Was ist ein Abwesenheits-Tracker?
Ein Abwesenheits-Tracker ist ein Tool, das Ihnen hilft, die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen.
Diese Tools gibt es in verschiedenen Formen und Größen, z. B. als Excel-Vorlage oder als Online-(Cloud-)System.
Excel-basierter Abwesenheits-Tracker
Ein Excel-basierter Abwesenheits-Tracker ist einfach zu bedienen, solange Sie Excel installiert haben. Sie können einfach die Vorlage herunterladen und mit dem Hinzufügen Ihrer Benutzer und Abwesenheiten beginnen.
Die Nachteile einer Excel-Vorlage treten vor allem dann zutage, wenn Sie mehr als ein paar Mitarbeiter zu verwalten haben.
Alle Abwesenheitsanträge und -abfragen müssen über den Vorgesetzten laufen, es ist für die Mitarbeiter nicht möglich, ihre Abwesenheiten zu planen, ohne Daten bei ihrem Vorgesetzten abzufragen.
Anfragen können per Telefon, Nachricht oder E-Mail kommen, was es schwierig macht, den Überblick über Abwesenheitsanträge zu behalten.
Da sie in einer einzigen Datei enthalten sind, ist es auch einfacher, sie zu verlegen oder zu löschen.
Sollten Sie ein IT-Problem haben, z. B. eine beschädigte Datei oder sogar einen verlorenen Laptop, riskieren Sie den Verlust aller Abwesenheitsinformationen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass Ihre Tabellenkalkulation regelmäßig gesichert wird.
Excel-Vorlagen verfügen auch nicht über die Funktion, Eingaben zu überprüfen, um Fehler zu vermeiden.
Online-Systeme zur Erfassung von Abwesenheiten
Ein gehostetes (cloudbasiertes) System ist für Unternehmen mit mehr als ein paar Mitarbeitern viel besser geeignet. Diese Systeme ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, ihren eigenen Urlaub zu buchen, wobei der Vorgesetzte die Abwesenheit leicht genehmigen kann.
Die Mitarbeiter haben auch die Möglichkeit, ihre eigenen Abwesenheiten im System einzusehen. Dies reduziert die Anzahl der Fragen, die Manager zu den Abwesenheiten des Mitarbeiters erhalten.
Fehler werden durch Kontrollen verhindert, die sicherstellen, dass Mitarbeiter nicht mehr Abwesenheiten buchen können, als ihnen zugestanden werden, zusammen mit anderen Validierungen trägt dies dazu bei, die Verfolgung von Abwesenheiten zu einem sorgenfreien Prozess zu machen.
Diese Systeme ermöglichen es dem Management auch, Statistiken und Zahlen zu Abwesenheitsdaten leicht einzusehen. Die leicht zugänglichen Berichte helfen auch bei der Planung und Schätzung der anstehenden Arbeit.
Von Kieran Baker, Absentia-Gründer