Bilanzierung von Dienstleistungsverträgen: Softwarelizenzen und -leasing

Unter den vielen neuen und aktualisierten Rechnungslegungsstandards, die in den letzten Jahren herausgegeben wurden, hat sich die Art und Weise, wie Unternehmen Dienstleistungsverträge behandeln, erheblich verändert. Einerseits haben die neuen Richtlinien für die Bilanzierung von Leasingverträgen die Unternehmen dazu veranlasst, Dienstleistungsverträge, die möglicherweise Leasingverträge enthalten, erneut zu prüfen, was die Auslegung und Berichterstattung über diese Vereinbarungen komplexer macht. Andererseits wird durch neue Regeln für die Bilanzierung bestimmter Softwareverträge klargestellt, wie Buchhalter diese Verträge behandeln sollten.

Lesen Sie weiter, um mehr über die neuen Änderungen zu erfahren und Zugang zu kostenlosen Tools zu erhalten, die Ihnen die Einhaltung der Vorschriften erleichtern.

Bilanzierung von in Dienstleistungsverträgen eingebetteten Leasingverhältnissen

Nach den neuen Standards zur Bilanzierung von Leasingverhältnissen ASC 842, IFRS 16 und GASB 87 müssen Unternehmen ihre Dienstleistungsverträge (z. B. in den Bereichen Logistik, Sicherheit und Datenspeicherung) prüfen und beurteilen, ob diese Vereinbarungen eingebettete Leasingverhältnisse enthalten.

Es gibt keine Abkürzungen, um eingebettete Leasingverhältnisse zu identifizieren. Dienstleistungsverträge enthalten selten die Begriffe „Leasing“ oder „Miete“, was den Prozess zu einem komplexen Unterfangen macht, insbesondere für Unternehmen, die eine große Anzahl von Verträgen zu bewerten haben. In einer KPMG-Umfrage, die in der Zeit veröffentlicht wurde, in der börsennotierte Unternehmen auf den neuen Standard umstellten, berichteten die Befragten, dass die Identifizierung eingebetteter Leasingverhältnisse einer der schwierigsten Aspekte der Umstellung war.

Zur besseren Verdeutlichung, wie Leasingverhältnisse in Verträge eingebettet sein können, gehen wir ein Beispiel durch.

Unternehmen A hat einen Vertrag über Sicherheitsdienstleistungen mit ABC Security. ABC Security stellt Kameras, Monitore und Tastaturen für die Einrichtungen von Unternehmen A bereit. Der Vertrag sieht vor, dass Unternehmen A die Überwachungsgeräte von ABC Security in vollem Umfang nutzen kann. Der Vertrag listet jeden Gegenstand zusammen mit einer Identifikationsnummer auf, der für diesen Vertrag verwendet wird.

Unternehmen A wird die volle Kontrolle über die Überwachungsausrüstung haben und im Wesentlichen den gesamten wirtschaftlichen Nutzen der Sicherheitsausrüstung erhalten. Der Ausrüstungsanteil dieses Vertrags erfüllt alle Standards, die für ein eingebettetes Leasing erforderlich sind:

1. Die zugrundeliegenden Vermögenswerte sind spezifisch identifiziert.
2. Unternehmen A hat die Kontrolle über die zugrundeliegenden Vermögenswerte.
3. Unternehmen A erhält im Wesentlichen den gesamten wirtschaftlichen Nutzen der zugrundeliegenden Vermögenswerte.

Wenn Sie nach einem Ansatzpunkt für die Bewertung Ihrer Verträge suchen, enthalten Sicherheits-, Logistik- und Lagervereinbarungen häufig eingebettete Leasingverträge.

LeaseQuery bietet einen Test auf eingebettete Pachtverträge, um jeden Ihrer Verträge auf eingebettete Pachtverträge zu prüfen:

Wenn Sie einen Vertrag finden, der einen Pachtvertrag enthält, verwenden Sie unseren Tracker für Pachtverträge, um eine detaillierte Aufzeichnung zu führen. Wir haben auch einen Tracker für Leasinggegenstände speziell für öffentliche Einrichtungen.

Gelten Softwarelizenzen als Dienstleistungsverträge nach ASC 842, IFRS 16 oder GASB 87?

Die neuen Regeln für die Leasingbilanzierung werfen Fragen zur Behandlung von Aufwendungen im Zusammenhang mit Gebühren für Software as a Service (SaaS) und Softwarelizenzen auf. Viele Softwareverträge räumen den Kunden das Recht ein, einen immateriellen Vermögenswert zu nutzen. Aufgrund der Formulierung „Recht auf Nutzung“ herrscht Verwirrung darüber, ob diese Verträge als Leasingverträge betrachtet werden können. Nach US-GAAP besagt ASC 842 eindeutig, dass immaterielle Vermögenswerte nicht die Voraussetzungen für ein Leasingverhältnis erfüllen. Auch GASB 87 schließt immaterielle Vermögenswerte aus.

Nach IFRS 16 können immaterielle Vermögenswerte (und damit auch Softwarelizenzen) die Voraussetzungen für ein Leasingverhältnis erfüllen. Die Behandlung der mit diesen Lizenzen verbundenen Kosten weicht daher von den US-GAAP ab. Für Unternehmen, die nach IFRS bilanzieren, ist es von entscheidender Bedeutung, mit ihren Wirtschaftsprüfern zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass sie die Leitlinien richtig interpretieren.

Bilanzierung von Software-as-a-Service-Verträgen – was sich geändert hat

Die Nutzung von Cloud-basierter Software war bereits vor der Pandemie auf dem Vormarsch. Im Gefolge von COVID-19 ist SaaS zu einer wichtigen Ressource für Arbeit, Schule und sogar Unterhaltung geworden. Da so viele Unternehmen in Cloud-basiertes Computing investieren, ist es wichtig, sich über die Richtlinien für die Bilanzierung dieser Verträge auf dem Laufenden zu halten.

Die aktualisierte Richtlinie, FASB Subtopic ASC 350-40, Customer’s Accounting for Implementation Costs Incurred in a Cloud Computing Arrangement That Is a Service Contact (ASC 350-40), trat am 1. Januar 2020 für öffentliche Unternehmen in Kraft. Nicht börsennotierte Unternehmen müssen die neue Richtlinie für alle jährlichen Berichtszeiträume, die nach dem 15. Dezember 2020 beginnen, befolgen.

Vor der Veröffentlichung von ASC 350-40 gab es zwei unterschiedliche Bilanzierungsmethoden für Softwareverträge:

1. Verträge, die eine Softwarelizenz enthalten: Unternehmen können die Kosten für die Softwarelizenz und die Implementierungskosten aktivieren.
2. Verträge, die nur eine Softwarelizenz enthalten: Die Richtlinien waren etwas unklarer.

Bei Cloud-Computing-Verträgen erwirbt der Käufer häufig eine Dienstleistung und keine Lizenz. Aufgrund der Unklarheit in den Richtlinien war es üblich, alle Kosten im Zusammenhang mit diesen Verträgen als angefallene Kosten zu behandeln, was dazu führte, dass Unternehmen die Möglichkeit verpassten, bestimmte Gebühren zu aktivieren.

Infolgedessen schien der Kauf von On-Premise-Software eine attraktivere Entscheidung für die Bilanz eines Unternehmens zu sein. Der Kauf eines SaaS-Produkts kann jedoch weitreichende Vorteile haben, die die Bedenken der Gewinn- und Verlustrechnung in den Schatten stellen. Das FASB hat ASC 350-40 herausgegeben, teilweise in Anerkennung der Tatsache, dass der Mangel an Klarheit im Standard diese Kaufentscheidungen in unfairer Weise beeinflusst hat. Die neue Leitlinie klärt die Behandlung von Cloud-Computing-Vereinbarungen – mit und ohne Softwarelizenzen. Lesen Sie unseren Blog mit einer ausführlicheren Erläuterung der neuen Richtlinie sowie einem Schritt-für-Schritt-Beispiel für die Bilanzierung von Dienstleistungsverträgen, einschließlich Journaleinträgen.

Bilanzierung von Abonnement-basierten Informationstechnologie-Vereinbarungen für staatliche Stellen

Wie private Organisationen gehen auch staatliche Stellen bei der Bilanzierung von Cloud-Computing-Verträgen sehr unterschiedlich vor. Im Jahr 2020 veröffentlichte das GASB Statement No. 96, Subscription-Based Information Technology Arrangements, (GASB 96), das die erste Leitlinie für die Berichterstattung staatlicher und lokaler Behörden über Softwareverträge darstellt. Die neuen Regeln gelten für alle Berichtszeiträume, die nach dem 15. Juni 2022 beginnen.

Der Leitfaden umreißt die Definition einer abonnementbasierten IT-Vereinbarung (SBITA) als „einen Vertrag, der die Kontrolle über das Recht zur Nutzung der IT-Software eines SBITA-Anbieters, allein oder in Kombination mit Sachanlagen (den zugrunde liegenden IT-Vermögenswerten), wie im Vertrag festgelegt, für einen bestimmten Zeitraum in einem Austausch oder einer austauschähnlichen Transaktion überträgt.“ Um einfach festzustellen, ob Ihre Verträge der Definition entsprechen, verwenden Sie unser kostenloses SBITA-Identifizierungstool.

Die in GASB 96 dargelegten Berichterstattungsanforderungen entsprechen denen von GASB 87, dem Leitfaden der Regierung für die Berichterstattung über Leasingverhältnisse. Staatliche Stellen müssen einen Vermögenswert für Nutzungsrechte und eine entsprechende Verbindlichkeit für Nutzungsrechte ausweisen. Der Standard enthält auch Leitlinien für Barauslagen, wie z. B. Implementierungsgebühren, um künftige Unterschiede bei der Berichterstattung über Nicht-Abonnementkosten zu vermeiden.

IFRS und Cloud-Computing-Verträge

Im Gegensatz zu FASB und GASB hat das IASB beschlossen, die Festlegung eines neuen Standards für Cloud-Computing-Verträge nicht in seinen Arbeitsplan aufzunehmen. Das Interpretationskomitee des Boards hat festgestellt, dass die derzeitigen Leitlinien in IAS 38, IFRS 15 und IAS 1 ausreichend sind, um SaaS-Verträge, einschließlich Anpassungs- und Konfigurationskosten, zu behandeln. Dies ist eine vorläufige Entscheidung der Agenda, und das Interpretations Committee nimmt Kommentare bis zum 15. Februar 2021 entgegen.

Ein Blick in die Zukunft

Die Änderungen des FASB und des GASB bei der Bilanzierung von Cloud-Computing-Vereinbarungen dürften für Buchhalter eine gewisse Erleichterung bedeuten. Da immer mehr Software in der Cloud gehostet wird, ermöglichen diese Aktualisierungen den Unternehmen, fundierte Entscheidungen über potenzielle Softwareinvestitionen zu treffen, ohne durch Unklarheiten über die bilanzielle Behandlung des Kaufs behindert zu werden.

Im Gegensatz dazu wird die Behandlung eingebetteter Leasingverhältnisse auf einer laufenden Basis mehr Laufarbeit erfordern. Sie werden Prozesse implementieren müssen, die es Ihnen ermöglichen, neue Verträge zu bewerten und die Kosten für Leasing und Nicht-Leasing zu identifizieren.

Die neuen Standards für Cloud Computing bieten Einfachheit und Klarheit, während die Standards für Leasingverhältnisse die Dinge komplizierter machen. Die Boards geben ein wenig und sie nehmen ein wenig.