En prøvesaldo er en opgørelse af alle kontosaldi fra regnskabsbøgerne på en bestemt dato for at se, om den samlede debetbalance svarer til den samlede kreditbalance. Begrebet dobbeltpost sikrer, at to totaler, f.eks. kreditsaldi og debetsaldi på en given dato, skal stemme overens. Hvis summene ikke svarer til hinanden, skal der være tale om en fejl eller fejl i bogføringen.
For at udarbejde en prøvesaldo skal hovedbogskontiene balanceres, og det samme gælder kassebogen. Derefter opgøres saldi med kreditsaldi og debetsaldi i forskellige kolonner. Summen af kreditsaldiene skal svare til summen af debetsaldiene (Se også Oversigt over dobbeltbogholderi). Prøvesaldoen stemmer overens, hvis summen svarer til hinanden.
Begrænsning af en prøvesaldo
Som nævnt ovenfor vil der være en fejl i bogføringen, hvis de samlede kredit- og debetsaldi (Se også Forståelse af kredit og debet i virksomheden) ikke stemmer overens. Det er dog ikke ensbetydende med, at der ikke er fejl, selv om prøvesaldoen stemmer overens (Se også: 5 fordele ved et korrekt regnskab). Følgende er seks typer af fejl, som ikke påvirker prøvesaldoen.
Omgivelsesfejl
Omgivelsesfejl sker, når en regnskabspost er forsømt i regnskaberne. Da der hverken indtastes kredit- eller debetsaldo for transaktionen, vil udeladelsen ikke påvirke prøvesaldoen, selv om den nogle gange kan spores, når der foretages bankafstemning, hvis der er tale om en bankrelateret transaktion.
Kommissionsfejl
Kommissionsfejl opstår, når en regnskabstransaktion indtastes på den forkerte konto, men i samme klasse som den korrekte konto. F.eks. er betalingen af telefonregningen bogført forkert på elkontoen. Både telefon- og elkonti er imidlertid kategoriseret under udgiftskonti.
Principfejl
Når en transaktion bogføres forkert på en konto, der er i en anden kategori med den korrekte konto, opstår der principfejl. F.eks. skal betaling for benzin til et køretøj indtastes på kontoen for driftsomkostninger til motorkøretøjer, som er en udgiftskonto, men den er fejlagtigt indtastet på kontoen for motorkøretøjer, som er en anlægskonto.
Fejl ved oprindelig postering
Fejl ved oprindelig postering opstår, når et forkert beløb for en transaktion er indtastet i bogføringen af den primære postering. Som eksempel kan nævnes, at en salgsfaktura på RM350 er indtastet i salgsjournalen som RM35.
Reverse Posting Of Transactions
Denne fejl opstår, når en konto, der skal debiteres, fejlagtigt er bogført som kreditpost, og den konto, der skal krediteres, debiteres. F.eks. bliver en betaling, der er modtaget fra en debitor, debiteret igen på debitors konto (den burde være krediteret) og krediteret på bankkontoen (den burde være debiteret).
Kompenserende fejl
Ved kompenserende fejl ophæver to eller mere end to fejl hinanden og er derfor svære at spore. F.eks. er en faktura på RM1.200 i salgsjournalen bogført på kundens konto med RM1.000. Samtidig er den samlede salgsjournal reduceret med 200 RM. Derfor vil kreditsaldoen på salgskontoen og debetsaldoen på kundens konto være undervurderet med RM200.
Hvis du stadig har fundet fejl i balanceringen af din prøvebalance, kan du søge hjælp hos vores revisionsfirma i Johor Bahru.