Genaue Daten in der Berichterstattung über Facility Management und Kapitalplanung sind wichtig. Die Art und Weise, wie Manager diese Daten präsentieren, ist sogar noch wichtiger.
Bei der Erstellung eines Berichts reicht es nicht aus, einfach nur die Informationen zu präsentieren, sondern es ist wichtig, das Publikum einzubeziehen und eine überzeugende Geschichte darüber zu erzählen, was erreicht wurde und was Ihr Team in Zukunft erreichen will.
Genaue Berichte sind auch ein Mittel, um die nächsten Schritte und die notwendigen Schritte auf dem Weg dorthin zu definieren. Dies ist besonders wichtig, wenn die nächsten Schritte die Beschaffung finanzieller, programmatischer und personeller Ressourcen beinhalten.
Als Facility Manager verwenden Sie jeden Tag eine Vielzahl von Werkzeugen und Systemen, einschließlich physischer Geräte zur Durchführung manueller Reparaturen und Datensysteme, die für den Betrieb Ihrer Einrichtungen und physischen Vermögenswerte unerlässlich sind. Die Verwaltung einer Anlage ist ein Prozess, bei dem es darum geht, die richtigen Werkzeuge zur richtigen Zeit einzusetzen, um optimale Ergebnisse zu erzielen.
Das wichtigste Werkzeug, das für den Erfolg Ihres Unternehmens unerlässlich ist, ist jedoch Ihr Berichtssystem. Die Erfassung, Verwaltung und Speicherung von Daten ist ein wesentlicher Bestandteil der Facility-Management-Branche. Im Folgenden wird erläutert, warum eine genaue Berichterstattung so wichtig ist.
1. Maximierung von Produktivität und Effizienz
Die Maximierung der Betriebsleistung Ihrer Anlagen und Sachanlagen bei gleichzeitiger Minimierung der Betriebs- und Kapitalkosten ist der wichtigste Balanceakt für das Facility-Team. Um dies zu erreichen, ist ein Gebäudemanagementsystem mit Echtzeitberichten und Datenvisualisierung von großem Vorteil.
Um zu verstehen, wie effizient Ihre Instandhaltungspraktiken sind, können Sie die abgeschlossenen Arbeitsaufträge Ihres Teams mit der Gesamtzahl der eingereichten Arbeitsaufträge vergleichen. Dieser einfache Datensatz gibt Aufschluss darüber, ob Ihre Wartungsarbeiten effektiv sind oder ob Ihr Team mit zu viel Rückstand ins Stocken geraten ist.
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Es kann auch aufzeigen, wie schnell diese Reparaturen durchgeführt werden. Dies ist eine einfache Möglichkeit, Ausfallzeiten zu verwalten und die Produktivität zu verbessern. Die mit Hilfe von Facility-Management-Software gesammelten Daten sind der Schlüssel, um potenzielle betriebliche Schwachstellen schnell zu erkennen und zu beheben, bevor sie zu einem Problem werden.
2. Finanzierung Ihrer Projekte
In der Regel sind Facility-Manager von der Gebäudeverwaltung und den Finanzabteilungen abhängig, wenn es um Dinge wie Betriebsbudgets oder künftige Investitionsausgaben geht. Das bedeutet, dass jeder Facility Manager ein Experte darin werden sollte, nützliche Betriebsdaten zu extrahieren und sie zu nutzen, um die Effizienz zu demonstrieren.
Die Festlegung der richtigen Kennzahlen und die Erläuterung Ihrer Investitionsprojekte unter Verwendung der richtigen Finanzanalysebegriffe ist entscheidend dafür, dass Ihre Projekte finanziert und genehmigt werden. Ohne die richtigen Finanzmodelle kann es schwierig sein, den Finanzakteuren genau zu erklären, warum bestimmte Projekte finanziert werden müssen.
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Um Ihr Investitionsprojekt erfolgreich zu verkaufen, ist es wichtig, einen überzeugenden Business Case zu präsentieren, der durch intelligente Daten gestützt wird. Für Facility Manager ist es von entscheidender Bedeutung, nicht nur die praktischen Aspekte des Betriebs, sondern auch die finanziellen Grundlagen zu verstehen.
Ein Facility Management System mit robusten Datenerfassungsfunktionen hilft Ihnen, die Investitionsrendite, die Kapitalrendite und die Eigenkapitalrendite Ihrer Anlage zu demonstrieren – die alle davon abhängen, wie Sie Ihr Gebäude betreiben.
Mit einem Facility-Management-System wie FOUNDATION.Plans ist es ein Leichtes, Ihre Visionen in betriebliche Ziele umzusetzen und Ihren Investitionsplan mit der individuellen Leistung und der strategischen Planung zu verknüpfen und gleichzeitig die Ergebnisse für eine kontinuierliche Verbesserung hervorzuheben.
3. Zukunftssicher mit Datenanalysen
Gebäude und Infrastruktur beginnen sich zu verschlechtern, sobald sie in Betrieb genommen werden. Mit zunehmendem Alter durchlaufen Gebäude einen Verfallsprozess, der in fünf Lebenszyklusphasen eingeteilt werden kann, die mit der Erneuerung von Vermögenswerten korrelieren:
- Kinderalter: weniger als 1 Jahr
- Kindheit: 1-16 Jahre
- Jugendalter: 17-29 Jahre
- Erwachsenendasein: 30-49 Jahre
- Alter: 50-plus Jahre
Es ist wichtig, dass Gebäudemanager wissen, wann größere Reparatur- und Wartungsprobleme in jeder dieser Phasen beginnen. Es ist möglich, die Effizienz Ihrer Investitionsplanung erheblich zu verbessern, indem Sie Daten über den Lebenszyklus von Anlagen und Reparaturpläne sammeln und mit Industriestandards und Benchmarks vergleichen.
Alle diese Faktoren können beeinflussen, wann Sie Geld für eine größere Renovierung oder einen Austausch zurücklegen müssen. Dies erleichtert den Planungsprozess und hilft Ihrer Abteilung, den Zeitplan einzuhalten.
Daten sind der Schlüssel, um Gebäudemanagern dabei zu helfen, den besten Ansatz zu finden, um Aufsichtspersonen und Techniker zu motivieren, mit einem gut funktionierenden vorbeugenden Wartungsprogramm auf Kurs zu bleiben.
Eines der besten Merkmale von FOUNDATION ist, dass es sich um ein cloudbasiertes Datenerfassungssystem handelt, das die Möglichkeit bietet, Informationen über physische Anlagen in Echtzeit oder sogar unterwegs zu aktualisieren.
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Mobile Datenerfassungstechnologie unterstützt Facility Manager in vielerlei Hinsicht, z. B. bei der Verwaltung von Arbeitsabläufen, der Verfolgung physischer Anlagen und der Überwachung von Gebäudeeinrichtungen. Mobile Technologie hilft Facility Managern, zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten und Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.