UCLA Graduate Programs

Med virkning fra efteråret for berettigede nye UCLA-ph.d.-studerende til rejser på eller efter den første dag i efterårskvartalet.

Med virkning fra juli for berettigede fortsættende UCLA-ph.d.-studerende til rejser på eller efter den 1. juli i det indeværende regnskabsår.

(Oplysningerne kan revideres.)

Formål

At tilskynde støtteberettigede UCLA-doktorander til at præsentere deres arbejde og danne netværk på konferencer inden for deres område, at støtte rejser i forbindelse med forskning uden for campus og at give de studerende mulighed for at udnytte mulighederne for faglig udvikling uden for campus.

Tidsfrister

Flyrejse og konferencetilmelding: Refusion kan gives 2-3 uger før afrejsetidspunktet eller inden for 45 dage efter, at rejsen er afsluttet.

Alle andre udgifter: Der skal anmodes om refusion efter rejsen og inden for en rimelig tid, dog højst 45 dage efter, at rejsen er afsluttet.

Beløb

1.000 USD (minimum 100 USD for hver anmodning om refusion)

Hver berettiget ny og fortsat UCLA-doktorand får op til 1.000 USD i samlet refusion, som kan bruges helt eller delvist på et hvilket som helst tidspunkt frem til den studerendes syvende år i ph.d.-programmet, så længe den studerende og aktiviteterne opfylder kravene til berettigelse.

Studerende, der fik tildelt Dissertation Year Fellowship (DYF) i 2016-17 eller tidligere, vil ikke være berettiget til dette program. Når DYF-finansieringen er ophørt, er den studerende ikke længere støtteberettiget.

Støtteberettigelse

• UCLA’s ph.d.-studerende med ph.d.-, DEnv-, DrPH- og DMA-uddannelsesmål er støtteberettigede. Studerende, der er indskrevet på programmerne medicin MD, tandlæge DDS og jura JD, er ikke berettigede. Studerende på programmer, der er selvforsørgende (f.eks. EdD), er ikke støtteberettigede.
• US-amerikanske statsborgere, personer med fast bopæl, internationale eller registrerede California AB540-studerende. For internationale studerende er finansieringen afhængig af, om de er berettigede til stipendier i forhold til visumtype. For dem, der er under AB540, ydes der kun støtte, hvis AB131 stadig er i kraft i stipendiets varighed.
• Promoveringsstuderende kan eller kan ikke være avanceret til kandidatur på tidspunktet for rejsen.
• Studerende skal deltage i aktiviteten og søge om refusion inden for syv år efter indtræden i ph.d.-programmet.
• Studerende i deres ottende ph.d.-år og derover er ikke berettigede til denne støtte.
• Den studerende skal rådføre sig med og få sin fakultetsmentor til at underskrive anmodningen/anmodningerne om godtgørelse.
• Den studerende må ikke have nogen uafklarede ufuldstændige resultater (I-karakterer) på det tidspunkt, hvor rejsen fandt sted.
• Den studerende skal have været registreret/indskrevet i mindst 12 enheder i det akademiske semester, hvor forskningen/rejsen/den faglige aktivitet fandt sted, og som der anmodes om godtgørelse for. For sommerrejser skal de studerende have opfyldt dette krav i det foregående forårskvartal og være tilmeldt/indskrevet i det efterfølgende efterår. Indskrivning in absentia er acceptabel.
• Studerende, der er på filing fee, er ikke berettiget til refusion af udgifter, der er afholdt, mens de er på filing fee. Studerende kan heller ikke få refusion, mens de er på Filing Fee, selv om rejseudgifterne er afholdt før Filing Fee-status.
• Studerende kan ikke anmode om refusion for udgifter, der er afholdt under en godkendt orlov, mens de er bortfaldet (ikke-godkendt orlov), eller efter at de har trukket sig tilbage fra universitetet.
• Studerende skal udfylde Graduate Division General Conditions for Student Travel og indsende den sammen med Doctoral Student Travel Grants Formular.

Fortsættende studerende:

• Studerende, der allerede har fået tildelt rejsemidler gennem Cota-Robles2, Graduate Summer Research Mentorship (GSRM), Graduate Research Mentorship (GRM), Research Travel Grant Program og/eller konference/rejseforskningsstøtte fra deres institut, der har anvendt Graduate Division-midler, vil være berettiget til forskellen mellem 1.000 USD og den samlede sum af disse rejsegodtgørelser. Susie Bruin fik f.eks. 500 $ refunderet fra sit GRM og 200 $ fra sin afdelings rejsegodtgørelser fra Graduate Division. Hun kan stadig modtage 300 dollars gennem dette refusionsprogram.

Allowable Expendies

Studenter skal overholde UCLA’s rejsepolitik.

Udgifterne kan omfatte:

• Flyrejse
• Transport
• Overnatning (på et kommercielt sted; ingen ophold i nogens hjem)
• Måltider refunderes på et faktisk grundlag med forbehold af den gældende grænse på campus (i øjeblikket 62 dollars) for hver hel dag i rejsestatus. Graduate Division kræver kvitteringer. Der er ikke mulighed for refusion af faste beløb (per diem).
• Registrering og gebyrer for konference/workshop (som kan omfatte måltider for deltagerne)
• Posterudskrivning

Udgifterne må ikke omfatte:

• Computer eller anden elektronik eller udstyr (f.eks, MP3-afspiller, kamera)
• Alkoholholdige drikkevarer
• Madvarer
• Transskriptionstjenester
• Redigering af afhandlinger
• Gebyrer og/eller gebyrer for meritgivende kurser
• Fritidsaktiviteter/sociale arrangementer
• Incidenter under rejsen
• Forsyningsprodukter, materialer & andre omkostninger i forbindelse med forsknings- eller faglig udviklingsaktivitet (f.eks.g., software, flashdrev osv.)
• Betaling til deltagere eller forskningsundersøgelsespersoner

Procedurer for studerende

Indgiv den udfyldte formular for rejsetilskud til ph.d.-studerende direkte til Graduate Division Fellowships and Financial Services, 1228 Murphy Hall, eller [email protected] inden for den angivne tidsramme.

Den studerende forstår ved at deltage, at han/hun giver sit samtykke til at videregive ansøgningsoplysninger til universitetets embedsmænd og til relevante finansieringsudvalg.

En fuldstændig ansøgning skal indeholde følgende:

• Navnet på konferencen eller workshoppen eller den institution/det sted, hvor forskningen blev udført
• Rejsetidsplan eller rejseplan
• For oplægsholdere: For oplægsholdere: titel, forfattere (med tilhørsforhold, hvis de er forskellige fra den studerendes UCLA-afdeling/program) og enten det accepterede/publicerede resumé af det fremlagte arbejde (hvis relevant) eller en kort (150 ord eller mindre) synopsis
• For deltagere i workshops eller relaterede faglige udviklingsaktiviteter: Giv en kort (150 ord eller mindre) forklaring på den faglige udviklingstræning eller de faglige udviklingsaktiviteter
• For feltforskning: Giv en sammenfatning (150 ord eller mindre) af arbejdet og en begrundelse for rejsen
• Angiv de samlede udgifter til rejsen, eventuelle andre kilder til finansiering af rejsen (f.eks, institutmidler, forskningsbevillinger), og det beløb, der søges fra Graduate Division
• Originale kvitteringer eller fotokopier accepteres
• Kvitteringer, der ikke er på engelsk, skal oversættes for at kunne komme i betragtning til refusion
• De faktiske daglige valutakurser skal oplyses, hvis du indsender kvitteringer i ikke-amerikansk valuta; brug websteder som www.oanda.com og vælg de relevante datoer for hver udgift
• Fakultetets mentors underskrift på ansøgningsskemaet
• Fuldstændigt udfyldt Graduate Division General Conditions for Student Travel

Hvordan den studerende modtager prisen

Midlerne refunderes i form af et stipendium. For internationale studerende betyder det, at der vil blive tilbageholdt passende skatter og afgifter.

Hyppigt stillede spørgsmål

Kan jeg indsende støtteberettigede udgifter til Doctoral Travel Grant på forhånd, inden min rejse finder sted?

Flyrejse- og konferencetilmeldingsudgifter kan refunderes 2-3 uger før afrejse. Alle andre udgifter skal indsendes med de krævede kvitteringer senest 45 dage efter, at rejsen er afsluttet.

Kan rejser til støtteberettigede aktiviteter gennem Doctoral Travel Grant starte fra et hvilket som helst sted i verden til min valgte destination, eller skal rejsen starte fra Los Angeles?

Vi har ingen begrænsninger med hensyn til, hvor rejsen starter.

Jeg ansøger om refusion gennem Doctoral Travel Grant. Min rejse kan omfatte et stop for at besøge familie eller venner eller til andre personlige formål. Hvilken del af min rejse vil i så fald blive dækket?

Kun den del eller de dele, der direkte vedrører konference-, forsknings- og/eller faglige udviklingsaktiviteter.

Jeg har 500,00 USD tilbage i min Doctoral Travel Grant-fond og har ikke noget fremtidigt behov for at bruge disse resterende midler. Kan jeg overføre min saldo til en anden ph.d.-studerende fra UCLA?

Nej, midlerne tilhører udelukkende den studerende og kan ikke overføres.

Jeg har fået at vide, at jeg ikke er berettiget til at deltage i Doctoral Travel Grant-programmet. Hvordan kan jeg appellere om støtte?

Der er ingen muligheder for at appellere. Vi opfordrer dig til at henvende dig til din hjemlige akademiske afdeling for at få hjælp.

Hvordan kan jeg bede om finansiering ud over det maksimale beløb på 1.000 USD under Doctoral Travel Grant-programmet?

Det maksimale beløb, som en studerende kan modtage fra DTG-finansieringen, er 1.000 USD. Hvis du har brug for yderligere finansiering, skal du kontakte din hjemlige akademiske afdeling.

Jeg har udgifter til flere rejser. Hvordan indsender jeg disse anmodninger om refusion af Doctoral Travel Grant?

For hver rejse skal du indsende separate anmodninger. Du må ikke indsende en samlet anmodning om refusion. Anmodningen skal være på mindst 100,00 USD.

Jeg rejste sammen med en anden person, og mine udgifter er kombineret/reflekteret på en anden persons kvitteringer? Hvis jeg indsender en anmodning om refusion af rejsetilskud til ph.d.-studerende, vil de kvitteringer, jeg indsender, så blive honoreret?

Nej. Hvis flere studerende rejser sammen, må de IKKE dele eller dele udgifterne til måltider, værelser, transport osv. Udgifter skal kun betales pr. person og kan ikke deles eller deles.

Akcepterer Graduate Division fotokopier af kvitteringer som supplerende dokumenter til ansøgningen om godtgørelse af rejseudgifter for ph.d.-stipendier?

Ja. Kvitteringer skal vise specificerede udgifter. Anmodninger om kilometerpenge skal ledsages af dokumentation for kilometerberegning (Yahoo, MapQuest, Google Maps osv.).

Er der et minimumsbeløb for godtgørelse, der er nødvendigt for at ansøge om Doctoral Travel Grant?

Det mindste tildelingsbeløb skal være på 100 USD.

Hvad er faglig udvikling uden for campus, der kan refunderes under Doctoral Travel Grant?

Workshops eller sommerforskningsinstitutter, der er designet til at fremme viden om forskning, færdigheder, mentorskab og netværksmuligheder, som er kortvarige og ikke-kreditgivende/ikke-gradsbaserede. Akademisk baserede kurser er ikke støtteberettigede.

Eksempel:

Støtteberettiget: www.nursing.upenn.edu/live/news/529-penn-nursing-hosts-the-15th-annual-summer-research

Ikke støtteberettiget: www.mbl.edu/education/courses/neurobiology/

Kvalificerer konferencer, faglig udvikling og/eller forskningsaktiviteter, der gennemføres på campus, sig under Doctoral Travel Grant-programmet?

Ja. Du opfordres dog til at deltage i aktiviteter, der er eksterne til UCLA.

Kvalificerer konferencer, faglig udvikling og/eller forskningsaktiviteter, der gennemføres uden for campus, men administreres via UCLA, sig til refusion under Doctoral Travel Grant-programmet?

Ja. Du opfordres dog til at deltage i aktiviteter, der ikke er tilknyttet UCLA.

Kan jeg søge om refusion af Doctoral Travel Grant for at deltage i en konference?

Ja, hvis du opfylder alle kriterier for støtteberettigelse.

Kan en UCLA-doktorand få refusion gennem Doctoral Travel Grant for registreringsomkostninger til workshops eller seminarer, der tilbydes af konferencen?

Ja.

Kan en UCLA-doktorand, der er på orlov eller har trukket sig tilbage i det kvartal, hvor han/hun deltog i konferencen, få refusion fra Doctoral Travel Grant?

Nej, en studerende skal være tilmeldt eller indskrevet i mindst 12 enheder eller være fraværende, når de rejser.

Hvis en UCLA-doktorand er tilmeldt fraværende i løbet af det kvartal, hvor de deltog i konferencen, forskningen eller den faglige udvikling, vil en godtgørelse fra Doctoral Travel Grant så være tilladt?

Ja, den studerende kan søge om refusion.

En UCLA-doktorand deltog i en konference om sommeren og er ikke tilmeldt til det følgende efterårstermin. Den studerende har indgivet en ansøgning eller er på orlov. Kan denne studerende modtage en godtgørelse for Doctoral Travel Grant?

Nej.

Må den UCLA-doktorand betragtes som en indenlandsk studerende i USA for at være berettiget til Doctoral Travel Grant?

Nej, både internationale og indenlandske studerende, der er registreret og indskrevet i det kvartal, de rejser, er kvalificeret til refusion.

Er Graduate Division refunderer den studerende direkte for godkendte Doctoral Travel Grants?

Ja.

Jeg er kandidat med dobbeltgrad på UCLA. Er jeg berettiget til støtte til Doctoral Travel Grant?

Du er kun berettiget, hvis du var under et kvalificeret ph.d.-gradspor, mens du foretog konference-, forsknings- og/eller faglig udviklingsaktivitet. Dette gælder for studerende med ph.d.-, DEnv-, DrPH- og DMA-uddannelsesmål ved UCLA. Hvis du tilfældigvis var under et uddannelsesspor som MD på det tidspunkt, hvor du deltog i konference, forskning og/eller faglig udviklingsaktivitet, vil du ikke være berettiget til støtte.