvirker dominerende medlemmer eller medlemmer med høj status fra at blokere for andres input. Medlemmerne kan også opleve en øget følelse af ansvarlighed og en mindre tilbøjelighed til social loafing, fordi medlemmerne er forpligtet til offentligt at fremlægge deres skriftlige idéer. Endelig forhindrer rundkredslisten af ideer grupperne i at evaluere løsninger for tidligt, før alle medlemmer har givet input eller udtømt deres forslag.

På trods af dens positive egenskaber har nogle hævdet, at den strukturerede karakter af den nominelle gruppeteknik kan begrænse kreativiteten. Forskning har vist, at grupper, der er organiseret efter denne metode, udtrykker mindre tilfredshed med beslutninger end grupper, der anvender en konventionel, ustruktureret fremgangsmåde med konsensusmøder. De udtrykker også mindre beslutningstilfredshed end dem, der benytter sig af Delphi-teknikken.

Delphi-teknikken

Delphi-teknikken er en metode til indsamling, organisering, gennemgang og revision af udtalelser fra en gruppe af personer, der aldrig mødes. Denne procedure, som ledes af en ikke-deltagende koordinator, genererer en gruppebeslutning uden fysisk at samle medlemmerne. Ideer indhentes og leveres via spørgeskemaer. Delphi-teknikken omfatter typisk følgende trin:

• Indhentning af input: Koordinatoren sender de indledende spørgsmål til medlemmerne via en spørgeskemaundersøgelse pr. post, fax eller e-mail.
• Generering af idéer på egen hånd: Medlemmerne laver en brainstorm og anfører derefter deres holdninger og idéer i undersøgelsen, som returneres til koordinatoren, når den er udfyldt.
• Sammenfatning af input: Koordinatoren opsummerer de input, der er modtaget fra medlemmerne, på en måde, der bevarer medlemmernes anonymitet.
• Distribuere opsummering: Koordinatoren sender opsummeringen af alles holdninger til alle gruppens medlemmer.
• Revidere, finpudse og prioritere tidligere input: Efter at have læst resuméet af udtalelser får medlemmerne mulighed for at revidere deres tidligere input, finpudse ideer, kommentere ideernes styrker og svagheder, prioritere de udtalelser, der er under overvejelse, og identificere nye ideer. Når de er færdige, sender de deres input til koordinatoren.
• Gentag om nødvendigt: Tredje til femte trin, der er beskrevet tidligere, gentages, indtil medlemmerne ikke har flere input at tilføje.
• Formuler endelig beslutning: Hvis der er en klar konsensus efter den sidste runde af undersøgelserne, er øvelsen afsluttet. Alternativt kan medlemmerne blive bedt om at rangordne eller vurdere de endelige beslutningsmuligheder. I dette tilfælde er gruppens beslutning det alternativ, der har den mest gunstige vurdering eller rangordning.

Ved at kræve, at medlemmerne arbejder uafhængigt, kan Delphi-teknikken fremme ansvarlighed, mindske social dovenskab, udligne deltagelsen, fjerne den skævvridende effekt af dominerende medlemmer, forhindre forringet kommunikation, der skyldes uproduktive uenigheder og konflikter, undgå de logistiske problemer (f.eks, planlægning), der opstår, når man forsøger at samle en spredt gruppe, fjerne produktionsblokering og sikre, at der ikke træffes en for tidlig beslutning, før alle idéer er kommet til udtryk. Desuden kan anonymiteten af gruppemedlemmernes input mindske evalueringsangst og minimere presset for at tilpasse sig.

Forskning har vist, at grupper, der er struktureret efter Delphi-teknikken, er mere tilfredse end både nominelle og konventionelle konsensusgrupper. Delphi-processen kan dog tage lang tid. Nogle skøn viser, at denne proces, når den gennemføres pr. post, i gennemsnit tager ca. 44 dage. En anden begrænsning ved denne teknik er, at den helt udelukker direkte interaktion mellem gruppemedlemmerne, hvilket kan føre til frugtbare synergier under de rette betingelser.

Strappestige-teknikken

Strappestige-teknikken er en gruppebeslutningsstrategi, der forskyder medlemmernes indtræden i en gruppe. Ligesom den nominelle gruppe og Delphi-tilgangen letter stepladderteknikken både genereringen og evalueringen af idéer. I modsætning til sine forgængere giver stepladdermetoden grupperne mulighed for at træffe en endelig beslutning i samarbejde og kollektivt i stedet for at lade en ekstern part udlede gruppebeslutningen ved at kombinere uafhængige input.

Stepladderteknikken indledes med at danne en kernegruppe bestående af to personer. Disse to medlemmer indleder diskussionen om det aktuelle problem ved at præsentere deres individuelle idéer for hinanden. Når de føler, at de forstår hinandens idéer, inddrages et tredje medlem i kernegruppen. Dette medlem præsenterer sine ideer, og en indledende diskussion finder sted. Dernæst inddrages et fjerde medlem i kernegruppen for at præsentere ideer og derefter deltage i den indledende diskussion. Denne proces fortsætter, indtil alle medlemmer af gruppen er kommet med. Når alle medlemmer er til stede, arbejder gruppen sammen for at nå frem til en endelig beslutning. Stepladder-teknikken har fire grundregler:

1. Tildel tilstrækkelig tid til individuel problemløsning: Hvert medlem skal have tilstrækkelig tid til at tænke over det pågældende problem, inden det slutter sig til kernegruppen.
3. Kræv, at indtrædende medlemmer skal tale først: Ved indtræden skal et gruppemedlem præsentere alle ideer, før det hører kernegruppens foreløbige løsninger.
5. Afsæt tilstrækkelig tid til gruppediskussion: Der skal afsættes tilstrækkelig diskussionstid til at drøfte spørgsmålene umiddelbart efter, at et medlem, der er kommet ind, har præsenteret sine idéer.
6. Udskyd de endelige beslutninger, indtil alle er til stede: Gruppen skal være fuldt ud dannet med alle medlemmer til stede, før en endelig løsning fastlægges.

Ved at kræve, at hvert medlem skal præsentere ideer uafhængigt og uden kendskab til andres ideer, kan stepladder-teknikken fremme ansvarlighed, mindske social loafing, mindske konformitet og udligne deltagelsen. Desuden kan stepladder-teknikken minimere den skævvridende effekt af dominerende holdkammerater ved at give hvert medlem en uafbrudt præsentationsmulighed ved indtræden i gruppen. Endelig kan stepladdermetoden ved at instruere grupperne i at vente, til alle er til stede, før de træffer en endelig beslutning, forhindre, at grupperne når frem til løsninger for tidligt, før alle medlemmer har udtømt deres idéforråd.

Sammenlignet med medlemmer af grupper, der anvender en konventionel, ustruktureret fremgangsmåde med konsensusmøder, har medlemmer af stepladdergrupper rapporteret, at de føler et mindre pres for at tilpasse sig. Efter deres gruppebeslutninger er stepladder-medlemmer også mere tilbøjelige til at betragte deres gruppe som venlig og mener, at de kollektivt blev enige om et slutprodukt, arbejdede usædvanligt godt sammen, arbejdede hårdt på opgaven, gik frem på en organiseret måde og udtænkte en løsning, der var bedre end gennemsnittet. Afprøvninger af teknikken har vist, at stepladder-grupper har en tendens til at træffe beslutninger af højere kvalitet end konventionelle grupper. Dette gælder for tidsbegrænsede, personlige trappegrupper, hvor hvert trin overvåges af en ekstern koordinator, som håndhæver tidsgrænserne i hver fase. Det gælder også for selvstyrende, personlige trappegrupper, der selvregulerer og bestemmer, hvor meget tid der er brug for på hvert trin. Forskningen har sat spørgsmålstegn ved, om den tidsbegrænsede stepladderteknik forbedrer beslutningerne i spredte, computermedierede grupper, der bruger tekstbaseret software til online-samarbejde. Det er imidlertid blevet påvist, at den selvstyrende stepladderteknik forbedrer kvaliteten af spredte audiokonferencegrupper, der samarbejder pr. telefon.

1. Dennis, A. R., & Valacich, J. S. (1993). Computer brainstorms: Flere hoveder er bedre end et. Journal of Applied Psychology, 78, 531-537.
2. Fox, W. M. (1989). Den forbedrede nominelle gruppeteknik (NGT). Journal of Management Development, 8, 20-27.
3. Gallupe, R. B., Bastianutti, L. M., & Cooper, W. H. (1991). Afblokering af brainstorms. Journal of Applied Psychology, 76, 137-142.
4. Hornsby, J. S., Smith, B. N., & Gupta, J. N. D. (1994). Virkningen af beslutningsmetodologi på resultaterne af arbejdsevaluering. Group & Organization Management, 19, 112-128.
5. Rogelberg, S. G., Barnes-Farrell, J. L., & Lowe, C. A. (1992). Trinlederteknikken: En alternativ gruppestruktur, der fremmer effektiv gruppebeslutningstagning. Journal of Applied Psychology, 77, 730-737.
6. Rogelberg, S. G., & O’Connor, M. S. (1998). Udvidelse af stepladder-teknikken: En undersøgelse af selvstyrende stepladdergrupper. Group Dynamics: Theory, Research, and Practice, 2, 82-91.
7. Rogelberg, S. G., O’Connor, M. S., & Sederburg, M. (2002). Brug af stepladder-teknikken til at lette audiokonferencegruppers præstationer. Journal of Applied Psychology, 87, 994-1000.
8. Thompson, L. F., & Coovert, M. D. (2002). At tage udfordringen op: En kritisk undersøgelse af beslutningstagning i teams, der træffes ansigt-til-ansigt og computerformidlet. Group Dynamics: Theory, Research, and Practice, 6, 52-64.
9. Valacich, J. A., Dennis, A. R., & Nunamaker, J. E., Jr. (1992). Gruppe- og anonymitetseffekter på computerformidlet idégenerering. Small Group Research, 23, 49-73.