Die Übersicht über die Reisekosten zu behalten, kann eine Herausforderung sein. Mit Papierquittungen, E-Mail-Quittungen und manchmal ohne Quittung ist es sowohl für Geschäfts- als auch für Urlaubsreisende wichtig, organisiert zu sein.
Glücklicherweise gibt es für diejenigen, die ihre Ausgaben nicht so gut im Griff haben, viele Apps, die ihr Leben vereinfachen können. Diese Apps helfen bei der Erstellung von Ausgabenberichten, bei der Budgetplanung, bei der Steuererklärung und bei der Aufteilung von Ausgaben unter Freunden.
Für jeden ist etwas dabei, hier sind die besten Apps, die Ihnen helfen, den Überblick über Ihre Ausgaben zu behalten.
TrabeePocket
TrabeePocket ist eine unkomplizierte App, mit der Sie Ihre Ausgaben für eine bestimmte Reise im Auge behalten können. Noch bevor Sie Ihre Reise antreten, können Sie alle im Voraus bezahlten Ausgaben auf der Registerkarte „Vorbereitung“ hinzufügen. So können Sie Ihre Flüge und alle Touren, die Sie im Voraus gebucht haben, abrechnen. Sobald Ihre Reise beginnt, können Sie ganz einfach alle zusätzlichen Reisekosten hinzufügen. Sie können Ihre Ausgaben in acht verschiedene Kategorien einteilen, aber mit der kostenpflichtigen Version können Sie so viele zusätzliche Kategorien hinzufügen, wie Sie möchten, wenn Sie ganz bestimmte Ausgaben verfolgen möchten. In der kostenlosen Version können Sie auch nur eine Währung pro Reise erfassen, aber in der kostenpflichtigen Version können Sie mehrere Währungen in einer Reisedatei erfassen.
TrabeePocket dient nicht nur als Ablage für Ihre Ausgaben, sondern hilft Ihnen auch bei der Budgetplanung. Sie können ein monatliches Budget festlegen und Ihre Ausgaben gegen diese Gesamtzahl aufrechnen lassen. Wenn Sie während Ihrer Reise ein Einkommen erzielen, können Sie dieses auch für eine bestimmte Reiseausgabe eingeben.
Eine nette Funktion dieser App ist, dass Sie Fotos machen und diese mit einer bestimmten Ausgabe verbinden können. Dies ist ideal für Rucksacktouristen oder Familienreisende, die sich genau daran erinnern wollen, wofür die Ausgaben verwendet wurden, oder um Reisevorschläge zu erfassen. Geschäftsreisende können diese Funktion auch nutzen, indem sie ein Foto einer Quittung machen, wenn diese für eine Spesenabrechnung benötigt wird.
Kosten: Kostenlos; die erweiterte Version kostet 1,99 US-Dollar und enthält einige zusätzliche Optionen (z. B. mehrere Währungen, zusätzliche Kategorien, Anzeige und Export von Ausgabenberichten)
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Trail Wallet
Trail Wallet ist TrabeePocket sehr ähnlich, ist aber leider nicht für Android-Nutzer verfügbar. Mit dieser App können Sie so viele Kategorien hinzufügen, wie Sie möchten, um Ausgaben zu trennen, und alles ist farblich gekennzeichnet, um die App optisch ansprechender zu gestalten. (Im Gegensatz zu TrabeePocket müssen Sie nicht für eine erweiterte Version bezahlen, um weitere Kategorien hinzuzufügen).
Wenn Sie Ihre Reisekosten eingeben, verknüpfen Sie sie sowohl mit einer Reise als auch mit einem Datum. So können Sie Ihre Ausgaben in einer Monats- oder Reiseansicht betrachten. Sie können die Ausgaben auch auf mehrere Daten verteilen, so dass Sie Ihre täglichen Ausgaben für eine bestimmte Reise sehen können. Das ist praktisch, wenn du ein Tagesbudget hast, um sicherzustellen, dass du den Betrag, den du an einem bestimmten Tag ausgeben kannst, nicht überschreitest.
Eine nette Funktion dieser App ist, dass du so viele Währungen hinzufügen kannst, wie du für eine bestimmte Reise möchtest. Das ist praktisch, wenn Sie in mehreren Währungen zahlen – zum Beispiel Flug- und Hotelkosten in USD, aber Lebensmittelausgaben in Euro.
Diese App ist eher für Einzel- oder Familienreisen geeignet, da Sie keine Freunde einladen können, Ausgaben hinzuzufügen. Sie können jedoch Fotos von Quittungen machen und sie mit einer bestimmten Ausgabe verknüpfen und dann die Bilder exportieren – perfekt, um alle Quittungen aufzubewahren oder für Geschäftsreisende für Spesenzwecke.
Kosten: Kostenlos für die ersten 25 Ausgaben, die zu einer einzelnen Reise hinzugefügt werden; die erweiterte Version kostet 4,99 $, mit der Sie eine unbegrenzte Anzahl von Ausgaben pro Reise eingeben können.
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Concur
Concur ist eines der besten Ausgabenprogramme für Geschäftsreisen. Diese App ist definitiv komplizierter als einige der anderen auf der Liste, aber sie hat alles, was man braucht, um seine Ausgaben vollständig zu organisieren. Wenn Sie für ein großes Unternehmen arbeiten, haben Sie vielleicht schon festgestellt, dass Sie diese App für Ihre Geschäftsausgaben verwenden müssen.
Ausgaben von Firmenkreditkarten werden automatisch hochgeladen, und Sie können auch manuell Auslagen hinzufügen. Für manuell eingegebene Ausgaben können die Mitarbeiter ein Foto ihrer Quittung machen, die dann in ihre Spesenabrechnung aufgenommen wird. Geschäftsreisende, die unter der Woche viele Papierbelege haben, können mit dieser App sicherstellen, dass alle Ausgaben ordnungsgemäß erstattet werden.
Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, ist dies eine großartige Plattform für Sie und Ihre Mitarbeiter, mit der Sie Ausgaben verwalten und Spesenabrechnungen erstellen können. Als ich für ein großes Beratungsunternehmen gearbeitet habe, habe ich dieses Programm wöchentlich benutzt. Die Möglichkeit, meine Arbeitsausgaben im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass mir jeder aus eigener Tasche gezahlte Betrag erstattet wurde, war enorm wichtig. Für Einzel- und Gruppenreisende empfehle ich diese App nicht, da es keinen Grund gibt, die monatliche Gebühr zu bezahlen, da es viele andere kostenlose Apps gibt.
Kosten: Die Gebühr hängt von der Anzahl der Nutzer und dem Kontotyp ab.
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Tripcoin
Tripcoin ist eine sehr einfach zu bedienende App, die alle Ihre Ausgaben für eine bestimmte Reise erfasst. Sie können jede Ausgabe einer bestimmten Kategorie zuordnen, einen Ort sowie ein bestimmtes Datum und eine Uhrzeit eingeben. Sie können auch Notizen und ein Bildschirmfoto einfügen, um jeden Kauf, den Sie tätigen, besser zu verfolgen.
Diese App verfügt über eine atheistisch ansprechende Filterfunktion, mit der Sie Ausgaben zwischen einem bestimmten Datum, innerhalb einer bestimmten Kategorie, einer Zahlungsart oder innerhalb eines bestimmten Landes betrachten können. Es gibt auch einen Echtzeit-Währungsumrechner oder Sie können bei Bedarf eigene Wechselkurse festlegen.
Das Beste ist, dass Sie alle Ihre Daten automatisch sichern können, indem Sie die Dropbox-Integration aktivieren. Bei vielen der anderen hier aufgeführten Apps verlieren Sie alle eingegebenen Ausgaben, wenn Sie Ihr Telefon verlieren oder wenn Ihre Daten gelöscht werden. Mit dieser App werden alle Ausgaben gespeichert und können wieder importiert werden.
Diese App ist leider nur für iPhone-Nutzer verfügbar.
Kosten: Kostenlos
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SplitWise
SplitWise ist eine meiner persönlichen Favoriten und eine App, die ich schon seit Jahren benutze. Wenn Sie in einer Gruppe unterwegs sind, ist diese App genau das Richtige für Sie. Das Beste und Einzigartige daran ist, dass Sie Freunde oder Familienmitglieder in eine Gruppe aufnehmen können und jeder alle Ausgaben für die gemeinsame Reise eingeben kann. Die App schlüsselt dann die Ausgaben auf und teilt jedem Einzelnen mit, wie viel er schuldet, damit alles gleich bleibt. Sie können sogar festlegen, welche Ausgaben auf bestimmte Personen aufgeteilt werden sollen. Wie bei den meisten anderen Apps können Sie auch ein Foto und Notizen zu jeder eingegebenen Ausgabe hinzufügen.
Ich habe die App für Reisen mit Freunden und Geschwistern verwendet, darunter Junggesellinnenabschiede, gemeinsame Skiausflüge und sogar einfache Tagesausflüge. Abgesehen von Reisekosten kann man damit auch Ausgaben unter Mitbewohnern aufteilen oder einfach alltägliche Einkäufe mit Freunden erledigen.
Kosten: Kostenlos; die erweiterte Version kostet $2,99/Monat ($29,99/Jahr) und beinhaltet das Scannen von Quittungen, Währungsumrechnung und mehr.
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Tricount
Tricount ist eine einfache App, aber eine gute Wahl für Gruppenreisen. Sie funktioniert ähnlich wie SplitWise, wo Sie die Ausgaben auf mehrere Reisende in Ihrer Gruppe aufteilen können. Jeder kann seine eigenen Ausgaben hinzufügen und den spezifischen Betrag (oder Prozentsatz) für jeden Einzelnen innerhalb der Gruppe festlegen. Am Ende der Reise erhalten Sie dann eine Aufschlüsselung dessen, was jeder dem anderen schuldet.
Die App unterstützt mehrere Währungen und ermöglicht es Ihnen, Bilder oder Quittungen zu fotografieren, die zu jeder eingegebenen Ausgabe gehören.
Kosten: Kostenlos; die erweiterte Version kostet $0,99 und ermöglicht ein werbefreies Erlebnis.
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Foreceipt
Wenn das Nachverfolgen von Quittungen ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste steht, dann ist die App Foreceipt perfekt für Ihre Bedürfnisse. Sie können eine Quittung mit allen eingegebenen Ausgaben anhängen und alle Bilder werden automatisch in Ihrem Google Drive-Konto gespeichert. Außerdem können alle E-Mail-Quittungen nachverfolgt werden, indem Sie sie direkt an die Foreceipt-E-Mail-Adresse weiterleiten und Ihre eindeutige ID angeben.
Zu den weiteren Funktionen gehören die Möglichkeit, Banktransaktionen in Stapeln hochzuladen und Excel-Berichte für die Steuererklärung herunterzuladen – perfekt für diejenigen, die Reisekosten abschreiben müssen.
In der App können Sie mit Foreceipt Ihre Einnahmen, Rechnungen und Reisekosten eingeben, um sie mit Ihrem Gesamtbudget zu vergleichen. Sie können auch alle Reisekosten einer von vielen vorgefertigten Kategorien zuordnen.
Mit diesen umfangreicheren Funktionen werden Geschäftsreisende und Inhaber kleiner Unternehmen diese App wahrscheinlich nützlicher finden als Allein- oder Gruppenreisende.
Kosten: Kostenlos; die aufgerüstete Version kostet 3,99 $/Monat (38,99 $/Jahr) und beinhaltet mehr Scans von Belegen pro Monat, E-Mail-Belege und Spesenabrechnungen.
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Expensify
Expensify richtet sich an Einzel- und Gruppenreisende, die hauptsächlich geschäftlich unterwegs sind. Mit dieser App können Sie alle einfachen Aufgaben erledigen, wie z. B. Ihre Ausgaben dokumentieren und ein Foto von Ihrer Quittung machen, aber sie geht noch einen Schritt weiter, indem Sie Ihre Ausgaben an Ihren Manager oder Buchhalter (oder wen auch immer Sie möchten) übermitteln können.
Für diejenigen, die ihre gefahrenen Kilometer im Auge behalten müssen, ermöglicht diese App nicht nur die manuelle Eingabe Ihrer Informationen, sondern verfügt auch über einen GPS-Rechner, den Sie einschalten können, um Ihre Entfernung zu verfolgen. Sie können auch Ihre Arbeitszeit eingeben, was für diejenigen hilfreich ist, die abrechenbare Stunden nachverfolgen müssen.
Die App bietet außerdem mehr als nur einen Ort, an dem Sie Ihre Ausgaben einreichen können, da Sie den Überblick über die Geschäftsabläufe behalten und sogar Ausgabenrichtlinien festlegen können.
Auf der Wohlfühlseite spendet Expensify außerdem 2 US-Dollar für jede 1.000 US-Dollar an Ausgaben an Expensify.org. Diese Spenden gehen an eine Vielzahl von Kampagnen zur Unterstützung von Organisationen auf der ganzen Welt.
Kosten: Kostenlos bis zu fünf Scans pro Monat; die erweiterte Version kostet 4,99 $/Monat pro Benutzer und bietet unbegrenzte Scans und zusätzliche automatische Funktionen.
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Fazit
Da es viele Apps gibt, mit denen Sie Ihre Ausgaben im Auge behalten können, ist es hilfreich, eine zu finden, die Ihren Bedürfnissen entspricht. Egal, ob du geschäftlich oder privat, mit einer Gruppe oder alleine reist, es gibt viele Apps, die je nach deinen Bedürfnissen gut funktionieren.
Haftungsausschluss: Die hier geäußerten Meinungen sind die des Autors und nicht die einer Bank, eines Kreditkartenherausgebers, einer Fluggesellschaft oder einer Hotelkette und wurden von keiner dieser Einrichtungen überprüft, genehmigt oder anderweitig befürwortet.
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