Lektion 4: Einführung in Objekte
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Einführung
Datenbanken in Access bestehen aus vier Objekten: Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte. Zusammen ermöglichen es Ihnen diese Objekte, Ihre Daten nach Belieben einzugeben, zu speichern, zu analysieren und zusammenzustellen.
In dieser Lektion lernen Sie jedes der vier Objekte kennen und verstehen, wie sie miteinander interagieren, um eine voll funktionsfähige relationale Datenbank zu erstellen.
Tabellen
An dieser Stelle sollten Sie bereits verstehen, dass eine Datenbank eine Sammlung von Daten ist, die in vielen miteinander verbundenen Listen organisiert sind. In Access werden alle Daten in Tabellen gespeichert, was Tabellen zum Herzstück jeder Datenbank macht.
Sie wissen vielleicht schon, dass Tabellen in vertikale Spalten und horizontale Zeilen unterteilt sind.
Zeilen und Spalten in einer Access-Tabelle In Access werden Zeilen und Spalten als Datensätze und Felder bezeichnet. Ein Feld ist mehr als nur eine Spalte; es ist eine Möglichkeit, Informationen nach der Art der Daten zu organisieren, um die es sich handelt. Alle Informationen in einem Feld sind vom gleichen Typ. Zum Beispiel ist jeder Eintrag in einem Feld mit der Bezeichnung Vorname ein Name und jeder Eintrag in einem Feld mit der Bezeichnung Straße eine Adresse.
Felder und Feldnamen Gleichermaßen ist ein Datensatz mehr als nur eine Zeile; er ist eine Informationseinheit. Jede Zelle in einer bestimmten Zeile ist Teil des Datensatzes dieser Zeile.
Ein Datensatz Beachten Sie, wie sich jeder Datensatz über mehrere Felder erstreckt. Auch wenn die Informationen in jedem Datensatz in Feldern organisiert sind, gehören sie zu den anderen Informationen in diesem Datensatz. Sehen Sie die Nummer auf der linken Seite jeder Zeile? Das ist die ID-Nummer, die jeden Datensatz identifiziert. Die ID-Nummer eines Datensatzes bezieht sich auf jede Information, die in dieser Zeile enthalten ist.
Datensatz-ID-Nummern Tabellen eignen sich gut zum Speichern eng zusammenhängender Informationen. Nehmen wir an, Sie besitzen eine Bäckerei und haben eine Datenbank, die eine Tabelle mit den Namen und Informationen Ihrer Kunden enthält, z. B. deren Telefonnummern, Privatadressen und E-Mail-Adressen. Da es sich bei all diesen Informationen um Details zu Ihren Kunden handelt, würden Sie sie alle in dieselbe Tabelle aufnehmen. Jeder Kunde wird durch einen eindeutigen Datensatz repräsentiert, und jede Art von Information über diese Kunden wird in einem eigenen Feld gespeichert. Wenn Sie weitere Informationen hinzufügen möchten, z. B. den Geburtstag eines Kunden, erstellen Sie einfach ein neues Feld in derselben Tabelle.
Formulare, Abfragen und Berichte
Obwohl in Tabellen alle Daten gespeichert werden, bieten die anderen drei Objekte – Formulare, Abfragen und Berichte – Möglichkeiten, damit zu arbeiten. Jedes dieser Objekte interagiert mit den in den Datenbanktabellen gespeicherten Datensätzen.
Formulare
Formulare werden zum Eingeben, Ändern und Anzeigen von Datensätzen verwendet. Wahrscheinlich mussten Sie schon oft Formulare ausfüllen, z. B. beim Besuch einer Arztpraxis, bei der Bewerbung um eine Stelle oder bei der Einschreibung in der Schule. Der Grund, warum Formulare so häufig verwendet werden, ist, dass sie eine einfache Möglichkeit darstellen, Menschen zur korrekten Eingabe von Daten anzuleiten. Wenn Sie in Access Informationen in ein Formular eingeben, landen die Daten genau dort, wo der Datenbankdesigner sie haben möchte: in einer oder mehreren zugehörigen Tabellen.
Ein Formular Formulare erleichtern die Dateneingabe. Die Arbeit mit umfangreichen Tabellen kann verwirrend sein, und wenn Sie verbundene Tabellen haben, müssen Sie möglicherweise mit mehr als einer gleichzeitig arbeiten, um einen Datensatz einzugeben. Mit Formularen ist es jedoch möglich, Daten in mehrere Tabellen gleichzeitig einzugeben, und zwar an einem einzigen Ort. Datenbankdesigner können sogar Einschränkungen für einzelne Formularkomponenten festlegen, um sicherzustellen, dass alle benötigten Daten im richtigen Format eingegeben werden. Alles in allem helfen Formulare dabei, Daten konsistent und organisiert zu halten, was für eine genaue und leistungsfähige Datenbank unerlässlich ist.
Abfragen
Abfragen sind eine Möglichkeit, Daten aus einer oder mehreren Tabellen zu suchen und zusammenzustellen. Das Ausführen einer Abfrage ist wie das Stellen einer detaillierten Frage an Ihre Datenbank. Wenn Sie eine Abfrage in Access erstellen, definieren Sie spezifische Suchbedingungen, um genau die gewünschten Daten zu finden.
Abfragen sind weitaus leistungsfähiger als die einfachen Suchvorgänge, die Sie innerhalb einer Tabelle durchführen können. Während eine Suche Ihnen helfen könnte, den Namen eines Kunden in Ihrem Unternehmen zu finden, könnten Sie eine Abfrage ausführen, um den Namen und die Telefonnummer jedes Kunden zu finden, der in der letzten Woche einen Kauf getätigt hat. Eine gut konzipierte Abfrage kann Informationen liefern, die Sie vielleicht nicht finden können, wenn Sie nur die Daten in Ihren Tabellen durchsuchen.
Designen einer Abfrage Berichte
Berichte bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Daten in gedruckter Form zu präsentieren. Wenn Sie schon einmal einen Computerausdruck eines Stundenplans oder eine gedruckte Rechnung über einen Einkauf erhalten haben, haben Sie einen Datenbankbericht gesehen. Berichte sind nützlich, weil sie es Ihnen ermöglichen, Komponenten Ihrer Datenbank in einem leicht zu lesenden Format zu präsentieren. Sie können sogar das Aussehen eines Berichts anpassen, um ihn visuell ansprechend zu gestalten. Access bietet Ihnen die Möglichkeit, aus jeder Tabelle oder Abfrage einen Bericht zu erstellen.
Ein Bericht Alles zusammenfügen
Selbst wenn Sie eine gute Vorstellung davon haben, wie die einzelnen Objekte verwendet werden können, kann es anfangs schwierig sein zu verstehen, wie sie alle zusammen funktionieren. Es hilft, sich daran zu erinnern, dass sie alle mit denselben Daten arbeiten. Alle Daten, die eine Abfrage, ein Formular oder ein Bericht verwendet, sind in einer Ihrer Datenbanktabellen gespeichert.
Die vier Access-Objekte Mit Formularen können Sie sowohl Daten zu Tabellen hinzufügen als auch bereits vorhandene Daten anzeigen. Berichte präsentieren Daten aus Tabellen und auch aus Abfragen, die dann nach Daten in denselben Tabellen suchen und diese analysieren.
Diese Beziehungen klingen kompliziert, aber tatsächlich arbeiten sie so gut und natürlich zusammen, dass wir oft gar nicht merken, wenn wir verbundene Datenbankobjekte verwenden. Haben Sie schon einmal einen elektronischen Zettelkatalog benutzt, um in der Bibliothek nach einem Buch zu suchen? Wahrscheinlich haben Sie Ihre Suche in etwas eingegeben, das etwa so aussieht:
Ein elektronischer Zettelkatalog Als Sie Ihre Suche durchführten, gaben Sie Ihre Suchbegriffe in ein Formular ein, das dann eine Abfrage auf der Grundlage Ihrer Anfrage erstellte und durchführte. Nachdem die Abfrage die Datenbanktabellen nach Datensätzen durchsucht hatte, die Ihrer Suche entsprachen, wurde Ihnen ein Bericht angezeigt, der Informationen aus der Abfrage und den zugehörigen Tabellen enthielt – in diesem Fall eine Liste der Bücher, die Ihren Suchbegriffen entsprachen. Sie könnten die Verbindungen zwischen den Objekten wie folgt darstellen:
Eine Suche nach einem Buch. Die im Formular eingegebenen Daten werden in einer Datenbankabfrage verwendet, die ihre Daten aus den entsprechenden Tabellen bezieht. Die Ergebnisse der Abfrage werden in einem Bericht dargestellt.
Angenommen, Sie müßten statt dieser Hilfsmittel in einer riesigen Tabelle suchen, die alle Bücher des Bibliothekssystems enthält. Die relevanten Datensätze wären wahrscheinlich über viele Tabellen verteilt: eine Tabelle mit Buchtiteln und Beschreibungen, eine Tabelle mit Informationen darüber, welche Bücher ein- oder ausgeliehen sind, und eine Tabelle mit den einzelnen Zweigstellen der Bibliothek, um nur einige zu nennen.
Sie müssten mindestens drei Tabellen durchsuchen, nur um ein Buch zu finden, seinen Standort zu erfahren und zu sehen, ob es ausgeliehen ist! Man kann sich leicht vorstellen, wie schwierig es werden könnte, das richtige Buch zu finden. Wenn Sie nicht aufpassen, könnten Sie sogar etwas durcheinander bringen, indem Sie versehentlich einen Eintrag löschen oder bearbeiten. Es ist leicht zu sehen, wie die Datenbankobjekte diese Suche viel überschaubarer machen.
In unserer Lektion „Einführung in Datenbanken“ haben wir das Konzept einer relationalen Datenbank besprochen, d.h. einer Datenbank, die in der Lage ist zu verstehen, wie verschiedene Datensätze miteinander in Beziehung stehen. Situationen wie das obige Beispiel sind genau der Grund, warum relationale Datenbanken so nützlich sind. Ohne eine relationale Datenbank wird das, was eine einfache Aufgabe sein sollte – nach einem Buch zu suchen und zu sehen, ob und wo es eingecheckt ist -, unglaublich kompliziert und zeitaufwändig. Wenn man weiß, wie man die vier Access-Objekte verwendet, können selbst komplizierte Aufgaben recht benutzerfreundlich werden.
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