In fast allen Zeitmanagement-Ratschlägen, die Sie je gelesen haben, wird betont, wie wichtig es ist, mehr Zeit für wichtige Aufgaben aufzuwenden und weniger oder gar keine Zeit für alles, was Sie von Ihren Produktivitätszielen ablenkt.
Aber was wäre, wenn Sie einen Schritt weiter gehen und Ihre Zeit auf der Grundlage von hochwertigen Aufgaben und geringwertigen Aktivitäten aufteilen könnten?
Die 60-30-10-Regel kann genau das für Sie tun und Ihnen einen Rahmen für die Aufteilung Ihrer Zeit auf Ihre Aufgaben geben.
Diese Regel gibt Ihnen eine Struktur vor, die Ihnen eine bessere Vorstellung davon vermittelt, welche Aufgaben zu welcher Tageszeit zu erledigen sind.
60 % ist die oberste Stufe, 30 % ist die mittlere Stufe und 10 % ist die untere Stufe.
Die 60-30-10-Regel bedeutet, dass Sie 60 % Ihres Arbeitstages für hochwertige Tätigkeiten aufwenden, 30 % für Aufgaben mit geringem Wert, die Sie dennoch Ihren Zielen näher bringen, und 10 % für andere Tätigkeiten, die Ihnen bei der Vorbereitung auf morgen helfen können.
Wenn Sie mit dem Investieren vertraut sind, können Sie sich dieses Zeitmanagementmodell als eine Aufteilung Ihres Zeitportfolios auf verschiedene Aufgaben vorstellen.
60% für hochwertige Aufgaben
Es wird immer mehr zu tun geben, als Sie Zeit haben, sie zu erledigen. „Wenn Sie dem, was Ihre Aufmerksamkeit hat, nicht die nötige Aufmerksamkeit schenken, wird es mehr von Ihrer Aufmerksamkeit in Anspruch nehmen, als es verdient“, sagt David Allen in seinem Buch Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity.“
Es ist leicht, sich über Aufgaben aufzuregen und zu versuchen, sich jeden Tag zu viel vorzunehmen, aber wenn Sie das tun, werden Sie Ihre Energie überall vergeuden, ohne Ihre wichtigsten Aufgaben für den Tag zu erledigen.
Um Ihre Ergebnisse zu verbessern und mehr zu erledigen, trennen Sie Ihre hochwertige Arbeit von allen anderen Aktivitäten. Mindestens 60 Prozent Ihres Tages sollten Sie für Ihre hochwertigen Aufgaben aufwenden.
„Sie müssen entscheiden, was Ihre höchsten Prioritäten sind, und den Mut haben, angenehm, lächelnd und nicht entschuldigend „Nein“ zu anderen Dingen zu sagen. Und das geht nur, wenn man ein größeres Ja in sich trägt“, argumentiert Stephen Covey, der für sein populäres Buch „Die 7 Gewohnheiten hocheffektiver Menschen“ bekannt ist.
Hochwertige Aufgaben tragen zu Ihrem langfristigen Auftrag, Ihren Werten und Zielen bei. Das sind Dinge wie das Buch, das Sie schreiben wollen, die Präsentation, die Sie für eine Beförderung halten wollen, die Verkaufsgespräche und das Unternehmen, das Sie gründen wollen.
Für jedes große Ziel bestimmen Sie die einzelnen Aufgaben und wählen aus, worauf Sie sich an diesem Tag konzentrieren wollen. Erledigen Sie das gleich am Morgen, wenn Sie am aktivsten sind.
Um hochwertige Ergebnisse zu erzielen, müssen wir den Aufgaben den Vorrang geben, die am Ende ein wertvolles und kostbares Ergebnis liefern.
Um mehr hochwertige Arbeit zu leisten, werfen Sie einen Blick auf alles, was Sie auf dem Teller haben. Untersuchen Sie Ihre Mikroaktivitäten oder Aufgaben/Leistungen. Stehen sie im Einklang mit dem größeren Bild dessen, was Sie zu erreichen versuchen? Wählen Sie das aus, was Sie für das Wesentlichste halten, schaffen Sie Platz und arbeiten Sie nur an Ihren wichtigsten messbaren und erreichbaren Zielen – es geht darum, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die einen Mehrwert schaffen.
30% mittelschwere bis geringwertige Aktivitäten
Werden Sie 30 % Ihrer Zeit für dringende, aber nicht unbedingt wichtige Aufgaben aufwenden.
Die Bearbeitung von E-Mails, das Organisieren von Dateien, die Beantwortung von Telefonanrufen, das Senden von Statusmeldungen an das Team, das Schreiben von Berichten und einige Besprechungen fallen in diese Kategorie.
Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail öffnen, müssen Sie eine Entscheidung treffen, wodurch Ihr Arbeitsfluss unterbrochen wird. Das Problem ist, dass jede einzelne E-Mail über die nächsten Minuten, die nächste Stunde oder sogar den ganzen Tag entscheiden kann.
Mittelschwere Aufgaben können dringend erscheinen, aber wenn sie nicht direkt zu Ihrem Endziel beitragen, sollten Sie sie erst nach der Erledigung hochwertiger Aufgaben erledigen.
Betrachten Sie diese Kategorie als Wartungsaufgaben. Wenn Sie sie völlig vernachlässigen, werden Sie Probleme bekommen, aber Sie wollen sich nicht auf Kosten wichtigerer Aufgaben auf sie konzentrieren.
Wer will schon den größten Teil seiner Arbeitszeit der Beantwortung von E-Mails oder der Bezahlung von Rechnungen widmen? Einige geringwertige Aufgaben lassen sich leicht automatisieren. Wenn Sie sich dabei ertappen, dass Sie jeden Tag immer wieder dasselbe tun, finden Sie einen Weg, es zu automatisieren und die freie Zeit für etwas anderes zu nutzen.
Ob es sich um Terminplanung, Bestätigungen oder Standardvereinbarungen handelt, es gibt wahrscheinlich Apps, die Sie verwenden können.
Wir müssen verhindern, dass solche Aufgaben unser Leben in Beschlag nehmen, damit wir Zeit haben, die wirklich großen Herausforderungen anzugehen, die einen wirklichen Unterschied für unsere Arbeit machen können.
Wenn Sie es sich leisten können, weniger Zeit für diese Tätigkeiten aufzuwenden, um sie in das zu investieren, was am wichtigsten ist, reduzieren Sie den prozentualen Anteil der Zeit, die Sie für diese Kategorie aufwenden, und erledigen Sie mehr hochwertige Arbeit.
10% weniger sollten morgen einen Unterschied machen
Wie Sie den Tag beenden, ist entscheidend, denn es hat viel damit zu tun, wie Sie den nächsten Tag beginnen. Aufgaben in dieser Kategorie sind Dinge, die keinen wirklichen Wert für Ihre Arbeit, Ihre Vision oder Ihr langfristiges Ziel haben, Ihnen aber helfen können, morgen einen besseren Start zu haben.
Es gibt Menschen, die weniger als 10 % ihrer Zeit für diese Stufe aufwenden. Das hängt von Ihrem persönlichen Zeitplan ab. Es liegt an Ihnen.
Außerhalb wichtiger Arbeitstätigkeiten haben manche Menschen andere Aufgaben, die sie erledigen müssen, die sie aber in den ersten Stunden des Tages nicht rechtfertigen können.
Sie können diese Ebene nutzen, um eine neue Aufgabenliste zu erstellen oder die alte zu bewerten – vergewissern Sie sich, dass Sie bei diesen Aktivitäten da sind, wo Sie sein müssen, und dass Sie so viel wie möglich erreicht haben. Wenn nicht, machen Sie einen besseren Plan für morgen.
Sie könnten auch Ihren Zeitplan für den nächsten Tag überprüfen. Oder nutzen Sie einen Teil der Zeit, um aufzuräumen. Bevor Sie aus der Tür gehen, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um den Müll zu entsorgen, Ihren Papierkram zu ordnen und Ihren Schreibtisch aufzuräumen. Das gibt Ihnen das Gefühl eines Neuanfangs, wenn Sie am nächsten Morgen ankommen.
Wenn Sie keinen Plan für Ihren Heimweg haben, können Sie Dinge einplanen, die Sie während des Pendelns tun können – was Sie lesen, Podcasts hören, um sich nach einem anstrengenden Tag zu entspannen.
Natürlich können diese Kategorien geändert werden, um Ihre individuelle Situation und Ihren Zeitplan zu berücksichtigen. – Sie können sie in 50-30-20 oder 70-20-10 ändern, je nach Ihren persönlichen Umständen.
Wenn Sie Prioritäten setzen und Ihre Zeit optimieren, haben Sie mehr Zeit, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist – Sie können in weniger Zeit mehr erreichen. Die Idee ist, sich selbst für einen optimalen Erfolg zu rüsten, indem Sie Ihre Aufgaben nach der besten Nutzung Ihrer Zeit kategorisieren.