Betrachtest du einen Job als Büromanager?

„Ein Büromanager ist für alles verantwortlich, was sich auf die Lebensqualität im Büro auswirken kann“, sagt Jase Bergen, Büromanager bei einem Unterhaltungsunternehmen in New York City. „Wenn etwas kaputt ist, sollte man es reparieren – ohne Ausreden. Man tut es einfach. Und wenn sechs Dinge auf einmal kaputt gehen, muss man einen kühlen Kopf bewahren und die Geistesgegenwart haben, herauszufinden, was zuerst repariert werden muss.“

Nur wenige Rollen sind in einem Büro so wichtig wie die des Büroleiters. Er ist für die Weitergabe von Informationen im gesamten Unternehmen verantwortlich und koordiniert die Arbeit von Lieferanten, Management und Support. Er sorgt dafür, dass alle Beteiligten im Sinne des Gesamterfolgs des Unternehmens zusammenarbeiten. Wären Sie dieser Aufgabe gewachsen?

Zu den Aufgaben eines Büroleiters gehören häufig die Festlegung der Preise für Büromaterial, die Verwaltung der Gehaltsabrechnung, die Kontrolle der Portokasse, die Beaufsichtigung des Hilfspersonals und die Befragung von Bewerbern. Ein Büroleiter muss jeden Tag ein gesundes Urteilsvermögen haben, und jeder Fehler kann zur Kündigung führen.

Betrachten Sie die Menschen

Die Ausrüstung ist nicht das Einzige, was in einem Unternehmen regelmäßig gewartet und unterstützt werden muss. Ein großer Teil der Arbeit eines Büroleiters besteht darin, andere zu motivieren und zu koordinieren, um sicherzustellen, dass alle produktiv auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

„Der Trick, um ein guter Büroleiter zu sein, ist, sich den Respekt der Leute zu verdienen“, sagt Bergen. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter und Manager wissen sollten, dass sie sich darauf verlassen können, dass Sie im Notfall immer das Richtige für alle tun. Manchmal bedeutet dies, dass Sie für das eintreten, was Sie für richtig halten, auch wenn ein Kollege – oder Ihr Chef – mit Ihrer Entscheidung nicht einverstanden ist.

„Ihr Ruf ist alles“, erklärt Bergen.

Sofortige Befriedigung

Während eine Büroleiterin oft unter großem Druck arbeitet, weil ihre Aufgaben so umfangreich sind, ist auch ihr Zufriedenheitsgrad hoch. In einer 2004 von der International Association of Administrative Professionals (IAAP) durchgeführten Umfrage gaben Büroleiter an, dass sie die Ergebnisse ihrer Arbeit in Form von Produktivitätssteigerungen und Effizienzsteigerungen im Büro sofort sehen können, was ihnen an ihrem Job am besten gefällt.

Der ideale Büromanager

Jack Deal, ein auf Wirtschaftsfragen spezialisierter Verhaltenspsychologe, hat die folgende Liste von Fähigkeiten zusammengestellt, die ein idealer Büromanager haben muss.

• Erstklassige Computerkenntnisse.
• Ausgezeichnetes Auftreten am Telefon.
• Mündliche Fähigkeiten: Was für einen Eindruck macht eine Führungskraft, die nicht gut sprechen kann? In vielen Unternehmen ist auch die Beherrschung von Fremdsprachen von Vorteil.
• Gute schriftliche Fähigkeiten: Die Fähigkeit, beim Schreiben eine korrekte Grammatik, Syntax und Logik zu verwenden, ist entscheidend.
• Gute organisatorische Fähigkeiten: Wenn ein Unternehmen nicht in der Lage ist, wichtige Informationen effizient zu finden oder darauf zuzugreifen, kann es darunter leiden.
• Führungsqualitäten: Büroleiter sollten in der Lage sein, andere zu beaufsichtigen, und bereit sein, ihre Macht zu nutzen, aber nicht zu missbrauchen.
• Gute Arbeitsmoral: Pünktliches Erscheinen und Durchhaltevermögen bis zur Fertigstellung der Arbeit sind ebenfalls wichtig.
• Teamfähigkeit: Die Fähigkeit, Informationen weiterzugeben und zu Verbesserungen beizutragen.

Einarbeitung

Wenn Sie als Verwaltungsassistent daran interessiert sind, Büroleiter zu werden, erkundigen Sie sich bei Ihrer Personalabteilung nach entsprechenden internen Schulungsprogrammen. Nach Angaben der IAAP bieten viele große Unternehmen Schulungs- und Weiterbildungskurse an, um Sie auf das Büromanagement vorzubereiten.

Der autodidaktische Manager

Verwaltungsangestellte können sich auch selbst Managementfähigkeiten aneignen, und viele eignen sich diese Fähigkeiten im Job an, so Annette Dubrouillet, Präsidentin und Inhaberin von Continuum in Springfield, Virginia.

Als Beraterin, Rednerin und persönlicher Coach, die regelmäßig mit Verwaltungsfachleuten zusammenarbeitet, rät Dubrouillet Verwaltungsangestellten, Fähigkeiten zur Selbstbefähigung zu entwickeln. „Verwaltungsangestellte müssen für ihre eigene berufliche Entwicklung, ihre eigene psychische Gesundheit im Rahmen ihrer Arbeit und ihre eigenen Fähigkeiten verantwortlich sein, sei es durch Networking, Bildungsseminare oder die Suche nach einem Coach“, sagt sie.

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