Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung: Die Vor- und Nachteile

Die Verwaltung Ihrer Beziehungen zu Verkäufern und Lieferanten ist schon schwierig genug.

Wenn es bei Ihren Kreditorenprozessen zu Komplikationen kommt, können diese das Wachstum Ihres Unternehmens behindern.

Im schlimmsten Fall kann ein schlecht funktionierender Kreditorenprozess sogar eine Belastung für Ihr Unternehmen darstellen.

Aus diesen Gründen versuchen viele Unternehmen, ihr Finanz- und Rechnungswesen zu rationalisieren, indem sie automatisierte Tools für die Kreditorenbuchhaltung einführen und integrieren und ihre internen Prozesse für das Geschäftsumfeld des 21. Jahrhunderts umstrukturieren.

Eine Studie ergab, dass 78 % der besten Unternehmen der Branche die Technologie für die elektronische Rechnungsverarbeitung eingeführt haben, im Vergleich zu nur 38 % ihrer Konkurrenten. Die Studie ergab auch, dass die besten Kreditorenbuchhaltungsabteilungen, die sich auf die Automatisierung der Beschaffung bis zur Bezahlung (P2P) verließen, den größten strategischen Nutzen erzielten.

Die Einführung neuer Technologien stellt jedoch eine völlig neue Herausforderung dar, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen.

Gegenwärtige Herausforderungen in der Kreditorenbuchhaltung

Viele Kreditorenbuchhaltungsabteilungen sind immer noch von kostspieligen und langsamen Altsystemen wie der optischen Zeichenerkennung (OCR) abhängig. Einige sind noch stark von Papierrechnungen und Schecks abhängig. Die Umschulung ihrer Mitarbeiter und die Überarbeitung ihrer internen Prozesse ist eine kostspielige und mühsame Angelegenheit, die deshalb aufgeschoben wird.

Diejenigen Unternehmen jedoch, die Automatisierung, elektronische Rechnungsstellung und andere Effizienzinstrumente einführen können, werden sich einen Vorteil gegenüber ihren Mitbewerbern verschaffen. Sie werden sogar viele der Probleme beseitigen, die die Kreditorenbuchhaltung jahrzehntelang geplagt haben.

Um die für die Rationalisierung ihrer internen Prozesse erforderlichen Ressourcen zu erhalten, wenden sich kleine und mittlere Unternehmen häufig an Outsourcing-Unternehmen, die die Lücke füllen sollen. Dieser Ansatz hat Vor- und Nachteile.

Was ist Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung?

Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung bedeutet, dass ein Dritter mit der Abwicklung der Kreditorenbuchhaltung Ihres Unternehmens beauftragt wird. Die Anbieter von Kreditorenbuchhaltungen sind mit den entsprechenden Werkzeugen, Fähigkeiten und Technologien ausgestattet, um nicht nur Ihre bestehenden Kreditorenbuchhaltungsfunktionen zu verwalten, sondern auch neue Funktionen zu integrieren, um Ihnen eine optimierte Umgebung zu bieten.

Die besten Anbieter übernehmen nicht nur Ihre Kreditorenbuchhaltungsaufgaben. Sie verbessern und erweitern sie.

Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung ist nicht für jeden geeignet. Einige Unternehmen arbeiten mit sensiblen Finanzdaten, die sie nur schwer oder gar nicht an Dritte weitergeben können. Andere Unternehmen ziehen es vor, neue Technologien und Prozesse intern einzuführen, anstatt die Kontrolle über ihre Abläufe an eine andere Organisation abzugeben.

Ungeachtet dessen können Outsourcing-Dienste für die Kreditorenbuchhaltung für diejenigen Unternehmen von Vorteil sein, die nicht die Zeit, die Mittel oder die Fähigkeiten haben, ihre internen Kreditorenbuchhaltungsprozesse umzugestalten.

Die Vorteile des Outsourcings von Kreditorenbuchhaltungsprozessen

Outsourcing bedeutet nicht nur die Verlagerung manueller Aufgaben wie die Dateneingabe an einen externen Anbieter. Den meisten Fallstudien zufolge nutzen Unternehmen in der Regel die Auslagerung von Prozessen, um einen Mehrwert für ihr Unternehmen zu schaffen und die Kreditorenbuchhaltung erheblich zu verbessern.

Hier sind nur einige der Vorteile des Outsourcings.

Kosteneinsparungen

Die meisten Kosteneinsparungen in der Kreditorenbuchhaltung, die sich aus dem Outsourcing ergeben, sind das Ergebnis der Vermeidung von Gemeinkosten.
Die Einstellung neuer Mitarbeiter und die Schulung der vorhandenen Mitarbeiter im Hinblick auf die Befolgung neuer Methoden und die Verwendung neuer Technologien ist teuer, sowohl in Bezug auf die finanziellen Kosten als auch auf die Zeit. Außerdem ist die Einführung neuer Technologien zwar notwendig, aber auch mit hohen Kosten verbunden.

Auch die Verarbeitungskosten können sich summieren. Laut einer Studie des American Productivity and Quality Center zahlten die untersten 25 % der befragten Unternehmen 10 Dollar oder mehr für jede bearbeitete Rechnung. Die besten 25 % konnten dieselben Aufgaben für 2,07 Dollar oder weniger erledigen.

Obgleich einige der Unterschiede bei diesen Kosten auf die Branchen der Unternehmen zurückzuführen sind, konnten Unternehmen, die die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung eingeführt hatten, tendenziell Kosteneinsparungen verzeichnen.

Mehr Ressourcen

Outsourcing-Anbieter für die Kreditorenbuchhaltung verfügen über alle Ressourcen, die sie zur Optimierung Ihres Prozesses benötigen, einschließlich Automatisierungs- und Berichtstools. Anstatt diese Tools selbst anzuschaffen, entscheiden sich viele Unternehmen für das Outsourcing, um deren Vorteile zu einem Bruchteil der Kosten nutzen zu können.

Integration von Buchhaltungssystemen

Unabhängig von Ihrem aktuellen Buchhaltungssystem verfügen die besten Outsourcing-Firmen für die Kreditorenbuchhaltung über die Tools, um es zu integrieren. Wenn Sie mit Ihrem aktuellen System nicht mehr zurechtkommen, kann Ihnen ein Anbieter sogar dabei helfen, ein neues System einzuführen.
Eine einfache Integration hilft Ihnen, schnell loszulegen, so dass Sie sofort einen Nutzen daraus ziehen können.

Schnellere Ergebnisse

Wenn Sie keinen Zugang zu Technologien haben, die Ihnen eine Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, Arbeitsabläufe und andere zeitsparende Tools bieten, kann Ihr Outsourcing-Anbieter einspringen und diese zu einem Bruchteil der Kosten bereitstellen. Wenn Sie immer noch auf schwerfällige Prozesse und veraltete Technologien angewiesen sind, könnte Outsourcing Ihnen helfen, schneller und deutlicher Ergebnisse zu erzielen.

Stärkere Sicherheit

Da sich die Geschäftswelt ausdehnt und sich die Lieferketten immer weiter über den Globus erstrecken, werden die Zahlungen an Lieferanten und andere Dienstleistungsunternehmen immer komplizierter. Selbst kleine Unternehmen müssen sich auf Lieferanten an zahlreichen Standorten verlassen, um ihre Produkte und Dienstleistungen an die Kunden zu liefern.

Aber ohne die richtigen Effizienz- und Reporting-Tools steigt das Risiko von Betrug im Zahlungsverkehr und Nichteinhaltung von Vorschriften durch Lieferanten mit dem Wachstum der Unternehmen.
Tatsächlich waren laut der 2018 Payments Fraud and Control Survey der Association for Financial Professionals (AFP) 78 % aller befragten Unternehmen im Jahr 2017 von Zahlungsbetrug betroffen. Von denjenigen, die von Betrug betroffen waren, gaben 92 % an, dass die Angriffe insgesamt mindestens 0,5 % des Jahresumsatzes ihres Unternehmens kosteten.

Mittelständische Unternehmen haben oft nicht den Luxus, ein robustes Team von Sicherheitsexperten zu beschäftigen, und verfügen auch nicht über die Ressourcen, um umfangreiche Prüfungen durchzuführen und Risiken zu beseitigen. Um die erforderlichen Sicherheitstools und -fähigkeiten zu erhalten, greifen viele kleine und mittlere Unternehmen auf die Outsourcing-Dienste größerer und erfahrener AP-Experten zurück.

In vielen Fällen ist Outsourcing der einfachste Weg, um Papierrechnungen, Schecks und Quittungen abzuschaffen. Die Papierverarbeitung ist seit langem eine der größten Problemquellen für Kreditorenbuchhalter, vor allem im Hinblick auf Betrug.

Weniger Fehler

Es gibt nichts Schlimmeres, als eine Kreditorenbuchprüfung durchzuführen und Fehler zu entdecken. Fehler führen nicht nur zu Kosten. Je nach den für Ihre Branche geltenden Vorschriften können Fehler sogar zu Problemen bei der Einhaltung der Vorschriften führen.

Selbst ein kleiner Fehler, wie eine ungenaue Zahlung an einen Lieferanten, kann bei einer Prüfung zu ernsthaften Problemen führen.

AP-Outsourcing-Unternehmen halten sich bei ihrer Arbeit nicht nur an bewährte Verfahren. Sie setzen Technologien ein, die Fehler erkennen, bevor sie zu Verbindlichkeiten werden.

Die Nachteile des Outsourcings der Kreditorenbuchhaltung

Trotz der unzähligen Vorteile des Outsourcings Ihrer Kreditorenbuchhaltung ist es vielleicht nicht die beste Wahl für Sie. Vielleicht zögern Sie, mit einem Dritten zusammenzuarbeiten, oder es ist in Ihrer Branche keine vernünftige Wahl.

Hier sind einige der Gründe, warum Sie das Outsourcing vermeiden sollten.

Kontrolle abgeben

Unternehmen, die daran gewöhnt sind, die Kreditorenbuchhaltung intern zu erledigen, sind auch an ein gewisses Maß an Kontrolle gewöhnt. Wenn Sie beispielsweise die Kreditorenabteilung leiten, genießen Sie es vielleicht, dass Sie in einen Raum gehen und mit Ihren Mitarbeitern sprechen können, wann immer Sie wollen.

Wenn Sie auslagern, haben Sie nicht so viel Einblick in den Prozess und auch nicht so viel Kontrolle darüber, wie der Prozess abläuft.

Datenschutzbedenken

Beim Outsourcing müssen Sie zwangsläufig Daten an einen Dritten weitergeben. Diese Daten werden dann auf deren internen Servern oder in einem Rechenzentrum in der Cloud gespeichert. Je nach Branche müssen Sie strenge Datenschutzstandards einhalten, um Geldbußen und andere Strafen zu vermeiden.

Prüfen Sie vor dem Outsourcing von AP die Datenschutzrichtlinien und Datensicherheitsmaßnahmen Ihres Anbieters, um sicherzustellen, dass sie Ihren Standards entsprechen. Wenn Sie mit sensiblen Finanzdaten, urheberrechtlich geschützten Informationen oder anderen geschützten Daten arbeiten, sollten Sie sich vergewissern, dass Ihr Outsourcing-Anbieter Ihre Datenschutzanforderungen erfüllen kann.

Duplizierungsherausforderungen

Unternehmen lagern ihre Kreditorenbuchhaltung teilweise aus, um Zugang zu besseren Tools und Prozessen zu erhalten. Natürlich kann diese rasche Änderung der Prozesse im Unternehmen Probleme verursachen, vor allem, wenn die Mitarbeiter an die alten Verfahren gewöhnt sind.

In diesen Fällen besteht manchmal die Möglichkeit, dass bestimmte Buchungen doppelt vorgenommen werden. Vor der Auslagerung ist es ratsam, Ihre Mitarbeiter über den neuen Prozess zu unterrichten, damit sie mit dem ausgelagerten Dienstleister zusammenarbeiten können.