Es gibt zwei Möglichkeiten, eine ACH-Überweisung von Ihrer Bank zu senden, nachdem Sie Ihre Zahlung in E-File gestartet haben und eine eindeutige Identifikationsnummer für Ihre Zahlung haben.
- Über die Website Ihrer Bank ODER
- Über Ihr Buchhaltungssystem
Es ist wichtig zu beachten, dass wir bei beiden Methoden alle folgenden Informationen in den richtigen Feldern erhalten müssen, um Ihre Zahlung zu akzeptieren.
ACH-Datensatz-Layout
| Datensatztyp | Feld | Datenelementname | Definition | Kommentar |
|---|---|---|---|---|
| 5 | 3 | 1. Firmenname | Ihr Firmenname | Niemals ändern |
| 5 | 6 | 2. Standard Entry Class Code | CCD | Niemals geändert |
| 5 | 9 | 3. Gültiges Eingangsdatum | Eingangsdatum | Ändert sich bei jeder Zahlung |
| 6 | 2 | 4. Transaktionscode | 22 – Lastschrift | Ändert sich nie |
| 6 | 3 & 4 | 5. DFI-Empfängerkennung
(ABA Routing #) |
Zur Sicherheit in der E-Akte aufgeführt | Niemals geändert |
| 6 | 5 | 6. DFI-Kontonummer | Zur Sicherheit in der E-Akte aufgeführt | Unverändert |
| 6 | 6 | 7. Betrag | Zahlungsbetrag (muss der genaue Betrag sein, den Sie in E-File angegeben haben) | Kann sich bei jeder Zahlung ändern |
| 6 | 7 | 8. Identifikationsnummer | ID-Nummer (E-File erzeugt für jede Zahlung eine neue Nummer) | Ändert sich bei jeder Zahlung |
| 6 | 8 | 9. Name des empfangenden Unternehmens | USAC-Zahlung | Niemals ändern |
Verwendung der Website Ihrer Bank
Die erste Möglichkeit, eine ACH-Zahlung zu senden, ist die Verwendung der Website Ihrer Bank. Die Herausforderung bei der Verwendung der Schnittstelle Ihrer Bank besteht darin, sicherzustellen, dass Sie die richtigen Daten in das richtige Feld eingeben, da die Felder nicht immer die gleiche Reihenfolge wie oben haben.
Sie müssen besonders darauf achten, wo Sie die eindeutige „Identifikationsnummer“ eingeben, die Ihnen E-File für jede Zahlung gibt. Sie muss in das ID-Feld für den Empfänger/Zahlungsempfänger eingetragen werden. Dieses Feld hat in den verschiedenen Systemen unterschiedliche Bezeichnungen. Im System von JP Morgan heißt das Feld beispielsweise „Beneficiary ID Number“, während es im CashPro-System der Bank of America als „Vendor ID“ bezeichnet wird.
Using Your Accounting System
Die zweite Möglichkeit, ACH-Zahlungen zu senden, besteht darin, Daten in Ihr Buchhaltungssystem einzugeben. Dadurch wird eine Datei im NACHA-Format erstellt, die an Ihre Bank übermittelt wird.
Die Identifikationsnummer muss im NACHA-Standard für „Entry Detail Record Type Code 6, Field Number 7 – Identification Number“ eingegeben werden. Möglicherweise müssen Sie Ihre IT-Abteilung bitten, ein bestimmtes Feld in Ihrem Buchhaltungssystem zu identifizieren, in dem die Identifikationsnummer gespeichert werden kann, und das System so zu aktualisieren, dass diese Nummer in das richtige Feld eingetragen wird. Wenn sich die Identifikationsnummer im falschen Feld befindet, wird Ihre ACH-Überweisung abgelehnt.
Wir empfehlen Ihnen, ausreichend Zeit für die Einrichtung dieses neuen Prozesses einzuplanen, da dies je nach System mehr Zeit in Anspruch nehmen kann, als Sie denken.
Tipps für den Erfolg
- Finden Sie jetzt heraus, welches Feld das richtige Feld für die Identifikationsnummer ist. Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen, wenn Sie mit Ihrer Bank oder IT-Abteilung zusammenarbeiten müssen.
- Sie müssen die eindeutige Identifikationsnummer für Ihre Zahlung angeben und in das richtige Feld eintragen, sonst lehnt das US-Finanzministerium Ihre Zahlung ab.
- Tragen Sie die Identifikationsnummer nicht im Anhang oder in den Kommentaren ein.
- Ihre Bank oder Ihr Unternehmen benötigt möglicherweise weitere Informationen, um eine Überweisung durchzuführen, z. B. die Federal Employer Identification Number (FEIN) von USAC. Wir haben diese Informationen in den E-File FAQs unter „Company and Banking Information“ veröffentlicht. Wenden Sie sich an uns, wenn Sie weitere Informationen zur Bearbeitung einer Zahlung benötigen.
- Ihre ACH-Zahlung scheint zunächst korrekt verarbeitet worden zu sein. Es kann einige Tage dauern, bis Sie eine Ablehnungsmitteilung erhalten, wenn Ihre Datei nicht die erforderlichen Daten im erforderlichen Format enthält.
- Zu guter Letzt empfehlen wir Ihnen, kleine ACH-Zahlungen (z. B. 1,00 $) zu verarbeiten, um diesen Prozess vor dem nächsten Rechnungstermin zu testen. Alle Zahlungen werden Ihrem Konto gutgeschrieben.