Aus irgendeinem Grund, den ich nie herausfinden kann, verwenden viele Leute Word, ohne jemals Formatvorlagen anzuwenden, um die Formatierung zu erleichtern. Sie machen einfach weiter und ändern Schriftart und Absätze im Menü „Format“ und fügen Aufzählungszeichen, Schattierungen, Tabulatoren und Spalten spontan hinzu.
Aber wenn Sie dies in einem Bericht 20 Mal mit jeder Überschrift oder Zwischenüberschrift und 50 Mal für alle Textabsätze tun, wird es mühsam und lenkt Sie von dem ab, was Sie schreiben, und verlangsamt Ihren Fortschritt. Es ist sinnvoller, diesen Vorgang zu automatisieren und eine Formatvorlage auf Ihren Text anzuwenden, die Sie auch wirklich verwenden wollen.
Wenn Sie Text eingeben, speichert Word ihn mit Formatierungsinformationen. Kurz gesagt, jedes Mal, wenn Sie Text in Word eingeben, verwenden Sie eine Formatvorlage. Wenn Sie die Formatvorlage nicht ändern, wird Ihr Text mit der Standardformatvorlage „Normal“ dargestellt, die – sofern sie nicht von jemandem geändert wurde – auf Times New Roman, 12 Punkt, eingestellt ist. Wenn Sie in Word 2003 Ad-hoc-Änderungen an Ihrem Text vornehmen, werden nach und nach neue Formatvorlagen erstellt. Word 2003 gibt ihnen einprägsame kleine Namen, die Sie in Ihrer Formatvorlagenliste sehen können, Namen wie diesen:
Normal + Erste Zeile: .5″, Vorher: 12 pt, Nachher: 12 pt.
Dieses improvisierte Herumhantieren mit der Formatierung kann Ihre Formatvorlagenliste (über die ich zufälligerweise gerade sprechen wollte) zu einem regelrechten Hundefrühstück machen.
Einrichten von Formatvorlagen
Eine Formatvorlage ist ein Bündel von Formatierungsinformationen, das auf hervorgehobenen Text so oft wie nötig in einem Dokument angewendet werden kann. In Word 2003 können diese Formatvorlagen im Aufgabenbereich angezeigt werden, wie in Abbildung 1 dargestellt, indem Sie im Menü Format auf Formatvorlagen und Formatierung klicken. Im Listenfeld Anzeigen am unteren Rand des Aufgabenbereichs können Sie die Untergruppe der Formatvorlagen auswählen, die Sie anzeigen möchten. Um die Unübersichtlichkeit zu verringern, wähle ich in der Regel Verfügbare Formatierung oder Verwendete Formatierung.
Abbildung1 Formatierungsstile im Aufgabenbereich anzeigen.
In der Liste der Stile können Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Stil klicken und Ändern wählen, um seine Spezifikationen zu ändern. Das Dialogfeld „Formatvorlage ändern“ wird angezeigt (siehe Abbildung 2) und bietet Ihnen Optionen für Schriftart, Abstand und Ausrichtung, so dass Sie die Formatvorlage nach Ihren Wünschen gestalten können.
Abbildung2 Wählen Sie im Dialogfeld „Stil ändern“ die Schriftart, den Abstand und den Blocksatz aus.
Beachten Sie, dass Sie, wenn Sie in diesem Dialogfeld auf die Schaltfläche „Format“ klicken, ein Popup-Menü mit noch mehr Optionen zum Ändern des Erscheinungsbildes des Textes sehen. Sie können in diesem Menü zum Beispiel „Schrift“ auswählen, woraufhin ein neues Dialogfeld mit einigen weiteren Schriftoptionen erscheint, aus denen Sie wählen können. Dies ist ein hervorragender Zeitpunkt, um über Schriftarten und ihre Möglichkeiten zu sprechen.