ACA Merkblatt: Vollzeitbeschäftigte, Mitarbeiter mit variablen Arbeitszeiten und Saisonarbeiter

Für Leistungsplanjahre, die im Jahr 2016 beginnen, können große Arbeitgeber (ALEs) gemäß Abschnitt 4980H des Internal Revenue Code (IRC) mit einer Steuerstrafe belegt werden, wenn: 1) ein Vollzeitbeschäftigter eine Prämiensteuergutschrift oder einen Zuschuss zur Kostenbeteiligung über einen Marktplatz erhält und 2) das Unternehmen es versäumt hat, mindestens 95 % seiner Vollzeitbeschäftigten und deren abhängigen Kindern bis zum Alter von 26 Jahren einen Mindestversicherungsschutz anzubieten (der den Mindestanforderungen des ACA an Wert und Erschwinglichkeit entspricht). Der Schwellenwert für das Angebot eines Versicherungsschutzes lag bei 70 % der Vollzeitbeschäftigten für Leistungsplanjahre, die vor 2016 begannen.

Um potenzielle Strafen zu vermeiden, ist es für ALEs wichtig zu verstehen, wie sie bestimmen können, welche Mitarbeiter nach dem ACA „Vollzeit“ sind und Anspruch auf Leistungen haben.

Vollzeitbeschäftigte

Ein Vollzeitbeschäftigter ist eine Person, von der erwartet werden kann, dass sie mindestens 30 Stunden pro Woche arbeitet. In diesem Sinne umfasst der Begriff „Stunden“ jede Stunde, für die ein Arbeitnehmer für die Erfüllung seiner Pflichten für den Arbeitgeber bezahlt wird oder Anspruch auf Bezahlung hat, oder für die er auch dann Anspruch auf Bezahlung hat, wenn keine Arbeit geleistet wird (z. B. Urlaubs-, Ferien- oder Krankheitszeiten).

Auch Arbeitnehmer mit variablen Arbeitszeiten können als vollzeitbeschäftigte, leistungsberechtigte Arbeitnehmer gelten, wenn sie während eines rückblickenden Bemessungszeitraums durchschnittlich 30 Stunden oder mehr pro Woche arbeiten. Auch befristet Beschäftigte und Saisonarbeiter können als Vollzeitbeschäftigte angesehen werden.

Arbeitnehmer mit variablen Arbeitszeiten

Das ACA definiert einen Arbeitnehmer als Arbeitnehmer mit variablen Arbeitszeiten, wenn der Arbeitgeber auf der Grundlage der Tatsachen und Umstände zum Zeitpunkt des Arbeitsantritts des Arbeitnehmers nicht feststellen kann, ob von dem Arbeitnehmer vernünftigerweise erwartet werden kann, dass er während des anfänglichen Bemessungszeitraums durchschnittlich mindestens 30 Stunden pro Woche arbeitet, weil die Arbeitszeiten des Arbeitnehmers variabel oder unsicher sind.

Es gibt eine Reihe von Faktoren, die bei der Beurteilung, ob es vernünftig ist, zu bestimmen, dass ein neuer Arbeitnehmer ein Arbeitnehmer mit variablen Arbeitszeiten ist, zu berücksichtigen sind, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

1. Ob der Angestellte einen Angestellten ersetzt, der kein Vollzeitangestellter war oder war,
2. Inwieweit Angestellte in den gleichen oder vergleichbaren Positionen Vollzeitangestellte sind oder nicht, und
3. Ob die Stelle ausgeschrieben, dem neuen Angestellten mitgeteilt oder anderweitig dokumentiert wurde (z. B. durch einen Vertrag oder eine Stellenbeschreibung), dass sie eine Arbeitszeit von durchschnittlich 30 oder mehr Stunden pro Woche oder weniger als 30 Stunden pro Woche erfordert.

Kein einzelner Faktor ist ausschlaggebend, und andere Faktoren können berücksichtigt werden.

ALEs bestimmen, welche Arbeitnehmer mit variabler Stundenzahl als „Vollzeit“ zu behandeln sind und Anspruch auf Leistungen haben, indem sie:

1. die durchschnittliche Wochenarbeitszeit während eines rückblickend festgelegten Zeitraums von Monaten (z. B. 6 oder 12 Monate) berechnen, der als Messzeitraum bezeichnet wird.
2. Einfrieren des Status des Arbeitnehmers („vollzeitbeschäftigt“, leistungsberechtigt oder nicht leistungsberechtigt) während eines anschließenden festgelegten Monatszeitraums nach dem Bemessungszeitraum, der als Stabilitätszeitraum bezeichnet wird. Der Status der Leistungsberechtigung des Arbeitnehmers basiert auf der Berechnung des Bemessungszeitraums und bleibt für die gesamte Dauer des Stabilitätszeitraums erhalten, unabhängig von der Anzahl der Stunden, die der Arbeitnehmer während des Stabilitätszeitraums tatsächlich arbeitet.*

*Obwohl die während des Stabilitätszeitraums geleisteten Arbeitsstunden den Status des Arbeitnehmers während des Stabilitätszeitraums nicht beeinflussen, werden diese Stunden für den nächsten Bemessungszeitraum berücksichtigt. Änderungen der durchschnittlichen wöchentlichen Arbeitsstunden während künftiger Bemessungszeiträume können den Status eines Arbeitnehmers in Bezug auf den Anspruch auf Leistungen während der nachfolgenden Stabilitätszeiträume ändern.

Saisonarbeitnehmer

Nach den endgültigen Vorschriften, die von der IRS und dem Finanzministerium im Februar 2014 herausgegeben wurden, werden neue Saisonarbeitnehmer im Rahmen der Methode des rückwirkenden Bemessungszeitraums genauso behandelt wie neue Arbeitnehmer mit variablen Stunden. Um als Saisonarbeiter zu gelten, muss ein Arbeitnehmer in einer Position eingestellt werden, für die die übliche jährliche Beschäftigungsdauer sechs Monate oder weniger beträgt. „Üblich“ bedeutet, dass:

1. nach der Art der Position ein Arbeitnehmer typischerweise für einen Zeitraum von sechs Monaten oder weniger arbeitet, und
2. der Zeitraum der Beschäftigung sollte jedes Kalenderjahr in ungefähr demselben Teil des Jahres beginnen, z. B. im Sommer oder Winter.

Ein ALE (der die rückblickende Messmethode anwendet) wird im Allgemeinen nicht für die nach dem ACA geteilte Verantwortung des Arbeitgebers bestraft, wenn er saisonalen Arbeitnehmern während eines anfänglichen Messzeitraums keinen Krankenversicherungsschutz anbietet, selbst wenn diese Arbeitnehmer während dieses Messzeitraums schließlich Vollzeit arbeiten (es sei denn, es wird ein kurzzyklischer rückblickender Messzeitraum verwendet und diese Arbeitnehmer bleiben bis in den nachfolgenden Stabilitätszeitraum beschäftigt). ALEs wenden den anfänglichen Bemessungszeitraum auf Saisonarbeitnehmer an, auch wenn sie bei ihrer Einstellung voraussichtlich mehr als 30 Stunden pro Woche arbeiten werden.

In bestimmten ungewöhnlichen Fällen kann ein Arbeitnehmer auch dann als Saisonarbeitnehmer gelten, wenn die Saisonarbeit in einem bestimmten Jahr über das übliche Maß hinaus verlängert wird. Wenn beispielsweise Golflehrer in einer Ferienanlage üblicherweise sechs Monate im Jahr beschäftigt sind, aber in einem bestimmten Jahr aufgrund einer ungewöhnlich langen Saison einen zusätzlichen Monat arbeiten müssen, gelten sie dennoch als Saisonarbeitnehmer.

Die Begriffe „Saisonarbeitnehmer“ und „Saisonarbeiter“ werden in den Bestimmungen über die gemeinsame Verantwortung der Arbeitgeber in zwei verschiedenen Zusammenhängen verwendet. Der Begriff „Saisonarbeiter“ ist für die Bestimmung des Status eines Arbeitnehmers als Vollzeitbeschäftigter im Rahmen der rückblickenden Messmethode relevant. Der Begriff „Saisonarbeiter“ ist für die ALE-Berechnung relevant (siehe ACA Fact Sheet: ALE Calculation).

Temporary/Short-Term Employees

Temporary Employees (im ACA als Kurzzeitbeschäftigte bezeichnet) sind Arbeitnehmer, die für eine Stelle eingestellt werden, die weniger als 12 Monate dauert. Der IRS hat bestätigt, dass es keine Ausnahmeregelung im Rahmen des IRC-Abschnitts 4980H für befristet Beschäftigte gibt (es sei denn, der Arbeitnehmer erfüllt alle Anforderungen an Saisonarbeiter, wie oben beschrieben).

Wenn befristet Beschäftigte/Kurzzeitbeschäftigte die Anforderungen an Saisonarbeiter nicht erfüllen und voraussichtlich mehr als 30 Stunden pro Woche arbeiten werden, sollten sie nach den geltenden ACA-Vorschriften als Vollzeitbeschäftigte mit Anspruch auf Sozialleistungen eingestuft werden.

Unternehmen können unter bestimmten Umständen geleistete Arbeitsstunden ausschließen:

Unter den folgenden begrenzten Umständen sind Unternehmen nicht verpflichtet, geleistete Arbeitsstunden zu zählen oder zu verfolgen:

Freiwillige Mitarbeiter

Die endgültigen Bestimmungen schließen Stunden aus, die als „Bona-fide-Freiwillige“ geleistet wurden. Bona-fide-Freiwillige umfassen jeden Freiwilligen, der:

A. Ein Angestellter einer staatlichen Einrichtung oder einer steuerbefreiten Organisation;

B. dessen einzige Entschädigung von dieser Einrichtung oder Organisation ist:

a. in Form einer Erstattung (oder einer Aufwandsentschädigung) für angemessene Ausgaben, die bei der Ausübung der ehrenamtlichen Tätigkeit entstanden sind, oder

b. in Form von angemessenen Vergünstigungen (einschließlich Prämien für die Dauer der Betriebszugehörigkeit) und geringen Gebühren, die üblicherweise von ähnlichen Einrichtungen im Zusammenhang mit der ehrenamtlichen Tätigkeit gezahlt werden.

Studenten

Unternehmen sind nicht verpflichtet, die von Studenten geleisteten Arbeitsstunden zu zählen, die im Rahmen des Bundesprogramms „Work Study“ oder ähnlicher staatlicher Programme gefördert werden. Alle Arbeitsstunden, für die ein studentischer Angestellter einer Bildungseinrichtung (oder eines externen Arbeitgebers) in einer anderen Eigenschaft als im Rahmen des Bundes- oder staatlichen Arbeitsstudienprogramms bezahlt wird oder Anspruch auf Bezahlung hat, müssen jedoch als Arbeitsstunden gezählt werden, um den Anspruch auf Leistungen zu bestimmen.

Lehrer und Lehrbeauftragte

Lehrer und Lehrbeauftragte stellen eine Herausforderung dar, da ihre Vergütung in der Regel nicht direkt an die Zahl ihrer Arbeitsstunden gebunden ist. So ist die Vergütung oft an die Unterrichtsstunden gebunden und berücksichtigt nicht die Zeit, die für Tätigkeiten außerhalb des Unterrichts aufgewendet wird, wie z. B. die Vorbereitung des Unterrichts, die Benotung von Arbeiten und Prüfungen oder die Beratung von Studenten.

Der IRS bietet eine Safe-Harbor-Methode zur Erfassung der Stunden für Lehrkräfte und Lehrbeauftragte, bis weitere Leitlinien herausgegeben werden. Bei dieser Methode werden 2,25 Stunden Dienst für jede Stunde Unterricht oder Klassenraumzeit angerechnet. Mit anderen Worten: Für jede Stunde, die im Klassenzimmer unterrichtet wird, würde das Unternehmen weitere 1,25 Stunden für Aktivitäten wie Unterrichtsplanung und Benotung anrechnen. Darüber hinaus schreibt das Unternehmen für jede zusätzliche Stunde, die das Fakultätsmitglied für andere Aufgaben außerhalb des Unterrichts aufwendet (z. B. Sprechstunden oder erforderliche Fakultätssitzungen), eine Dienststunde gut. Auch wenn dies nicht die einzige sinnvolle Methode zur Erfassung der Stunden von Lehrkräften ist, wird den Unternehmen empfohlen, diesen sicheren Hafen in Betracht zu ziehen, bis weitere Leitlinien herausgegeben werden.