Die besten Softwarelösungen für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Ob Sie gerade erst mit der Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung beginnen oder nach einer neuen Technologie suchen, um Ihre bestehenden Automatisierungsbemühungen zu verbessern, der Markt kann mit einer Vielzahl von Lösungen, Automatisierungssoftware und Tools sehr verwirrend sein. Dieser Leitfaden soll Ihnen helfen, die beste Softwarelösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung für die Anforderungen Ihres Unternehmens zu finden, zu bewerten und auszuwählen. Es ist wichtig zu beachten, dass es in diesem Leitfaden darum geht, die Funktionen der Kreditorenbuchhaltungssoftware zu berücksichtigen, die für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind.

Schritt Nr. 1: Definieren Sie Ihren Umfang

Es kann viel zu einfach sein, den Umfang Ihres Projekts als das Ergebnis zu betrachten, das Sie zu erreichen hoffen. Vielleicht denken Sie: „Ich suche eine Lösung, die unsere Kreditorenbuchhaltung beschleunigt und automatisiert und mir das Leben in der Buchhaltung etwas leichter macht.“ Obwohl dies ein vernünftiges Ziel ist und mit mehreren modernen Lösungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung erreicht werden kann, sollten Sie für diesen ersten Schritt etwas mehr Zeit und Überlegung aufwenden, da er Ihnen helfen wird, den Erfolg Ihres bevorstehenden Projekts zu definieren.

Zur Einführung hier ein kurzer Überblick über die wichtigsten Schritte der Rechnungsverarbeitung, damit Sie feststellen können, welche Bereiche Sie verbessern wollen:

1. Rechnungseingang und Datenerfassung
2. Rechnungsworkflow und -genehmigung
3. Lieferantenzahlung

Rechnungsverarbeitung ist nicht dasselbe wie E-Invoicing, noch Lieferantenportale oder komplexe Beschaffungssysteme. Diese Arten von Lösungen können Ihnen in gewisser Weise helfen, effizienter zu arbeiten, aber sie unterstützen nicht den Kern des Kreditorenprozesses. Wenn die Kreditorenbuchhaltung für Sie oberste Priorität hat, sollten Sie sich auf eine Lösung konzentrieren, die diese drei Schritte bewältigen kann:

1. Rechnungsempfang: Papier, pdf, xml… alle Daten in einem Format

Wie empfangen Sie heute Lieferantenrechnungen? Papier per Post, PDF per E-Mail und/oder elektronische Rechnungen? Eine gute Scan- und Datenerfassungslösung übernimmt die Aufgabe, alle Rechnungen unabhängig von ihrem Format in standardisierte Daten zu konsolidieren, die in Ihren digitalen AP-Workflow eingegeben werden können. Dieser Service kann ausgelagert, als Teil der Lösung zur Automatisierung der Eingangsrechnungen oder als eigenständiges System erworben werden. Im letzteren Fall ist es entscheidend, dass eine solide Verbindung zwischen Ihrer Erfassungslösung und allen anderen Systemen besteht.

1. Rechnungs-Workflow: Beschleunigen Sie die Verarbeitung durch Beseitigung manueller Aufgaben

Die eigentliche Verarbeitung einer Rechnung umfasst je nach Art der Rechnung unterschiedliche Aufgaben. Rechnungen, die sich auf einen Einkauf beziehen, müssen kodiert, verteilt und genehmigt werden. Rechnungen, die sich auf eine Bestellung beziehen, müssen mit einer Bestellung verknüpft, die Daten auf Zeilenebene abgeglichen und festgestellte Abweichungen zur Überprüfung und Genehmigung verteilt werden. Mit einer modernen Lösung zur Automatisierung von Eingangsrechnungen kann jede dieser Aufgaben in hohem Maße automatisiert werden. Wenn Sie erwägen, sich ausschließlich auf die vorhandenen Workflow-Funktionen Ihres ERP-/Finanzsystems zu verlassen, sollten Sie prüfen, ob diese für die Bereitstellung einer effektiven Lösung für die berührungslose Rechnungsverarbeitung geeignet sind. Berücksichtigen Sie den IT-Aufwand und den laufenden Support für die Konfiguration und Pflege nativer Workflows in Ihrem Business Case, Ihrer ROI-Analyse und Ihren Erfolgskennzahlen.

1. Lieferantenzahlung: Sichere und schnelle Zahlungen für bessere Lieferantenbeziehungen

Wenn die Rechnung im Kreditorenbuchhaltungs-Workflow bearbeitet und genehmigt wurde, wird sie im ERP-System zur endgültigen Buchung und Zahlung verbucht. Die beste Softwarelösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung hilft Ihnen, die Rechnungsbearbeitung zu beschleunigen, um eine schnellere Zahlung an Ihren Lieferanten zu ermöglichen. Wenn Sie sich für eine externe Kreditorenbuchhaltungslösung entscheiden, erfolgt die Verarbeitung außerhalb Ihres ERP-Systems. Daher ist es wichtig, dass die von Ihnen gewählte Lösung über eine nahtlose und solide Integration in das ERP-System verfügt, um einen nahtlosen und sicheren Informationsfluss zwischen den beiden Systemen zu gewährleisten.

Der Projektumfang sollte sich an den Bedürfnissen und Herausforderungen Ihres Unternehmens orientieren. Dabei ist es wichtig, klar definierte Ziele zu setzen und innerhalb des Projektumfangs zu bleiben. Eine der größten Fallstricke bei einer Initiative zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist das Hinzufügen von Unterprojekten in verwandten Bereichen zum Projektumfang, z. B. dynamische Rabatte, Lieferantenportale, elektronische Rechnungsstellung usw. Diese können als separate, zusätzliche Initiativen betrachtet werden, aber ihr Erfolg hängt davon ab, dass Sie zuerst Ihr AP-Haus in Ordnung bringen.

Beispiele für spezifische und messbare Projektziele sind:

• Verkürzung der Vorlaufzeit für die Rechnungsbearbeitung um X%
• Erreichen einer vollautomatischen – berührungslosen – Bearbeitung von Rechnungen auf Bestellbasis um Y%
• Reduzierung der harten Kosten, die durch verspätete Lieferantenzahlungen entstehen, um Z

Schritt #2: Erfassen Sie den aktuellen Kreditorenprozess, um Ihren Bedarf zu ermitteln

Der Kreditorenprozess besteht in der Regel aus zwei verschiedenen Arbeitsabläufen, die von der Art der Rechnung abhängen: Bearbeitung von Spesenrechnungen ohne Bezug zu einer Bestellung und Bearbeitung von Rechnungen für Direktausgaben, die mit einer Bestellung und einem Wareneingangsschein im ERP- und/oder Beschaffungssystem abgeglichen werden.

Der Schlüssel liegt hier darin, Ihren aktuellen Prozess zu betrachten und sich darauf zu konzentrieren, wo Ihre Schmerzpunkte liegen, damit Sie sicherstellen können, dass die von Ihnen ausgewählte Lösung diese entscheidenden Bereiche anspricht und nicht weniger problematische Abschnitte, die „nice to have“ wären. Beginnen Sie diesen Schritt, indem Sie das Verhältnis von PO- zu Nicht-PO-Rechnungen in Ihrem Unternehmen ermitteln. Stellen Sie dann fest, wie Sie diese Arbeitsabläufe heute handhaben – wie viele Personen sind daran beteiligt, welche Schritte sind manuell und welche automatisiert, und was sind die Hauptprobleme oder Engpässe in jedem Prozessablauf? Wie archivieren Sie derzeit Ihre Rechnungen nach der Verarbeitung? Im Folgenden finden Sie eine Liste der häufigsten Herausforderungen in den einzelnen Arbeitsabläufen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Herausforderungen im Arbeitsablauf für Rechnungen bei Direktausgaben (PO):

• Abgleich der Rechnungszeilen mit den entsprechenden Daten auf Bestellungen und Wareneingangsscheinen, wenn nicht alle Daten digital und/oder in einem System synchronisiert sind.
• Die Verwaltung abweichender Rechnungsdaten ist eine sehr zeitaufwändige Aufgabe, die Nachforschungen mit Lieferanten und Käufern erfordert.
• Selbst wenn ein automatischer Abgleichprozess vorhanden ist, besteht oft noch eine Herausforderung, wenn die Daten nicht perfekt übereinstimmen und eine manuelle Überprüfung erforderlich ist.
• Nicht alle Abgleichsysteme sind gleich, und dies kann erhebliche Auswirkungen auf das Niveau der berührungslosen Rechnungsverarbeitung im Vergleich zu einem höheren als dem erwarteten Eingriffsniveau haben.

Herausforderungen im Workflow für indirekte Ausgaben (Nicht-PO-Rechnungen):

• Wenn es keinen zentralen Posteingang für Lieferantenrechnungen gibt, werden diese an verschiedene Empfänger in unterschiedlichen Formaten gesendet und laufen Gefahr, in persönlichen Posteingängen oder auf Schreibtischen an verstreuten Standorten zu landen, bevor sie überhaupt in den Rechnungsprüfungsprozess eingegeben werden.
• Manuelle Bearbeitung und eine Vielzahl von Personen, die am Rechnungsstellungsprozess beteiligt sind, erhöhen das Risiko menschlicher Fehler bei der Kodierung, Genehmigung und Zahlung einer Rechnung.
• Veraltete und klobige Systeme verzögern den Rechnungsstellungsprozess und erhöhen das Risiko verspäteter – oder schlimmer noch – gar keiner Zahlungen an die Lieferanten.
• Ohne eine Lösung ist es fast unmöglich, einen Einblick in den Status einer Rechnung, in Rechnungen, die kurz vor dem Fälligkeitsdatum stehen, in die tatsächlichen Ausgaben und in Rechnungen, für die Rückstellungen gebildet werden müssen, zu erhalten.

Wenn Sie Ihre Liste der Hauptprobleme haben, die Sie durch die Einführung oder den Austausch einer Lösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung beseitigen möchten, haben Sie ein ziemlich gutes Verständnis dafür, nach welchen Schlüsselfunktionen der Kreditorenbuchhaltungssoftware Sie bei der Prüfung verschiedener Anbieter und Lösungen suchen sollten.

Schritt Nr. 3: Identifizieren Sie Systemabhängigkeiten

Das Enterprise Resource Planning (ERP)-System oder Finanzsystem ist die wichtigste Abhängigkeit, wenn Sie eine neue Lösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung in Betracht ziehen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Ihre neue Kreditorenbuchhaltungslösung über eine leistungsstarke, stabile und nahtlose Verbindung zum ERP-System verfügt, um eine mühelose Synchronisierung Ihrer Stammdaten zu gewährleisten – von Hauptbuchkonten und Zahlungsbedingungen bis hin zu Bestellungen und Steuerkennzeichen.

Wenn eine vollständige Synchronisierung eingerichtet ist, können Rechnungs-, Beschaffungs- und Buchhaltungsdaten nahtlos zwischen den Geschäftssystemen ausgetauscht werden, um den Abgleich von Rechnungsdaten mit Bestellungen, Wareneingängen und Verträgen auf Zeilenebene zu erleichtern. Für Ihre Kreditorenbuchhaltung bedeutet dies eine genaue und effiziente Rechnungsverarbeitung mit höchstem Automatisierungsgrad.

Die wichtigsten Aktionspunkte in diesem Schritt sind die Identifizierung der in Ihrem Unternehmen verwendeten ERP-Systeme sowie aller anderen Systeme, die an der Kreditorenbuchhaltung und der Bestellungsbearbeitung beteiligt sind. Erkundigen Sie sich dann intern, ob es Pläne für ein Upgrade oder eine Änderung dieser Systeme gibt, die sich auf den Zeitplan Ihres Automatisierungsprojekts auswirken könnten. Prüfen Sie die Anbieter, die Sie unter die Lupe nehmen, auf Herz und Nieren. Können sie eine stabile und starke Verbindung zu Ihrem ERP-System herstellen und sich in Ihre verschiedenen Systeme integrieren?

Schritt Nr. 4: Erfassen der IT-Anforderungen

Viele Unternehmen, die ihre Kreditorenbuchhaltung automatisieren wollen, stehen vor der Herausforderung, ein System in ihre bestehende IT-Infrastruktur zu integrieren, einschließlich des verwendeten ERP-Systems. Wenn Sie sich für eine On-Premise-Lösung entscheiden, die auf Ihren eigenen Servern gehostet wird und zahlreiche Anpassungen erfordert, wird die Implementierung eines neuen Systems schnell zu einem komplexen, zeitaufwändigen und kostspieligen IT-Projekt.

Die gute Nachricht: Es gibt einen anderen Weg. Heute gibt es viele AP-Automatisierungslösungen, die als Standard-Cloud-Service verfügbar sind. Eine standardisierte Anwendung bedeutet, dass Sie Zugriff auf die gesamte Funktionalität haben, die in einem reibungslosen und schnellen Implementierungsprojekt für Ihre Geschäftsanforderungen und -prozesse konfiguriert werden kann. Nicht die IT-Ressourcen, sondern die Business-Administratoren sind für die laufende Aktualisierung der Konfiguration verantwortlich, da sie wissen, wie Ihr Unternehmen Geschäfte mit Lieferanten abwickelt und wie diese Lieferanten Ihnen Rechnungen stellen. Ein weiterer Vorteil einer Cloud-Lösung besteht darin, dass Produkt-Upgrades regelmäßig und automatisch zur Verfügung gestellt werden, so dass Sie für Upgrade-Projekte weder das IT-Team einschalten noch externe Berater hinzuziehen müssen.

Als Kontrollpunkte für diesen Schritt sollten Sie Ihr IT-Team einbeziehen, um sicherzustellen, dass es das Projekt mit den erforderlichen Ressourcen unterstützen kann. Sie können Ihnen auch bei der Entscheidung zwischen einer On-Premise- oder einer skalierbaren Cloud-Lösung helfen. Und schließlich sollten Sie Ihr IT-Team nach den spezifischen Anforderungen in Bezug auf Systemsicherheit, Hosting und Wartung fragen.

Schritt Nr. 5: Lösungen recherchieren, prüfen und vergleichen

Nachdem Sie nun ziemlich genau wissen, welche Art von Lösung Sie benötigen und welche Herausforderungen Sie lösen wollen, ist es an der Zeit, nach der Lösung zu suchen, die Ihren ermittelten Anforderungen am besten entspricht. Es gibt einen Grund dafür, dass dieser Schritt am Ende der Liste steht: Wenn Sie mit der Suche nach Lösungen beginnen, bevor Sie eine klare Vorstellung von Ihren Bedürfnissen haben, kann es sein, dass Sie von etwas verführt werden, das auf einer schicken Website oder in einer Hochglanzbroschüre toll aussieht, in Wirklichkeit aber nicht die von Ihnen benötigte Aufgabe erfüllt.

Wie beim Kauf eines neuen Autos oder bei der Buchung der nächsten Urlaubsreise sollten Sie gründliche Recherchen über verschiedene Informationskanäle anstellen:

• Starten Sie mit Google, um potenzielle Kandidaten zu identifizieren, durchsuchen Sie deren Websites und setzen Sie Lesezeichen.
• Gehen Sie zu LinkedIn, um an Diskussionen in relevanten Gruppen teilzunehmen, und fragen Sie die Gruppenmitglieder nach ihren Erfahrungen bei der Auswahl und Implementierung einer neuen AP-Automatisierungslösung.
• Bitten Sie Ihre Kollegen oder Freunde in ähnlichen Positionen und/oder Unternehmen um Feedback und Empfehlungen zu der Lösung, die sie verwenden.

Wenn Sie Ihre enge Liste von Anbietern gefunden haben, bitten Sie sie um Fallstudien und Referenzen sowie um Live-Demos. Stellen Sie dann Ihre Top-Liste in einem einzigen Vergleichsblatt zusammen und bewerten Sie, wie gut die einzelnen Lösungen die in den Schritten 1-4 hervorgehobenen Anforderungen erfüllen.

Schritt Nr. 6: Erstellen Sie Ihren Business Case

Wenn Sie die vorangegangenen Schritte dieses Einkaufsleitfadens abgeschlossen haben, haben Sie bereits den Großteil der für die Erstellung eines Business Case erforderlichen Recherchen und Datenerhebungen durchgeführt. Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Ergebnisse zusammenzufassen und sicherzustellen, dass Sie die relevanten Informationen den richtigen Interessenvertretern und Entscheidungsträgern präsentieren.

Wie Sie Ihren IT-Stakeholdern etwas verkaufen

Ihre IT-Stakeholder müssen wissen, welche Auswirkungen die neue Lösung auf ihr Unternehmen haben wird, und zwar sowohl hinsichtlich der Implementierung, einschließlich der Integration in die bestehende IT-Infrastruktur, als auch hinsichtlich der laufenden Wartung. Um die Zustimmung der IT-Abteilung zu erhalten, müssen sie also wissen:

• Welche Ressourcen werden vom IT-Team während der Implementierung benötigt?
• Wird die Lösung laufende Unterstützung durch die IT-Abteilung in Form von Wartung und regelmäßigen Upgrades erfordern?
• Wie unterstützt die Lösung künftige Änderungen in der Geschäfts- oder IT-Infrastruktur?

Wie in Schritt 4 erläutert, können Sie bei der Wahl einer Cloud-basierten Lösung viele der Punkte des IT-Teams ankreuzen, da diese Ihnen eine einfache Integration, keine interne Wartung und automatische Produkt-Upgrades bietet. In der Tat werden Sie wahrscheinlich Ihrem IT-Manager helfen, Zeit für Kerngeschäftsprojekte freizumachen, indem Sie alte, vor Ort installierte Lösungen durch einen Cloud-Service ersetzen.

Wie Sie Ihren Finanzakteuren etwas verkaufen können

Für Ihre Finanzakteure wird es hauptsächlich darum gehen, zu rechnen und sicherzustellen, dass Sie einen schnellen und glaubwürdigen ROI präsentieren können. Die Finanzverantwortlichen wollen aber auch die Gewissheit haben, dass es sich um ein Projekt mit geringem Risiko handelt, weshalb es sehr wichtig ist, Vertrauen zu schaffen und eine Lösung zu präsentieren, die sich bewährt hat. In diesem Zusammenhang sollten Sie sicherstellen, dass Sie Fallstudien oder Referenzgespräche mit Unternehmen, die die Lösung bereits einsetzen, zur Hand haben, um die Glaubwürdigkeit des Anbieters und Ihres Geschäftsvorhabens zu belegen.

Plus, eine moderne Softwarelösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung trägt zu einer besseren Transparenz der Ausgaben und einer genaueren Berichterstattung über Cashflow und Periodenabgrenzung bei. Und die richtigen Funktionen einer Kreditorenbuchhaltungssoftware zaubern mit Sicherheit ein Lächeln auf das Gesicht eines jeden Finanzchefs.

Do the math – ROI

Wenn es um die ROI-Berechnung geht, müssen Sie einige Datenpunkte sammeln:

1. Lösungskosten: Es ist entscheidend, dass Sie ein vollständiges und detailliertes Bild haben, damit Sie die Gesamtbetriebskosten berechnen können. Fragen Sie Ihren Anbieter:

• Werden Sie Lizenzkosten oder ein monatliches Abonnement zahlen? Wonach richten sich diese Kosten – nach der Anzahl der Rechnungen, der Benutzer oder nach etwas anderem?
• Was werden die Kosten für Produkt-Upgrades in den nächsten Jahren sein?
• Wie hoch sind die Implementierungskosten und wie viel Unterstützung wird von Ihrem internen IT-Personal während der Implementierung benötigt?
• Welche Kosten sind für den laufenden Support und die Wartung zu erwarten?

1. Harte Einsparungen, z.B.:

• Reduzierung des Personalbestands und/oder Skalierung der bestehenden Organisation zur Bewältigung größerer Aufgaben.
• Vermeidung von Gebühren für Zahlungsverzug, verlorene oder doppelte Zahlungen und Einsparungen durch Skonti.
• Reduzierung der Kosten für die Bearbeitung von Papierrechnungen (Scannen, Versand, Archivierung).
• Entfall interner Ressourcen für die Wartung alter Systeme.

1. Weiche Einsparungen, wie z.B.:

• Zeiteinsparungen im gesamten Unternehmen (z.B. Budgetverantwortliche, die Schreibarbeiten erledigen, und Mitarbeiter der Buchhaltung, die sich mit Lieferanteneskalationen befassen).
• Freisetzung von Ressourcen in der Buchhaltung für mehr wertschöpfende Aufgaben.
• Verbesserte Einblicke in den AP-Prozess, die eine rechtzeitige und genauere Unterstützung für Finanzprognosen, Cashflow und Periodenabgrenzung ermöglichen.
• Verbesserte Lieferantenbeziehungen.
• Bessere organisatorische Flexibilität bei geschäftlichen Veränderungen wie Fusionen, Übernahmen und internationalen Expansionen.

Bitten Sie Ihren Anbieter, Ihnen bei der Erfassung und dem Benchmarking all dieser Zahlen zu helfen und alles in einer Tabelle zusammenzustellen, die Sie Ihren internen Stakeholdern präsentieren können.