17 Tipps zur sofortigen Verbesserung der teamübergreifenden Zusammenarbeit

„MENSCHEN sind Ihr wichtigstes Produkt. Nutzen Sie sie, um Ihr Unternehmen kontinuierlich zu verbessern“, sagt Chuck Intrieri, Unternehmensberater bei Supply Chain. Das ist genau das, was teamübergreifende Zusammenarbeit bewirkt. Sie fördert die kontinuierliche Verbesserung innerhalb des Unternehmens, senkt die Kosten und ermöglicht Flexibilität und kreative Problemlösungen. Am wichtigsten ist jedoch, dass sich alle Beteiligten an den Gesamtzielen des Unternehmens orientieren.

Die teamübergreifende Zusammenarbeit erfolgt jedoch nicht zufällig – sie erfordert Zeit und Mühe. Leider ist es einfacher, Beispiele für funktionsübergreifende Teams zu finden, die nicht funktionieren. Untersuchungen haben gezeigt, dass von 95 Teams in 25 führenden Unternehmen 75 % der funktionsübergreifenden Teams nicht funktionieren.

„Funktionsübergreifende Teams scheitern oft, weil der Organisation ein systemischer Ansatz fehlt. Teams leiden unter unklarer Führung, mangelnder Rechenschaftspflicht, unspezifischen Zielen und dem Versagen von Organisationen, den Erfolg funktionsübergreifender Projekte nach Prioritäten zu ordnen.“
– Benham Tabrizi, Stanford University

In der Vergangenheit hatten die IT-Abteilung und die Mitarbeiter des operativen Geschäfts vielleicht nur bei der jährlichen Büroparty miteinander zu tun. Heutzutage ist das anders, da immer mehr Unternehmen die funktionsübergreifende Zusammenarbeit fördern oder sogar fordern.

„Früher wurden diese Funktionen als Silos geführt. Aber das Geschäft ist komplexer geworden, und die Unternehmen investieren weiterhin in Technologie, um strategische Entscheidungen zu treffen. Vor ein paar Jahren war es noch nicht notwendig, zusammenzuarbeiten – jetzt ist es unerlässlich.“
– Tim Hird, Executive Director bei Robert Half Management Resources

Erfolgreiche Zusammenarbeit erfordert Vertrauen. Es ist schon schwer genug, ein solches Vertrauensverhältnis aufzubauen, wenn jemand im selben Raum wie man selbst arbeitet. Diese Herausforderung wird immer schwieriger, wenn Teams aus verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten.

Bei Scoro arbeiten Teams aus der ganzen Welt zusammen. Meistens ist das eine großartige Sache. Wenn Teams zusammenarbeiten, können wir eine globale Perspektive auf unsere Arbeit anwenden. Die Entfernung schafft jedoch auch einige Hindernisse. Diese Hindernisse helfen Ihren Teams zu wachsen, aber nur, wenn Sie sie richtig angehen.

Um die Vorteile der teamübergreifenden Zusammenarbeit zu erkennen, sollten Sie diese 17 Tipps beherzigen, um den Anfang zu machen und weiterzumachen.

Standardisieren Sie Ihre Prozesse

Schaffen Sie einen einheitlichen, zentralen Ort, um Besprechungen und wichtige Dateien zu dokumentieren. Stellen Sie sicher, dass es sich dabei um eine Echtzeit-Online-Quelle handelt, damit Sie sich nicht um die Verwaltung mehrerer Versionen von Informationen kümmern müssen.

Die Standardisierung von Prozessen braucht Zeit und erfordert kontinuierliche Bemühungen. Es kann leicht passieren, dass die Mitarbeiter in alte Gewohnheiten zurückfallen.

Automatisierte Kommunikation für regelmäßige Aktualisierungen ist ein ausgezeichnetes Mittel zur Einführung von Standardverfahren. In Scoro haben wir zum Beispiel den Prozess der Verteilung von Besprechungsnotizen an das Team automatisiert. Nach jeder Besprechung wird das Dokument mit den Notizen zu den Produktbesprechungen automatisch per E-Mail an alle Beteiligten geschickt, mit der Anweisung, wie zukünftige Ideen an das Team zu senden sind. Dadurch spart das Produktteam jeden Monat unzählige Stunden und stellt sicher, dass alle immer auf dem gleichen Stand sind.

Professional Services Automation (PSA) hört nicht bei der Kommunikation auf. Sie nutzt einen automatisierten Prozess, um den gesamten Arbeitsablauf des Unternehmens zu verbessern. BPA besteht aus der Integration von Anwendungen, der Umstrukturierung von Arbeitsressourcen und dem Einsatz von Softwareanwendungen im gesamten Unternehmen.

Zapier beispielsweise verknüpft Ihre Online-Tools so, dass sie Daten gemeinsam nutzen können. Das hilft, Prozesse schneller zu gestalten und mehr zu erreichen – ohne Code.

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Herausfordern von Traditionen

Es ist immer schwierig, seine Arbeit zu korrigieren, daher kann eine neue Gruppe von Augen eine große Chance sein, Fehler und Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Teamübergreifende Zusammenarbeit schafft ein Umfeld, in dem „die Art und Weise, wie wir es immer gemacht haben“, in Frage gestellt und aus einer neuen Perspektive betrachtet werden kann.

Gute Zusammenarbeit bedeutet nicht nur, eng miteinander zu arbeiten und voneinander zu lernen, sondern auch nach neuen Ideen und Idealen zu suchen. Gute Teams wissen, wie sie nicht nur untereinander, sondern auch mit anderen Teams zusammenarbeiten können.

Bleiben Sie in Echtzeit auf dem Laufenden

Planen Sie nicht zu viele Besprechungen ein und versenden Sie nicht ständig E-Mails. Nutzen Sie Technologien wie Business Management Software, um das Team zu managen, Feedback auszutauschen und Ergebnisse zu überwachen.

Scoro ermöglicht es, ein Echtzeit-Team-Dashboard zu erstellen, auf das jeder zugreifen kann. Sie können Grafiken, Diagramme, visuelle Metriken und Leistungsindikatoren (KPIs) zu Ihrem Dashboard hinzufügen. Die KPIs bieten einen schnellen Überblick darüber, ob das Team seine Ziele erreicht, was zu einer fundierteren Entscheidungsfindung führt.

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Teammitglieder austauschen

Wenn Ihr Vertriebsteam eine Besprechung hat, bringen Sie einen Entwickler, Texter oder Marketer mit. Das Zusammentreffen verschiedener Teams aus unterschiedlichen Standorten trägt zu einem besseren Verständnis zwischen den Büros und Abteilungen bei.

Sie könnten eine neue Perspektive einbringen, an die Sie gar nicht gedacht haben. Im schlimmsten Fall kehren sie mit einem besseren Verständnis dafür zurück, was die Verkaufsabteilung den ganzen Tag tut, und werden dieses Wissen mit ihrem Team teilen.

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Soziale Medien auf authentische Weise nutzen

Viele Unternehmen scheinen die ursprüngliche Idee hinter sozialen Medien verloren zu haben. Es ist ein großartiges Werkzeug, um Ihre Marke aufzubauen und Ihr Produkt zu bewerben, aber niemand möchte auf einer Plattform sein, die nur mit Vermarktern gefüllt ist, die sich gegenseitig getrackte Links schicken.

Der Zweck von Social Media ist es, sich zu vernetzen. Ermuntern Sie Ihr Team, auf Ihren Kanälen aktiv zu sein – gründen Sie eine private Gruppe auf Facebook oder ein Team-Instagram-Konto. Dies wird dazu beitragen, Ihr Unternehmen über alle Niederlassungen hinweg zu vereinen, und könnte eine der einzigen Gelegenheiten sein, die sie haben, um ihr Leben außerhalb des Büros zu erkunden.

Möglicherweise müssen Sie die Initiative ergreifen, um diese internen Kanäle ins Leben zu rufen, aber sie können ein großartiger Moralbooster sein, wenn die Idee ankommt. Es wird auch dazu beitragen, das Engagement auf den öffentlichen sozialen Kanälen des Unternehmens zu fördern – Ihre Mitarbeiter sind einer der größten Trümpfe, die Sie haben, um diese Kennzahl zu erhöhen.

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Messen Sie die Auswirkungen

Die Menschen wollen wissen, dass ihre Bemühungen etwas bewirken – wenn Sie ihnen ihre Ergebnisse zeigen, sind sie mehr daran interessiert, die Bemühungen fortzusetzen. Das schafft Dynamik und sorgt für die Nachhaltigkeit der Teams.

In einem größeren Maßstab hilft die Messung der Auswirkungen jedes Teams in einem System, den ROI des gesamten Unternehmens wirklich zu verstehen, und verbessert die Transparenz in der Organisation.

Die Messung der KPIs und Metriken hilft, die möglichen Erträge zu verstehen:

● Der operative ROI hilft zu beurteilen, wie die Zusammenarbeit Kosten im Zusammenhang mit dem Betrieb Ihres Unternehmens eliminiert oder vermeidet. Sie könnten Reisekosten einsparen, den Infrastrukturbedarf reduzieren, Bandbreiten- oder Energiekosten senken, Büroflächen einsparen usw.

● Der Produktivitäts-ROI bezieht sich auf effizientere Prozesse, eine schnellere Entscheidungsfindung und kürzere Zykluszeiten.

● Der strategische ROI ist vielleicht am schwierigsten zu messen, aber vielleicht auch am transformativsten. Diese Art von ROI entsteht, wenn die Zusammenarbeit Ihrem Unternehmen einen großen Sprung nach vorn ermöglicht, z. B. bei der Verbesserung der Kundenzufriedenheit und -treue, der Beschleunigung von Innovationen, der Einführung neuer Geschäftsmodelle oder der Erschließung neuer Märkte.

Identifizieren Sie bestehende Probleme

Auf den ersten Blick sieht funktionsübergreifende Teamarbeit wie ein leicht zu implementierender Prozess aus.

Setzen Sie einfach eine Gruppe von Personen aus verschiedenen Teilen des Unternehmens zusammen, die etwas zu dem Thema beitragen können, und schon wird Gutes geschehen. Während es in der Theorie brillant klingt, tauchen wie bei vielen guten Theorien über Gruppenverhalten Hindernisse auf, wenn sie in der Praxis getestet werden.

Der erste Schritt, um funktionsübergreifende Teams zum Funktionieren zu bringen, besteht darin, einige der Herausforderungen zu verstehen. Erstellen Sie eine Liste der Probleme, die auftreten. Zum Beispiel könnten die Erwartungen des Teams und die Unternehmensziele aufgrund mangelnder Kommunikation nicht erfüllt werden. Oder verschiedene Abteilungen verwenden unterschiedliche Technologien für das Informationsmanagement, was den Fortschritt funktionsübergreifender Teams behindert und die Zusammenarbeit unnötig erschwert.

Funktionsübergreifende Teams haben zu viel Potenzial, als dass sie sich durch diese vermeidbaren Probleme entgleisen lassen sollten. Manager, die diese Hindernisse umgehen können, werden mit Teams belohnt, die ihren Zweck erfüllen und eine messbare Wirkung erzielen.

Setzen Sie Ziele

Die Leitung eines Projekts jeglicher Art erfordert eine starke Führung und das genaue Wissen, wohin das Team steuern soll. Ein klarer Fokus ist besonders wichtig, wenn es darum geht, die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit am Arbeitsplatz zu schaffen. Beginnen Sie ein Projekt, indem Sie die gemeinsamen Herausforderungen des Unternehmens benennen und die Beiträge aller beteiligten Teams einholen.

Wenn sich alle einig sind, welche Probleme gelöst werden müssen, besteht der nächste Schritt darin, Ziele für die Zusammenarbeit und die Erreichung dieser Ziele festzulegen.

Die Ziele sollten sich direkt auf die Probleme und die großen Unternehmensziele beziehen. Legen Sie eine angemessene Anzahl von Zielen pro Problem fest – eine Begrenzung der Anzahl dieser Ziele macht das Projekt überschaubarer und weniger überwältigend.

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Konsolidieren Sie die Technologie

Teammitglieder verwenden oft eine Vielzahl von Tools, um ihre Arbeit zu erledigen, was zeitaufwändig sein und eine echte Zusammenarbeit behindern kann. Vertriebsmitarbeiter verwenden beispielsweise CRM, um Aktivitäten zu verfolgen, während das Entwicklungsteam eine ganz andere Ticketing-Anwendung einsetzt. Während es für jede Abteilung sinnvoll ist, die beste Automatisierungslösung für ihre Kernfunktion zu verwenden, kann dies die funktionsübergreifende Teamarbeit behindern.

Natürlich verwenden wir Scoro, um unsere Arbeit zu verwalten. Alle unsere Teams und Abteilungen sind in dem System, so dass alles von einem zentralen Ort aus verwaltet und eingesehen werden kann. Alle Daten werden in Echtzeit angezeigt, was die teamübergreifende Kommunikation zum Kinderspiel macht.

Indem Sie die Tools konsolidieren und dafür sorgen, dass alle dieselben verwenden, verbessern Sie nicht nur die Kommunikation, sondern vereinfachen auch die Logistik und die Zuweisung von Ressourcen.

Schaffen Sie eine Kultur der Zusammenarbeit

Bei der Kultur der Zusammenarbeit geht es darum, ein Umfeld zu schaffen, in dem die Zusammenarbeit geschätzt und belohnt wird. Manche Manager betrachten die Zusammenarbeit als ein „Nice to have“, das die Kernprozesse und die Produktivität beeinträchtigt. Kluge Manager wissen jedoch, dass dies eine kurzsichtige Einstellung ist.

Durch Teamarbeit und Zusammenarbeit können die Mitarbeiter die kollektive Wissensbasis des Unternehmens nutzen und von einem viel größeren Pool an Fachwissen profitieren, als ihnen sonst zur Verfügung stehen würde. Dadurch kann das Unternehmen Überschneidungen und Neuerfindungen vermeiden und gleichzeitig Problemlösungen und Innovationen beschleunigen.

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Besprechungen nicht übermäßig einplanen

Bei der Arbeit mit großen, verstreuten Teams kann es lange dauern, bis die Zeitpläne aller Beteiligten für eine Besprechung aufeinander abgestimmt sind. Außerdem nehmen Besprechungen Ihrem Team die Zeit, die es für seine eigentliche Arbeit braucht, was für sie frustrierend ist. Aus diesen Gründen ist es wichtig, die Anzahl der Besprechungen im Rahmen einer funktionsübergreifenden Zusammenarbeit zu begrenzen und die Zeit sinnvoll zu nutzen.

Wenn Sie sich treffen müssen, sollte es eine strikte Tagesordnung und eine gut definierte Methode zur Dokumentation der Folgeaufgaben geben.

Dave Gilboa, der Mitbegründer des 1.2-Milliarden-Dollar-Unternehmens Warby Parker, hat eine Methode entwickelt, um das Beste aus Meetings herauszuholen und Ineffizienzen herauszufiltern:

„Am Ende jeder Woche versuche ich, meinen Kalender anzusehen und alle Meetings, die ich in dieser Woche hatte, zu überprüfen und sie mit null, eins oder zwei zu bewerten. Null bedeutet, dass ich meine Zeit wirklich schlecht genutzt habe, und wenn ich es noch einmal tun müsste, würde ich an dieser Besprechung gar nicht teilnehmen. Zwei bedeutet, dass ich meine Zeit sehr gut genutzt habe – ich möchte mehr Zeit in solchen Besprechungen verbringen. Und eins liegt irgendwo dazwischen. Und dann setze ich mich mit meiner Assistentin in Verbindung und sorge dafür, dass sie versteht, welche dieser Besprechungen ich mehr haben möchte und welche herausgefiltert werden könnten, so dass mein Zeitplan mit der Zeit hoffentlich immer produktiver wird.“

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Führungspersönlichkeiten einsetzen

Jedes Team braucht eine Führungspersönlichkeit, die für Verantwortlichkeit sorgt und jedem Teammitglied Feedback gibt. Der Leiter kann auch als Bindeglied zwischen Teams und Management fungieren.

In einer effektiven Teamzusammenarbeit weiß jeder Beteiligte genau, was von ihm erwartet wird. Der Leiter gibt den Zeitplan und die Leitlinien vor, um die Beteiligten auf Kurs zu bringen. Gleichzeitig wissen gute Projektleiter, dass sich die Bedingungen ändern können und Konflikte auftreten. Die Flexibilität, Pläne zu ändern, wenn eine bessere Idee auftaucht, führt langfristig zu effizienteren Prozessen.

Gleichgewicht zwischen Zusammenarbeit und Konzentration

Um die Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu fördern, setzen viele Unternehmen auf offene Büroflächen. Diese Art von Büro hat viele Vorteile, vor allem die Offenheit und Transparenz, die zwischen den Mitarbeitern und Abteilungen gefördert wird. Es ist einfacher, zusammenzuarbeiten, wenn man offene Räume hat, in denen die Zusammenarbeit spontan erfolgen kann.

Eine Studie des MIT behauptete, dass Forscher 35 % der Leistung eines Teams vorhersagen können, indem sie einfach die Anzahl und Qualität der persönlichen Interaktionen messen. Eine Studie von Gensler ergab jedoch, dass 69 % der Arbeitnehmer mit dem Geräuschpegel an ihrem Arbeitsplatz unzufrieden sind.

Die Schlussfolgerung: Sie müssen Ihren Mitarbeitern ein Gleichgewicht bieten – Raum zum Konzentrieren und Atmen, aber auch offene Räume für die Zusammenarbeit. Achten Sie darauf, dass die Gestaltung Ihres Büros eine Harmonie zwischen Einzelarbeit und der Zusammenarbeit der besten Köpfe schafft.

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Wählen Sie die richtigen Teammitglieder

Firmen fällt es immer schwerer, sich von der Konkurrenz abzuheben. Diejenigen, die es geschafft haben, haben gelernt, dass die richtigen Leute an den richtigen Stellen die richtigen Dinge tun und so eine Chance schaffen, die es sonst nicht geben würde.

Die Sache mit den Teams ist die, dass sie über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden können. Es gibt einen Grund, warum kluge Risikokapitalgeber der Welt immer wieder sagen, dass sie erst in Teams und dann in Ideen investieren.

Die Zusammenarbeit funktioniert am besten, wenn die Teammitglieder über komplementäre Fähigkeiten verfügen, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind. Genauso wichtig wie die Fähigkeiten sind die Persönlichkeiten. Teams funktionieren, wenn die richtigen Leute zusammenarbeiten.

Ebenso wichtig für die richtige Mischung in einem Team ist es, Leute zu entfernen, die nicht im Team sein sollten – entweder weil ihre Arbeit nicht mit den Bemühungen des Teams übereinstimmt oder weil sie die Arbeit des Teams in irgendeiner Weise behindern.

Fördern Sie die Kreativität

Ihre besten Leute sind kreative Problemlöser – also helfen Sie ihnen, sich auszutoben und hören Sie ihnen zu. Machen Sie Kreativität zu einem Schwerpunkt Ihrer Unternehmenskultur, indem Sie Ihre Mitarbeiter ermutigen, Ideen zu kultivieren, insbesondere in einem kollaborativen Umfeld. Richten Sie regelmäßige Brainstorming-Sitzungen ein und beteiligen Sie alle daran.

Unternehmen wie Google haben die 20-Prozent-Politik eingeführt, bei der Google-Entwickler ermutigt werden, 20 Prozent ihrer Arbeitszeit für Nebenprojekte zu verwenden. Das war ein Versuch, den Mitarbeitern Zeit und Raum zu geben, um innovativ zu denken. Tatsächlich funktioniert diese Politik gut, denn einige der besten Produkte von Google (z. B. Google News) stammen aus diesem Programm.

Erinnern Sie sich daran, dass Sie Ihre Tür immer für großartige Ideen offen lassen sollten, egal aus welchem Bereich des Unternehmens die Idee kommt.

Belohnen Sie Zusammenarbeit

Menschen reagieren auf positive Verstärkung – belohnen Sie also die Verhaltensweisen, von denen Sie mehr sehen wollen. Aus jedem Projekt kann man etwas lernen – auch aus einem gescheiterten. Lernen Sie aus Fehlern und Gewinnen, und nutzen Sie diese Lehren, um stärkere Teams zu bilden und die Erfolgsquote von Projekten zu erhöhen.

Alle anderen Strategien können untergraben werden, wenn Mitarbeiter im gesamten Unternehmen nicht für ihre Teamleistung anerkannt werden. Es ist nicht ungewöhnlich, Anreize zu finden, die nur auf den Zielen einer Abteilung basieren.

Um die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern, ist es wichtig, Ziele zu setzen, die das gesamte System verbessern, nicht nur einen Teil davon.

Testen Sie verschiedene Techniken

Proben Sie neue Dinge. Jedes Team und jede Organisation ist anders – was bei anderen funktioniert, funktioniert bei Ihnen vielleicht nicht. Scheuen Sie sich nicht, eine neue Strategie auszuprobieren. Die meisten Änderungen werden sich zumindest kurzfristig positiv auf Ihre Teams auswirken, vor allem, wenn die Idee aus den eigenen Reihen stammt.

Die teamübergreifende Zusammenarbeit kostet Zeit und Mühe, aber sie ist sehr lohnend. Teams, die der Zusammenarbeit Priorität einräumen, ebnen den Weg für eine reibungslosere Integration neuer Systeme und Prozesse.