Der vollständige Leitfaden für die Prüfung der Kreditorenbuchhaltung

Die Prüfung der Kreditorenbuchhaltung kann oft entmutigend wirken. Unternehmen ziehen es vor, sich auf die Zukunft zu freuen und sich nicht mit der Vergangenheit zu befassen. Aber lassen Sie sich nicht von Ihren Ängsten zurückhalten. Eine Rechnungsprüfung kann Betrug, Fehler und andere Probleme aufdecken, die Ihr Unternehmen gefährden könnten, und Ihnen langfristig wertvolle Zeit und Geld sparen.

Wenn sie richtig durchgeführt wird, bestätigt eine Rechnungsprüfung nicht nur, ob Sie sich an die Regeln halten, sondern sie zeigt auch, wie Sie Ihr Unternehmen effizienter führen können. Denken Sie daran, dass es nicht mehr nötig ist, einen externen Prüfer zu bezahlen, der tagelang Ihr Papierarchiv durchforstet. Intelligente Softwarelösungen speichern alle Ihre Daten an einem Ort, so dass Sie mit einem Knopfdruck eine umfassende Rechnungsprüfung durchführen können.

AP-Prüfungen: Warum sie wichtig sind

Ein AP-Audit ist, einfach gesagt, eine unabhängige und systematische Untersuchung der Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens. Dabei wird überprüft, ob Ihre Transaktionen ordnungsgemäß erfasst werden und ob diese Aufzeichnungen ein genaues Bild Ihres Unternehmens vermitteln. Ein gut vorbereiteter Prüfungsbericht zeigt Ihnen, wie es um Ihr Unternehmen bestellt ist und wo Sie sich verbessern können.

Für viele Unternehmen in den USA sind Prüfungen der Kreditorenbuchhaltung keine Option. Seit der Einführung des Sarbanes-Oxley Act im Jahr 2002 müssen die meisten börsennotierten Unternehmen ihre Unterlagen einer externen Prüfung unterziehen. Die Prüfer kontrollieren, ob die Unternehmensunterlagen den in den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) festgelegten Standards entsprechen. Obwohl die Einhaltung der Vorschriften zusätzliche Arbeit für die Unternehmen bedeutet, sind groß angelegte Unternehmensskandale heute viel unwahrscheinlicher als in der Vergangenheit.

Viele Finanzfachleute betrachten AP-Prüfungen als ein notwendiges Übel. Buchhaltungsprüfungen können Fehler, Betrug oder andere Probleme aufdecken, die Mitarbeiter in Schwierigkeiten bringen könnten. In der Praxis gibt es keinen Grund, sich davor zu fürchten, es sei denn, Sie haben tatsächlich etwas zu verbergen. Behandeln Sie Audits wie eine Sicherheitsinspektion für ein Fahrzeug – Sie würden ja auch wissen wollen, ob Ihre Bremsen zu versagen drohen, oder?

AP-Auditing 101: Ein Leitfaden für Einsteiger

Es gibt keine feste Methode zur Durchführung eines AP-Audits. Die Prüfer wählen ihre Methoden je nach Größe und Form eines bestimmten Unternehmens und der gewünschten Gründlichkeit der Prüfung aus. Die Umsetzung der GAAP-Vorschriften ist von Staat zu Staat unterschiedlich, wobei einige Staaten Aktiengesellschaften die Veröffentlichung zusätzlicher Berichte gestatten, die nicht den GAAP-Standards entsprechen müssen.

Trotz dieser Unterschiede prüfen die Prüfer im Allgemeinen die Vollständigkeit, Gültigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und sehen nach, ob der Saldo der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen in der Jahresbilanz ordnungsgemäß ausgewiesen wurde. Damit wird bestätigt, dass die Aufzeichnungen des Unternehmens tatsächlich ein genaues Bild der Geschäftstätigkeit vermitteln.

Eine Prüfung der Kreditorenbuchhaltung besteht in der Regel aus vier Phasen: Planung, Vor-Ort-Arbeit, Prüfungsbericht und Nachbereitung.

Planung einer Prüfung der Kreditorenbuchhaltung

In der Planungsphase benachrichtigen die Prüfer das Unternehmen, dass eine Prüfung bevorsteht. Der nächste Schritt ist in der Regel eine formelle Besprechung, in der der Umfang und die Ziele der Prüfung erörtert werden. Auf der Grundlage dieses Treffens erstellt der Prüfer einen Plan für die eigentliche Prüfung.

Prüfungsverfahren für die Kreditorenbuchhaltung

In der Feldarbeitsphase stürzen sich die Prüfer in die Arbeit. Sie verbringen mehrere Tage oder Wochen damit, die Unterlagen des Unternehmens zu sichten, bevor sie ihre Daten in einem Bericht zusammenstellen, der ihre Feststellungen und die Bewertung dieser Feststellungen zusammenfasst.

Berichterstattung über die Prüfung der Kreditorenbuchhaltung

Nach Abschluss der Feldarbeit werden die Feststellungen in den endgültigen Prüfungsbericht aufgenommen.

Nachbereitung der Prüfung der Kreditorenbuchhaltung

Nur weil der Bericht fertiggestellt wurde, bedeutet das nicht, dass die Arbeit beendet ist. Der letzte Schritt besteht darin, dass der Prüfer nach einem Jahr eine Nachprüfung durchführt, um zu kontrollieren, ob die gewünschten Ergebnisse erzielt wurden.

Wie Sie Ihre Prüfung zu einem Kinderspiel machen

Auch wenn wir im digitalen Zeitalter angekommen sind, werden viele Rechnungsprüfungen immer noch von Hand durchgeführt. Wenn Sie den Anblick eines Prüfers, der nach einer Rechnungsnadel in einem Heuhaufen aus Papier sucht, nicht ertragen können, sind Sie nicht allein. Zum Glück gibt es jetzt eine effizientere Methode zur Durchführung von Prüfungen. Die elektronische Rechnungsstellung und der elektronische Zahlungsverkehr machen es zum Kinderspiel.

Die Umstellung auf eine Software zur Automatisierung der Rechnungsstellung sorgt für schnellere, billigere und einfachere Prüfungen, da Ihre Unterlagen leichter zu finden sind. Da die Prüfer nur Lesezugriff auf Ihre Unterlagen haben, kann ihre Arbeit in nur zwei oder drei Stunden erledigt sein, im Gegensatz zu den Tagen oder Wochen, die sie in Ihrem Büro verbringen würden, wenn sie die Buchhaltung auf herkömmliche Weise prüfen würden.

Sind Sie immer noch unsicher, ob Sie sich von Ihren Papierunterlagen trennen sollen? Denken Sie daran, dass reine Papierunterlagen nur eine Illusion von Kontrolle bieten. Aufzeichnungen können verlegt, versehentlich geschreddert werden oder einfach verloren gehen. Papier ist eigentlich das Gegenteil von Effizienz: Es macht den Rechnungs- und Zahlungsprozess weniger sichtbar und damit schwerer nachvollziehbar.

Betrugsaufdeckung bei einer Rechnungsprüfung

Wenn Sie immer noch nicht überzeugt sind, dass eine automatisierte Lösung für die Kreditorenbuchhaltung das Richtige für Sie ist, bedenken Sie einen der Hauptzwecke von Rechnungsprüfungen: die Aufdeckung von Betrug. Kreditorenbuchhaltungsabteilungen sind besonders anfällig für Betrug, da sie ein hohes Transaktionsvolumen verarbeiten. Die Association of Certified Fraud Examiners schätzt, dass ein durchschnittliches Unternehmen 5 % seiner jährlichen Einnahmen durch Betrug verliert.

Die banalste Form des Betrugs ist die Manipulation von Rechnungen. Wenn eine Rechnung mit Korrekturflüssigkeit behandelt wurde oder wichtige Informationen fehlen, sollten die Alarmglocken schrillen. Das Gleiche gilt für doppelte oder fotokopierte Rechnungen. Die Einführung einer automatisierten elektronischen Rechnungsstellungslösung ist der einfachste Weg, um diese Arten von Betrug der Vergangenheit angehören zu lassen.

Andere Arten von Betrug können schwieriger zu erkennen sein. Betrüger wissen, dass Rechnungsprüfer nicht die Zeit haben, jede einzelne Rechnung zu prüfen, was Möglichkeiten für eine erfolgreiche Manipulation von Informationen bietet. Auch hier kann die Automatisierung für zusätzliche Sicherheit sorgen. Automatisierte Verfahren schaffen einen sofortigen Prüfpfad und erleichtern die Suche nach gängigen Betrugsindikatoren wie Rechnungen, die knapp unter dem genehmigten Betrag liegen, Rechnungen mit gerundeten Beträgen und Lieferanten mit Postfachadressen. Kein System ist vollkommen betrugssicher, aber digitale Lösungen machen es einfacher, Betrug zu erkennen und zu verhindern.

Mit einer starken Kreditorenbuchhaltungsabteilung braucht man die Buchhaltungsprüfungsverfahren nicht mehr zu fürchten. Durch die Digitalisierung wird die Rechnungsprüfung schneller, einfacher und billiger. Vor allem aber wird es ein Kinderspiel, den Überblick zu behalten, und Sie haben mehr Zeit für fortschrittliche Strategien – wie die Planung der finanziellen Zukunft Ihres Unternehmens.