4.1 Überwachung und Steuerung von Risiken
Die kontinuierliche Überwachung und Steuerung von Projektrisiken stellt sicher, dass die Risikobewältigungsstrategie und der Aktionsplan für die Risikobehandlung wirksam umgesetzt werden und Fortschritte machen. In der Regel werden Risikobewertungen in die regelmäßige Tagesordnung der Projektmanagement-Sitzungen aufgenommen und in den meisten Projektphasen und Meilensteinen eingesetzt. Risikobewertungen erleichtern ein besseres Änderungsmanagement und eine kontinuierliche Verbesserung.
Der Prozess der Risikokontrolle und -überwachung umfasst die folgenden Instrumente und Techniken: Risikoneubewertung, Risikoaudits, technische Leistungsmessung, Reserveanalyse, Statusbesprechungen. Der wichtigste Input für den Prozess der Risikosteuerung und -überwachung ist die Beobachtungsliste der priorisierten Risiken, die für Maßnahmen zur Risikobewältigung und -behandlung ermittelt wurden. Die Risikoüberwachungsliste wird als Kriterium für die Überprüfung der Daten zur Arbeitsleistung verwendet, einschließlich des Status der zu erbringenden Leistungen, der angefallenen Kosten und des Projektzeitplans.
Der Prozess der Risikokontrolle und -überwachung gewährleistet, dass geeignete Kontrollen und Verfahren für das Risikomanagement klar verstanden und strikt befolgt werden. Der Prozess ermöglicht es festzustellen, ob:
- Die angenommenen Behandlungsmaßnahmen führten zu dem, was tatsächlich geplant war.
- Alle Informationen über Risikomanagementverfahren waren angemessen.
- Es wurde ein Wissenszuwachs erzielt und genutzt, um zu ermitteln, welche Lehren für die Risikomessung und das Risikomanagement für künftige Projekte gezogen werden können.
Der Risikocontrolling- und -überwachungsprozess führt zu Überarbeitungen des Risikoregisters und zur Ergänzung mit neuen Maßnahmen für den Risikobehandlungsprozess.
4.2 Berichterstattung und Kommunikation von Risiken
Die Kommunikation mit den Projektbeteiligten mittels Projektrisikoberichten kann eine entscheidende Triebkraft sein, die ein angemessenes Risikomanagement und die Erreichung der erwarteten Projektergebnisse ermöglicht. Die Risikokommunikation und -berichterstattung hilft dem Projektleiter, dem Projekteigner und dem Kunden, bestehende Risiken, Chancen und Kompromisse zu verstehen. Der Zweck der Risikokommunikation und -berichterstattung besteht darin, sicherzustellen, dass alle Parteien vollständig über bestehende Risiken informiert sind, um unangenehme Überraschungen und unautorisierte Maßnahmen zu vermeiden. Der Projektleiter erstellt zusammen mit dem Projektteam und dem Risikoeigner Berichte und kommuniziert mit den Beteiligten, um die Konsistenz der Risikomanagementmaßnahmen und der zugrunde liegenden Annahmen zu wahren.
Ein Risikobericht ist eine Zusammenfassung der Projektrisiken und -chancen, des aktuellen Stands der Behandlungsmaßnahmen und ein Hinweis auf Trends im Auftreten von Risiken. Die folgenden Elemente dienen als Grundlage für die Erstellung von Projektrisikostatusberichten:
- Das Risikoregister und der unterstützende Aktionsplan zur Risikobehandlung
- Überprüfungen der Arbeitsleistungsdaten
- Fortschritt des Projektzeitplans
- Status der erstellten Projektleistungen
Risikoberichte werden in der Regel regelmäßig oder nach Bedarf dem Senior Management vorgelegt. Die Berichterstattung über Projektrisiken ist Teil der Standardberichterstattung des Projektmanagements.