Alle Entscheidungen bezüglich der 504-Förderungswürdigkeit eines Schülers, der Platzierung und der Bereitstellung von notwendigen Unterbringungen und/oder damit verbundenen Hilfsmitteln oder Dienstleistungen werden vom 504-Team getroffen und müssen auf Informationen aus einer Vielzahl von Quellen beruhen, wobei Informationen aus allen Quellen sorgfältig geprüft und dokumentiert werden.
Mitglieder des 504-Teams können der 504-Koordinator des Gebäudes oder ein genehmigter Beauftragter, gegebenenfalls eine Schulkrankenschwester und anderes geeignetes Schulpersonal sein, das über den Schüler und/oder die Bewertungsinformationen Bescheid weiß. Der Schüler und seine Eltern/Erziehungsberechtigten werden in der Regel zur Teilnahme an der Sitzung des 504-Teams eingeladen und haben die Möglichkeit, alle relevanten pädagogischen Unterlagen einzusehen. Die Schule und die Eltern/Erziehungsberechtigten können weitere Personen mit Kenntnissen über das Kind und/oder den Prozess zu der 504-Sitzung einladen.
Die Eltern/Erziehungsberechtigten werden vor der Sitzung schriftlich über Zeit, Ort und Zweck der Sitzung informiert.
Der 504-Koordinator des Gebäudes oder eine von ihm benannte Person leitet die Sitzung. Es kann ein Sitzungsprotokoll angefertigt werden, und wenn dies der Fall ist, wird eine Kopie des Protokolls den Eltern/Erziehungsberechtigten zur Verfügung gestellt und innerhalb eines angemessenen Zeitraums nach der Sitzung zu den Schulakten des Schülers gelegt.
Teamentscheidungen sollten im Konsens getroffen werden. Es ist nicht angebracht, Entscheidungen über die Förderungswürdigkeit oder die Programmgestaltung auf der Grundlage einer „Mehrheitsabstimmung“ zu treffen. Kommt kein Konsens zustande, trifft der 504-Koordinator oder ein von ihm benannter Vertreter bei der Sitzung die endgültige Entscheidung über die Förderfähigkeit eines Kindes und, falls erforderlich, über die Vorkehrungen und damit verbundenen Hilfsmittel und/oder Dienstleistungen, die das Kind benötigt, um Zugang zum Schulprogramm zu erhalten.
Der Schulbezirk teilt den Eltern/Erziehungsberechtigten die Entscheidung des Bezirks mit. Die Eltern/Erziehungsberechtigten haben das Recht, Unstimmigkeiten durch das örtliche Beschwerdeverfahren oder durch Einleitung einer unparteiischen Anhörung zu klären.