Projekte können im Allgemeinen als „Prozesse“ betrachtet werden. Sie haben einen Anfang und ein Ende, und zwischen diesen beiden unterschiedlichen Zeitpunkten findet ein „Prozess“ statt. Der organisatorische Prozess des Projektmanagements hat mehrere Prozesswerte. Welche Assets werden als organisatorische Prozess-Assets betrachtet? Was ist die Bedeutung von organisatorischen Prozess-Assets? Warum sind die organisatorischen Prozess-Assets wichtig für das Projektmanagement und das gesamte Unternehmen?
In diesem Artikel werden wir den organisatorischen Prozess des Projektmanagements durchgehen und auch sehen, was die organisatorischen Prozess-Assets sind.
Was ist die Definition der organisatorischen Prozess-Assets im Projektmanagement?
Der PMBOK® Guide definiert die organisatorischen Prozess-Assets als Pläne, Prozesse, Richtlinien, Verfahren und Wissensbasen. Alle diese organisatorischen Prozess-Assets sind spezifisch für die durchführende Organisation. Denn diese organisatorischen Prozess-Assets sind das Ergebnis der früheren Praktiken dieser speziellen Organisation. Wir können also sagen, dass die organisatorischen Prozesswerte von einer Organisation zur anderen variieren.
Lassen Sie uns diese organisatorischen Prozesswerte des Projektmanagements ein wenig genauer betrachten. All diese oben erwähnten organisatorischen Prozesswerte haben einen gemeinsamen Hauptaspekt: Sie sind Lektionen, die aus der Vergangenheit gelernt wurden. Mit anderen Worten: Während das Unternehmen in verschiedenen Projekten tätig ist, gewinnt es in dieser Zeit weitere organisatorische Prozesswerte. Eine andere Art von organisatorischen Prozesswerten ist die Geschichte des Unternehmens selbst.
Zu den organisatorischen Prozesswerten gehört die Dokumentation, die als Archiv oder Aufbewahrungsort des Unternehmens fungiert. Zum Beispiel werden Projektplanvorlagen, Sicherheitsrichtlinien, Beschaffungsverfahren und die Wissensdatenbank des Unternehmens alle als organisatorische Prozesswerte kategorisiert.
Was sind die Vorteile von organisatorischen Prozesswerten im Projektmanagement?
Da wir festgestellt haben, dass organisatorische Prozess-Assets aus dem bestehen, was das Unternehmen im Laufe der Zeit erworben hat, sind sie besonders bei der Planung eines Projekts sehr wertvoll. Viele Dokumente, Richtlinien oder Verfahren sind Teil des organisatorischen Prozessvermögens. Sie werden also als Input für die meisten Planungsprozesse verwendet. Wenn das Unternehmen beispielsweise ein neues Projekt in Angriff nehmen will, das einem in der Vergangenheit abgeschlossenen Projekt sehr ähnlich ist, wird die Einsicht in die Dokumentation der Erfahrungen aus früheren Projekten bei der Planung eines neuen Projekts viele Erkenntnisse bringen.
Ein weiterer Fall, der veranschaulicht, wie Organisationsprozessvermögen für das Unternehmen vorteilhaft und zeitsparend sein kann, ist der Fall der Einstellung eines neuen Mitarbeiters. Wenn alles, was er oder sie zu tun hat, gut dokumentiert ist, wird es für das neue Teammitglied sehr einfach sein, seine Arbeit schnell und effektiv aufzunehmen. „Was soll der Mitarbeiter tun, wenn sein Computer verloren geht?“ ist eine weitere Frage, die mit der Informationssicherheitspolitik zusammenhängt, also auch ein organisatorischer Prozesswert ist. Wenn das Unternehmen über ein Dokument für diesen speziellen Fall verfügt, weiß jeder, was zu tun ist, und diese Situation wird ohne größere Probleme gemeistert.
Was sind die anderen allgemeinen Vorteile von organisatorischen Prozess-Assets?
Die Wissensdatenbank des Unternehmens wird verwendet, um Informationen zu speichern und bei Bedarf aus dieser Wissensdatenbank abzurufen. Diese Wissensdatenbank enthält viele nützliche Informationen, nicht nur über die Projekte, sondern auch über viele andere Themen, z.B. wie man ein Arbeitsvisum für ein neues Land bekommt, wie man einen Fehler in einer Software behebt, Tipps für effizientere Meetings usw.
Für ein Unternehmen sind die organisatorischen Prozess-Assets also nicht nur für das Projektmanagement entscheidend, sondern auch für sein allgemeines Management.
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