Acadian und Interact arbeiten zusammen, um eine Kultur der Zusammenarbeit zu kultivieren, die soziale Erfahrung zu fördern und die Kluft zwischen den verstreuten Mitarbeitern durch ihr Intranet ‚Acadian Central‘ zu überbrücken.
„Interact hat es uns ermöglicht, Informationen schnell an alle unsere Mitarbeiter im ganzen Land weiterzugeben. Es hat auch dazu beigetragen, dass ich persönlich unsere Mitarbeiter viel besser kennen gelernt habe. Ich sehe ihre Gesichter, erfahre etwas über ihre Interessen und Hobbys, sehe ihre beruflichen Erfolge und fühle mich insgesamt viel stärker mit unseren Mitarbeitern verbunden. Unser Unternehmen mag 4.000 Mitarbeiter haben, aber ich habe das Gefühl, dass wir eine große Familie sind, was zum großen Teil an diesem Intranet liegt.“
Richard Zuschlag, Vorsitzender & CEO, Acadian Companies
Die Acadian Companies mit Hauptsitz in Lafayette, Louisiana, bieten eine breite Palette von Dienstleistungen an, die Unterstützung und Ausbildung in den Bereichen Gesundheit, Sicherheit und Transport bieten. Das 1971 als kleiner Ambulanzdienst gegründete Unternehmen besteht aus sechs Abteilungen mit mehr als 4.300 Mitarbeitern, die über die gesamten Vereinigten Staaten verteilt sind.
Acadian’s altes Intranet wurde von internen Programmierern entwickelt. Als das Unternehmen wuchs und die Anforderungen an die IT-Abteilung stiegen, stellte Acadian fest, dass das firmeneigene Intranet nicht mehr geeignet war.
Die Mitarbeiter, die sowohl demografisch als auch geografisch sehr unterschiedlich sind, gaben ein klares Feedback. Dem Intranet fehlten Funktionen für die soziale Zusammenarbeit und anpassbare Inhalte, was zu Beschwerden vieler Mitarbeiter führte, die das Gefühl hatten, von Firmenveranstaltungen ausgeschlossen zu sein oder nicht zu wissen, was im Unternehmen passierte. Neben diesem zentralen Aspekt der Unternehmensmarke hat jede Abteilung auch unterschiedliche Ziele und Aufgaben.
Acadian beauftragte Interact mit der Entwicklung einer soliden Intranet-Lösung, um alle Mitarbeiter miteinander zu verbinden und zu informieren, und fügte einen dringend benötigten sozialen Aspekt hinzu.
Die Geburt von Acadian Central
Zu Beginn des Projekts führte Acadian eine umfangreiche Umfrage unter seinen Mitarbeitern durch, um herauszufinden, welche Funktionen am wichtigsten waren und wie sie Informationen austauschen wollten. Die Untersuchungen ergaben Folgendes:
- Die Mitarbeiter wünschten sich eine Mischung aus geschäftlichen und sozialen Inhalten.
- Die Möglichkeit des Zugriffs auf das Intranet über verschiedene Plattformen, einschließlich mobiler Geräte, war wichtig.
- Aufgrund der sechs verschiedenen Abteilungen von Acadian war die Möglichkeit, die Inhalte anzupassen, ein Schlüsselelement, um das Intranet für jeden Benutzer relevant zu halten.
- Ein weiterer Schlüsselfaktor war es, die Informationen aktuell und leicht auffindbar zu halten.
Um die Mitarbeiter für das neue Acadian Central zu begeistern, wurde ein Maskottchen namens „A.C., der Acadian Central Experte“. Für jede Abteilung wurde eine A.C.-Figur geschaffen, die jeden Mitarbeitertyp repräsentiert.
A.C. tauchte überall im Intranet auf und stellte hilfreiche Informationen und Anleitungen zur Verfügung, um die Mitarbeiter mit den Möglichkeiten der neuen Website vertraut zu machen. Er erinnerte sie daran, ihre Profile auszufüllen, anderen Mitarbeitern zu folgen und sich über wichtige Mitteilungen des CEO, der Vizepräsidenten und anderer Führungskräfte des Unternehmens auf dem Laufenden zu halten.
Ein mobilfreundliches Design
In den Rückmeldungen der Mitarbeiter wurde die Zugänglichkeit als ein großes Problem mit dem alten Intranet genannt. Um diese Schwierigkeiten zu beseitigen, nutzte Acadian das mobilfreundliche Design von Interact.
Für die mobilen Anforderungen von Acadian war die Fähigkeit von Interact, Links und Dokumente unterzubringen, eine wahre Fundgrube. Um diese Funktion zu verbessern, entwickelte Acadian leicht zu erkennende „Schaltflächen“ ganz oben auf der Homepage, die zu allen wichtigen Programmen und Tools führen.
Diese Symbolleiste hat die Nutzung des Intranets intuitiver gemacht. Das Feedback der Mitarbeiter, die nun nicht mehr nach den benötigten Links suchen müssen, ist überwältigend positiv. Da diese Schaltflächen häufig nachgefragt wurden, hat Acadian sie auch in die Unterseiten integriert (HR & Leistungen und Links).
Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Informationen sehen, die sie brauchen, gibt es auf der neuen Homepage ähnliche Abschnitte für „Neuigkeiten“.
Die Rubrik „Nachrichten &Memos“ ist wichtig, um wichtige Informationen zu verbreiten, darunter IT-Upgrades und Sicherheitsprobleme, Änderungen des medizinischen Protokolls und der von den Sanitätern verwendeten Ausrüstung sowie vorgeschriebene Fortbildungskurse für das Personal. Er informiert über Veranstaltungen und Feierlichkeiten des Unternehmens, so dass sich die verteilten Mitarbeiter nicht ausgeschlossen fühlen.
„Wenn ich alle diese Dokumente an einem Ort habe, kann ich neue Mitarbeiter bei der Einarbeitung leicht auf diese Seite hinweisen“, sagt Heidi Luquette, Orientierungskoordinatorin. „Es gibt ihnen eine zentrale Anlaufstelle, so dass die Navigation im Intranet – zusammen mit ihrem neuen Job – weniger beängstigend ist.“
Ein sozialer Knotenpunkt für die Kommunikation
Um gleichzeitig ein soziales Element hinzuzufügen und das neue, mobilfreundliche Design zu betonen, veranstaltete Acadian einen „Wo ist A.C.?“-Wettbewerb, um zu unterstreichen, dass A.C. jetzt immer bei ihren Mitarbeitern ist. Sie verteilten auch 11-Zoll-Coroplast-Ausschnitte der A.C.-Figur und starteten einen Wettbewerb, um zu sehen, wohin unsere Mitarbeiter A.C. mitnehmen könnten. Die Mitarbeiter wurden ermutigt, ihn zur Arbeit, nach Hause und in den Urlaub mitzunehmen. Sie wurden gebeten, ein Foto von A.C. zu machen und es in der Galerie seiner Reisen im Intranet zu veröffentlichen.
Die Einführung von A.C. an verschiedenen Stellen der Website trug dazu bei, dem Intranet eine Persönlichkeit zu verleihen. Es zeigte den Mitarbeitern, dass Acadian Central im Gegensatz zu dem alten Intranet nicht nur ein muffiges Zuhause für Daten war, sondern ein unterhaltsames und soziales Zentrum für den Austausch mit Kollegen.
Um die Mitarbeiter zu ermutigen, ihre Profile vollständig auszufüllen (Bild, Lebenslauf, Standort, Interessen und Fachwissen), wurde ein Wettbewerb veranstaltet. Vier Wochen lang wurden jede Woche 25 Gewinner aus allen Mitarbeitern ausgewählt, die ihr Profil zu 100 % ausgefüllt hatten, wobei der Bericht „Profilvollständigkeit“ in Interact Analytics verwendet wurde. Die nach dem Zufallsprinzip ausgewählten Gewinner erhielten einen isolierten Aluminiumbecher „Acadian Central“. Während dieses Wettbewerbs stieg die Profilvollständigkeit in nur vier Wochen um fast 650 %.
Die neue „Acadian Central“
Acadian ging ursprünglich am 19. April 2017 an den Start und führte soziale Funktionen und eine verbesserte Zugänglichkeit zusammen mit einer Vielzahl von Inhalten für seine Nutzer ein.
Allerdings erhielt das Team trotz der Verbesserungen, die nach der Abschaffung des alten internen Intranets zu beobachten waren, Rückmeldungen, dass die neue Website eher ein Problem als ein hilfreiches Tool darstellte.
Das Intranet-Team machte sich daran, durch eine unternehmensweite Untersuchung Feedback zu erhalten. Es stellte fest, dass die Mitarbeiter das Intranet als zu unübersichtlich, zu niedlich, zu sozial und zu kompliziert empfanden, so dass sie Schwierigkeiten hatten, die gesuchten Informationen zu finden. Trotz der Bemühungen, den verschiedenen Abteilungen und ihren Bedürfnissen gerecht zu werden, war das Intranet in Wirklichkeit nur für eine einzige Zielgruppe gedacht.
Das Intranet-Team machte sich daran, eine Reihe von Verbesserungen an Acadian Central vorzunehmen:
- Einrichten von schlüsselwortreichen Titeln, Zusammenfassungen und Tags für alle Inhalte, um die Auffindbarkeit zu verbessern
- Einführen von Best Bets, um beliebte Seiten für bestimmte Suchbegriffe zu priorisieren
- Neugestaltung des Themas, Einführung des etablierten externen Brandings
- Entfernen überflüssiger sozialer Funktionen wie Hochzeits- und Babyankündigungen,
- Einführung einer besseren Methode zum Hochladen von Mitarbeiterprofilen
- Entfernen von Hunderten von doppelten und unnötigen Seiten
- Zuweisung eines Standardbildes, das die alte Grafik mit dem „kaputten Bild“ ersetzt
Das Ergebnis war ein saubereres, einfacheres Erscheinungsbild, das bei den Mitarbeitern mehr positives Feedback hervorrief.
Eine preisgekrönte Strategie für Offline-Mitarbeiter
Obwohl das neue Design positive Ergebnisse erzielte, stellte die fehlende Optimierung für jeden Mitarbeiter die größte Herausforderung dar. Um dieser Anforderung gerecht zu werden, konzentrierte sich das Acadian-Team auf die Erstellung von maßgeschneiderten Homepages für jede Abteilung, um unnötige Inhalte und Links zu reduzieren und gleichzeitig maßgeschneiderte Inhalte und Nachrichten zu veröffentlichen, die für die Nutzer relevant sind.
Die vielfältige und weit verzweigte Belegschaft der Organisation umfasst Mediziner und medizinisches Personal, Büroangestellte des Unternehmens, Sicherheitspersonal und Sicherheitsbeauftragte. Diese letzte Gruppe umfasst eine Reihe von Sicherheitsmitarbeitern, die oft isoliert und geografisch verstreut arbeiten.
Die Erstellung einer maßgeschneiderten Homepage für diese Gruppe erforderte ein tiefes Verständnis ihrer besonderen Bedürfnisse und Herausforderungen. Um diesen gerecht zu werden, wurde die Homepage stark auf die Abteilung zugeschnitten, indem vertraute Grafiken und Informationen hinzugefügt wurden, die die Mitarbeiter bereits von anderen Kanälen her kannten. Die Nachrichten auf der Homepage wurden ebenfalls stark angepasst, um sicherzustellen, dass die Inhalte für die Abteilung relevant sind.
Zuletzt fügte das Team Mitarbeiter-Spotlights hinzu. Damit wurde nicht nur die großartige Arbeit der einzelnen Mitarbeiter vorgestellt, sondern auch das gegenseitige Kennenlernen gefördert, um das Gefühl der Isolation und der Unverbundenheit zu überwinden.
Acadian hat den Wert und die Notwendigkeit individueller Intranet-Erfahrungen erkannt und wurde dafür mit dem Interact Award in der Kategorie „Beste Offline-Strategie“ ausgezeichnet.
„Acadian ist ein großartiges Beispiel für die effektive Kommunikation mit einer schwer erreichbaren Zielgruppe. Die Mitarbeiter von Acadian haben oft wenig Zeit und wenig Empfang, so dass das Intranet mit einer reduzierten Homepage und einer auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter abgestimmten Benutzeroberfläche leichter zu verstehen und anzunehmen ist.“
– Simon Dance, Jurymitglied beim Interact Excellence Award
Erfolgreiche Ergebnisse
Acadian Central ist für die Geschäftstätigkeit von Acadian Companies von entscheidender Bedeutung gewesen. Sie haben jetzt eine Möglichkeit, Tausende von Mitarbeitern innerhalb weniger Minuten mit Informationen zu versorgen.
Seit dem vollständigen Start am 19. April 2017 gab es keinen Tag (einschließlich Wochenenden und Feiertagen) mit weniger als 800 Besuchern. Acadian kann davon ausgehen, dass an jedem beliebigen Tag mindestens 2.000 Besucher die Inhalte im Intranet sehen.
Die Änderungen an der Homepage der Sicherheitsabteilung von Acadian, die Inspektoren, Ausbildern, Rettungskräften, Sicherheitsbeauftragten und Rettungssanitätern zur Verfügung steht, haben eine erhebliche und messbare Wirkung gezeigt. Mehr Mitarbeiter der Sicherheitsabteilung sehen sich die Inhalte nicht nur an, sondern nehmen sich auch die Zeit, die hinzugefügten Artikel und Dokumente zu lesen.
Vor der Personalisierungsinitiative für diesen besonders weit entfernten Teil der Belegschaft hatte das Unternehmen auch Schwierigkeiten, die Mitarbeiter überhaupt dazu zu bringen, sich im Intranet anzumelden. Mithilfe des Login History Report von Interact konnte das Team seitdem einen Anstieg der Logins feststellen: Mehr als die Hälfte aller Mitarbeiter der Sicherheitsabteilung – von denen viele ohne verlässliche Internetverbindung arbeiten – loggen sich nun mindestens einmal im Monat ein.
Die Nutzer zeigen besonderes Interesse daran, mehr über ihre Mitarbeiter zu erfahren, wobei die Employee Spotlights und das SMS Standout Widget weiterhin die meisten Interaktionen von Mitarbeitern anziehen, einschließlich Kommentaren und Likes. Acadian Central spielt eine entscheidende Rolle dabei, diese Offline-Mitarbeiter miteinander und mit der Organisation insgesamt zu verbinden.
„Seitdem wir diese Änderungen Mitte 2018 vorgenommen haben, haben wir einen Anstieg der Aufrufe der Abteilungs-Homepage um 550 % verzeichnet, und die Nutzer verbringen jetzt pro Sitzung eineinhalb Minuten mehr auf der Seite als vor den Änderungen.“
– Beth Chiasson,Intranet & Digital Marketing Strategist