Bei den kalifornischen Gesetzen über die Zahlung des letzten Gehalts wird es im Detail knifflig. Wenn ein Arbeitnehmer beispielsweise mit einer Kündigungsfrist von zwei Wochen kündigt, haben Sie normalerweise bis zum letzten Tag des Arbeitnehmers Zeit, den letzten Gehaltsscheck auszustellen – was aber, wenn Sie den Arbeitnehmer bitten wollen, während der Kündigungsfrist nicht zu arbeiten? Wann ist der letzte Gehaltsscheck fällig?
Wie sollte ein Arbeitgeber mit einer Situation umgehen, in der ein gekündigter Angestellter PTO oder Urlaubszeit im Voraus genommen hat (bevor sie aufgelaufen ist) und bereits dafür bezahlt wurde, obwohl sie noch nicht verdient wurde? Kann dies von der letzten Gehaltsabrechnung abgezogen werden?
Diese Fragen wurden von Michelle Flores während eines kürzlich abgehaltenen Webinars der CER beantwortet. Lesen Sie weiter, um diese und weitere Antworten zu erhalten.
Kalifornische Gesetze zum letzten Gehalt: Wie viel Zeit für die Auszahlung des letzten Gehalts
Q. Wie viel Zeit haben Sie, um den Arbeitnehmer nach seiner Kündigung zu bezahlen?
A.In Kalifornien muss ein Arbeitnehmer, dem gekündigt wird, sofort bezahlt werden – am Tag der Kündigung.
Q. Hat sich das Gesetz dahingehend geändert, dass der Arbeitgeber früher 72 Stunden Zeit hatte, um den letzten Lohn zu zahlen, und jetzt sofort? Oder sind es immer noch 72 Stunden, aber es wird lediglich empfohlen, sofort zu zahlen?
A.Labor Code section 201 besagt, dass Sie einem Arbeitnehmer, der entlassen wird, das Gehalt sofort nach der Entlassung zahlen müssen. Für Saisonarbeitskräfte in der Konservenindustrie gibt es einen Vorbehalt: Arbeitgeber, die Saisonarbeitskräfte in der Konservenindustrie kündigen, haben 72 Stunden Zeit, aber das ist eine sehr strenge Ausnahme. Wenn ein Arbeitnehmer hingegen kündigt, hat der Arbeitgeber 72 Stunden Zeit, um das letzte Gehalt zu zahlen. Bei einer Kündigung ist sie jedoch in der Regel sofort fällig.
Kalifornische Gesetze zum letzten Gehalt: Was ist, wenn ein Arbeitnehmer Geld schuldet?
Q. Können Sie in Bezug auf Darlehen bitte auf Endgehälter und PTO eingehen, die „geliehen“ wurden (Urlaub, der über das angesammelte oder verdiente Guthaben hinaus genommen wurde)? Dürfen wir die Löhne zurückfordern?
A.In dieser Situation ist es gleichbedeutend mit einem Lohnvorschuss. Oft steht im Handbuch, dass Gehaltsvorschüsse von einem letzten Gehaltsscheck abgezogen werden können; ich warne Arbeitgeber jedoch davor, dies zu tun. Ich empfehle, diese Vorschüsse auf ein Minimum zu beschränken und sie zu Ihrem Vorteil zu nutzen, wenn jemand ausscheidet. Unter bestimmten Umständen kann es für den Arbeitgeber vorteilhafter sein, zu erklären, dass Sie den Vorschuss nicht abziehen (und ihn somit als Geschenk an den Arbeitnehmer behandeln, ohne dass dieser eine Rückzahlung erwartet), als zu versuchen, das Geld zurückzufordern, und sicherlich weniger Risiken einzugehen.
Q. Würden Sie empfehlen, im Falle des Verzichts auf vorgezogene Urlaubs-/PTO-Zeiten/Gehälter im Gegenzug eine Freigabe von Ansprüchen zu verlangen?
A.Das kommt darauf an. In dieser Situation würde es davon abhängen, wie gut Sie die Vorschüsse dokumentiert haben, um wie viel Geld es geht und wie die Dokumentation in Bezug auf den Verzicht aussieht. Die Frage ist, ob Sie die Freigabe angemessen berücksichtigt haben, was wirklich von den jeweiligen Umständen abhängt. Es könnte möglich sein, aber es müsste ein erheblicher Betrag, ein erheblicher Zeitraum und eine vollständige Dokumentation vorliegen. Außerdem wäre eine gesonderte Unterschrift erforderlich (sie sollten irgendwo unterschrieben haben, dass sie anerkennen, dass sie dies schulden, wenn sie vor der Rückzahlung des Defizits kündigen).
California final pay laws: Wie man mit unterschiedlichen Kündigungen von Arbeitnehmern umgeht
Q. Wenn ein Arbeitnehmer in Kalifornien eine zweiwöchige Kündigungsfrist einhält, Sie aber nicht wollen, dass der Arbeitnehmer während der Kündigungsfrist arbeitet, und stattdessen beschließen, ihn vorzeitig zu entlassen, müssen Sie ihm dann am Tag der Entlassung sein letztes Gehalt auszahlen – auch wenn Sie ihn während der Kündigungsfrist bezahlen?
A.Am sichersten ist es, den Mitarbeiter an dem Tag zu bezahlen, an dem Sie ihn bitten, nicht zu arbeiten, und ihm den Rest der Kündigungsfrist auszuzahlen. Ich würde sie an dem Tag bezahlen, an dem Sie sie entlassen, denn an diesem Tag endet ihr Arbeitsverhältnis. Auch wenn sie Ihnen ihre Kündigungsabsicht an einem anderen Tag mitgeteilt haben, kündigen Sie, wenn Sie nein sagen, bereits vor dem voraussichtlichen Enddatum. Da das Arbeitsverhältnis an diesem Tag endet, sollten Sie sie an diesem Tag bezahlen, unabhängig davon, ob Sie sie bis zum Ablauf der Kündigungsfrist bezahlen oder nicht.
Ich würde sogar empfehlen, bis zum Ablauf der Kündigungsfrist zu bezahlen, denn wenn Sie dies nicht tun, könnten Sie nicht nur Ansprüche auf Arbeitslosengeld geltend machen, sondern diese Ansprüche könnten auch über das Kündigungsdatum hinausgehen. Warum das Risiko eingehen – zahlen Sie es an dem Tag, an dem Sie „Danke, aber nein danke“ sagen, und zahlen Sie es bis zum Ende der Kündigungsfrist. Und dokumentieren Sie alles genau.
Q. Wenn ein Arbeitnehmer eine lange Kündigungsfrist hat, z. B. einen Monat, und Sie ihn dennoch an dem Tag entlassen, an dem er Ihnen mitteilt, dass er gehen will (weil Sie wissen, dass er nicht mehr produktiv sein wird), sollten Sie dann die gesamte Kündigungsfrist bezahlen, die üblichen zwei Wochen, oder ihn einfach fristlos entlassen?
A.Dies muss von Fall zu Fall beurteilt werden. Ohne weitere Einzelheiten dürfte es schwierig sein, eine fristlose Kündigung zu rechtfertigen. Wenn die betreffende Person keine mangelnde Produktivität zeigt (d. h. wenn sie tatsächlich nur den Eindruck erweckt, dass sie nicht alles geben wird und Sie sie nur aus dem Umfeld herausholen wollen), empfehle ich, dass Sie sich für die Kündigung bedanken und die gesamte Kündigungsfrist durchzahlen. Auch wenn es sich dabei um eine hohe Abfindung handelt, könnte diese sonst eingefordert werden. Sie könnten zum Beispiel behaupten, dass sie die Kündigungsfrist für erforderlich hielten. Außerdem könnten sie sich arbeitslos melden, was Sie wahrscheinlich bezahlen müssten – und die Arbeitslosigkeit könnte sich über diesen Zeitraum hinaus erstrecken.
Außerdem vermitteln Sie anderen Arbeitnehmern die Botschaft, dass eine Kündigung negativ behandelt wird, was sie dazu veranlasst, dies nicht mehr zu tun. Allein die Vermeidung dieses letzten Punktes kann den Aufwand wert sein. Ohne weitere Details zu kennen, würde ich sie bezahlen.
Die obigen Informationen sind ein Auszug aus dem Webinar „Final Pay Obligations in California: Tips for Minimizing Your Legal Risks When Employees Leave“. Um sich für ein zukünftiges Webinar anzumelden, besuchen Sie CER Webinars.
Michelle Lee Flores ist Partnerin in der Niederlassung Los Angeles von Fisher & Phillips LLP. Sie konzentriert sich in ihrer Praxis auf alle Aspekte von Arbeitsrechtsstreitigkeiten, einschließlich Geschworenen- und Schiedsgerichtsverfahren, Mediation und vorgerichtliche Verhandlungen, Belästigung und Diskriminierung aufgrund von Geschlecht, Rasse, Religion, Alter und Behinderung, Verstöße gegen die Lohn- und Arbeitszeitvorschriften, einschließlich Sammelklagen, und unrechtmäßige Kündigungen.