Interne Kontrollen für die Kreditorenbuchhaltung

Interne Kontrollen für die Kreditorenbuchhaltung

Kontrollen für die Kreditorenbuchhaltung sollen dazu beitragen, das Verlustrisiko in der Kreditorenbuchhaltungsfunktion zu mindern. Die Kontrollen für die Kreditorenbuchhaltung werden in drei Kategorien unterteilt: die Zahlungsverpflichtung, die Eingabe der Kreditorenbuchhaltungsdaten in das System und die Bezahlung der Lieferanten.

Kontrollen für die Zahlungsverpflichtung

Rechnungsgenehmigung

Bei dieser Kontrolle gibt die Person, die zur Genehmigung der Zahlung befugt ist, an, dass sie die Lieferantenrechnung genehmigt. Diese Kontrolle ist relativ schwach, wenn der Genehmigende nur die Lieferantenrechnung sieht, da es keine Möglichkeit gibt, festzustellen, ob die Waren oder Dienstleistungen erhalten wurden oder ob die berechneten Preise mit den ursprünglichen Vertragsbedingungen übereinstimmen. Der Genehmigende möchte möglicherweise auch wissen, welches Hauptbuchkonto belastet werden soll.

Es ist besser, wenn die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung die Lieferantenrechnung, die Genehmigung der Bestellung und die Eingangsunterlagen zu einem Paket zusammenstellen und die Rechnung dann mit einem Unterschriftsblock versehen. Die Rechnung sollte auch die zu belastende Kontonummer enthalten, und der Genehmigende sollte sie dann überprüfen. Auf diese Weise stehen dem Genehmiger alle Informationen zur Verfügung, die er für eine bessere Kontrolle benötigt.

Bestellungsgenehmigung

Die Beschaffungsabteilung stellt für alle Einkäufe des Unternehmens eine Bestellung aus. Durch diese Praxis werden im Wesentlichen alle Ausgaben genehmigt, bevor sie getätigt werden, was verhindern kann, dass einige Ausgaben überhaupt getätigt werden. Da diese Kontrolle einen erheblichen Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter der Beschaffungsabteilung bedeutet, werden sie wahrscheinlich die Mitarbeiter bitten, die Artikel mit einem formellen Bestellformular anzufordern.

Verwenden Sie den Drei-Wege-Abgleich

Ein Mitarbeiter der Kreditorenabteilung wird die Lieferantenrechnung mit der Bestellung und dem Eingangsnachweis abgleichen, bevor er die Zahlung genehmigt. Bei diesem Ansatz entfällt die Notwendigkeit einer Rechnungsgenehmigung, da die Genehmigung auf der Grundlage der Bestellung erfolgt. Das ist besser als eine Genehmigung allein auf der Grundlage der Bestellung, weil damit der Erhalt von Waren oder Dienstleistungen überprüft wird. Dieser Prozess kann jedoch sehr langsam sein und bei fehlenden Unterlagen leicht scheitern, es sei denn, Sie verfügen über ein elektronisches System, das die Lieferantenrechnung mit dem Wareneingang zur Bestellung abgleicht.

Suche nach doppelten Zahlungen

Bei einem computergestützten System gibt es eine automatische Suche nach doppelten Rechnungsnummern, um doppelte Zahlungen zu verhindern. Wenn Sie jedoch noch mit einem manuellen System arbeiten, ist dies eine mühsame und zeitaufwändige Aufgabe. Der Sachbearbeiter in der Kreditorenbuchhaltung muss die Kreditorendatei und die Datei der unbezahlten Rechnungen durchsuchen, um festzustellen, ob eine von einem Lieferanten erhaltene Rechnung bereits bezahlt worden ist. In vielen Fällen wird dies durch die Menge der eingehenden Rechnungen erschwert, was dazu führt, dass die Identifizierung doppelter Rechnungen aufgegeben wird, was bedeutet, dass die doppelte Bezahlung ein erhöhtes Risiko darstellt.

„Die Verwendung eines elektronischen Beschaffungssystems, das mit der Kreditorenbuchhaltung integriert ist, macht es viel einfacher, Kontrollen der Zahlungsverpflichtung zu implementieren.“

Kontrollen der Dateneingabe

Es gibt viele Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass alle Lieferantenrechnungen in das System gelangen, obwohl jede Kontrolle unterschiedlich erfolgreich ist.

Vor der Genehmigung erfassen

Diese Kontrolle legt mehr Wert auf die Bezahlung der Lieferanten als auf die Einholung der Zahlungsgenehmigung. Bei dieser Methode werden alle Rechnungen zusammen in das System eingegeben, so dass sie am besten verwendet wird, wenn Bestellungen zur Genehmigung von Einkäufen verwendet werden.

Erfassung nach Genehmigung

Dies zwingt die Mitarbeiter der Buchhaltung, die Genehmigung aller Rechnungen zu überprüfen, bevor sie in das System eingegeben werden.

Richtlinien für die Rechnungsnummerierung verwenden

Wenn eines der größten Probleme in Ihrem Unternehmen doppelte Zahlungen sind, dann ist es wichtig, dass Sie ein System verwenden, das sicherstellt, dass die Rechnungsnummern korrekt erfasst werden. Elektronische Systeme suchen nach doppelten Rechnungsnummern, um doppelte Zahlungen zu verhindern. Wenn diese Nummern jedoch uneinheitlich aufgezeichnet werden, z. B. 0000623 in einem Fall und 623 in einem anderen Fall, wird das System dies nicht als doppelte Zahlung kennzeichnen. Dieses Problem tritt auch auf, wenn die Rechnungsnummer Bindestriche enthält, da 123-456 mit Bindestrich oder als 123456 im System erfasst werden könnte.

Abgleich mit dem Budget im Jahresabschluss

Wenn Lieferantenrechnungen fälschlicherweise der falschen Abteilung in Rechnung gestellt werden, ist es möglich, dass der Abteilungsleiter, der sich den Jahresabschluss ansieht, die Diskrepanz zwischen dem in Rechnung gestellten Betrag und dem Budget entdeckt und die Buchhaltungsabteilung darauf aufmerksam macht.

Zahlungskontrollen

Die meisten der hier aufgeführten Kontrollen gelten für Zahlungen per Scheck, da dies immer noch die häufigste Zahlungsmethode ist. Bei elektronischen Zahlungen sind diese Kontrollen nicht so hilfreich, aber Sie können die Zahlungen trotzdem in Ihrem Buchhaltungssystem nachverfolgen.

Split Check Printing and Signing Duties

Bei dieser Kontrolle bereitet eine Person die Schecks vor, und eine andere Person unterschreibt sie. Diese zweite Person stellt sicher, dass die Mittel für die Zahlung vorhanden sind, und sorgt gleichzeitig für einen angemessenen Geldfluss.

Schecks unter Verschluss aufbewahren

Unbenutzte Schecks müssen unter Verschluss aufbewahrt werden. Andernfalls können sie gestohlen und in betrügerischer Absicht ausgefüllt und dann eingelöst werden. Alle Unterschriftsstempel, mit denen die Schecks unterzeichnet wurden, sollten ebenfalls an einem verschlossenen Ort aufbewahrt werden.

Nachverfolgung der Schecknummernfolge

Um sicherzustellen, dass keine Schecks fehlen, die nicht nachgewiesen werden können, entscheiden sich viele Unternehmen dafür, ein Protokoll zu führen, das den Bereich der Schecknummern enthält, die während eines Schecklaufs verwendet wurden. Dies ist hilfreich, um festzustellen, ob Schecks im Lager verschwunden sind. Bewahren Sie das Protokoll getrennt von den unbenutzten Schecks auf, um zu verhindern, dass jemand das Protokoll gleichzeitig mit den Schecks stiehlt.

Verlangen Sie die manuelle Unterzeichnung von Schecks

Als Unternehmen können Sie verlangen, dass alle Schecks unterzeichnet werden. Obwohl dies eine gute Idee zu sein scheint, ist es eine schwache Kontrolle, da die wenigsten Scheckunterzeichner sich mit dem Grund für die Ausstellung des Schecks befassen und sich selten die Zeit nehmen, die gezahlten Beträge zu überprüfen. Wenn sich Ihr Unternehmen stattdessen für einen Unterschriftsstempel oder ein Unterschriftenschild entscheidet, ist ein leistungsfähiges Bestellsystem unabdingbar. Auf diese Weise werden die Mitarbeiter des Einkaufs de facto zu den Rechnungsfreigabeberechtigten, da sie bereits zu einem frühen Zeitpunkt im Kauf-Zahlungs-Prozess Bestellungen ausstellen.

Unter bestimmten Bedingungen zusätzliche Scheckunterzeichner verlangen

Wenn ein Scheckbetrag einen bestimmten Schwellenwert überschreitet, sollte eine zweite Person den Scheck unterzeichnen. Diese Kontrolle ermöglicht es mehreren leitenden Teammitgliedern, eine Zahlung zu stoppen – in der Theorie. In Wirklichkeit wird die Kontrolle durch die Einführung eines weiteren Schritts im Prozess nicht verstärkt.

Starke interne Kontrollen im gesamten Zahlungsprozess sind der erste Schritt zur Vermeidung kostspieliger Fehler, die sich auf Ihr Endergebnis auswirken. Die Rationalisierung der Kreditorenbuchhaltung ist eine Möglichkeit, Skonti zu nutzen und so Geld zu sparen, das in das Unternehmen reinvestiert werden kann oder den Gewinn steigert.