Stakeholder-Register im Projektmanagement

Stakeholder-Register im Projektmanagement

Wie wichtig ist es, ein angemessenes Stakeholder-Register für das Projektmanagement einzurichten? Das Stakeholder-Management ist einer der wichtigsten Prozesse im Lebenszyklus eines jeden Projekts. Es ist eine Art strategischer Managementprozess, den kluge Projektmanager anwenden, um Unterstützung für ihre Projekte von anderen, sowohl internen als auch externen, zu erhalten. Bei den Stakeholdern kann es sich um eine Einzelperson, eine Organisation, eine Gemeinschaft, eine Gruppe von Menschen, einen Investor, der die Ergebnisse eines Projekts beeinflussen kann, oder um eine Organisation handeln. Sie können positive oder negative Auswirkungen haben, und sie können entweder intern oder extern zur Organisation gehören. Ein Stakeholder-Register wird erstellt, um zu dokumentieren, wer von dem Projekt betroffen ist und wer Einfluss und Auswirkungen auf das Projekt hat. Es enthält Informationen zum Umgang mit den Projektbeteiligten, die unterschiedliche Interessen und Auswirkungen auf die Projektziele haben. In diesem Artikel werden wir die Bedeutung des Stakeholder-Managements erörtern und ein Beispiel für eine Vorlage für ein Stakeholder-Register bereitstellen, das Ihnen hilft, die Stakeholder Ihres Projekts effektiv zu verwalten.

Bedeutung des Stakeholder-Managements für den Erfolg eines Projekts

Stakeholder können positiv, negativ, intern oder extern für das Projekt oder die Organisation sein. Abteilungsleiter, Projektkoordinatoren, Projektteammitglieder, Führungskräfte, der Vorstand und Projektsponsoren sind Beispiele für interne Stakeholder, deren Tätigkeiten sich auf das Projekt auswirken oder von ihm beeinflusst werden.

Externe Stakeholder sind diejenigen, die sich außerhalb der Projektorganisation befinden. Anbieter, Lieferanten, Aufsichtsbehörden, Behörden, Gemeinden und Organisationen sind Beispiele für externe Stakeholder.

Die Zufriedenheit der Stakeholder ist ein wichtiges Erfolgskriterium für jede Art von Projekt. Unabhängig davon, ob Sie ein anspruchsvolles IT-Projekt oder ein kleines Bürobauprojekt leiten, müssen Sie die Anforderungen Ihrer Stakeholder erfüllen. Für erfolgreiche Projektmanager ist es eine gute Praxis, alle positiven Stakeholder mit effektiven Kommunikationsmitteln und -techniken auf der Grundlage einer Strategie vollständig einzubeziehen, um ihre Unterstützung zu gewinnen.

Stakeholder-Management ist ein sich wiederholender Prozess, der während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts durchgeführt wird. Obwohl es viele Werkzeuge und Techniken für die Entwicklung einer Stakeholder-Strategie gibt, ist das Stakeholder-Management ein einzigartiger Prozess für ein Projekt. Daher sollte er auf die Merkmale des Projekts zugeschnitten sein.

Die Identifizierung der wichtigsten Projektstakeholder erfolgt unmittelbar nach der Unterzeichnung der Projektcharta. Danach müssen Sie die Informationen über die Stakeholder in einem Register dokumentieren. Mit anderen Worten: Sie erstellen das Stakeholder-Register, sobald die Projektcharta unterzeichnet ist.

• Arbeiten Sie mit Ihrem Sponsor zusammen, um die Stakeholder auf den wichtigsten Ebenen zu identifizieren.
• Brainstorming mit Ihrem Projektteam, um Einzelpersonen und Gruppen zu identifizieren
• Erfragen Sie das Wissen von Experten
• Analysieren Sie die Register vergangener und ähnlicher Projekte.

Stakeholder-Register-Vorlage

Das Stakeholder-Register ist eines der wichtigsten Projektdokumente, das hilft, die Stakeholder des Projekts zu klassifizieren, Identifizierung und Bewertung der Stakeholder des Projekts. Das Stakeholder-Register beantwortet viele Fragen zu den Stakeholdern. Nachfolgend einige davon:

• Welche Namen und Kontaktdaten haben die Stakeholder?
• Welche Erwartungen und Anforderungen haben die Stakeholder?
• Wer sind die wichtigsten Stakeholder?
• Welche Kommunikationsmethoden gibt es für den Umgang mit den Stakeholdern?
• Welchen Einfluss haben die Stakeholder?

Grundsätzlich wird ein Stakeholder-Register in den frühen Phasen direkt nach der Unterzeichnung der Projektcharta erstellt. Die Identifizierung der Stakeholder ist der erste Schritt bei der Erstellung eines Stakeholder-Registers. Die Identifizierung der Stakeholder kann durch die Durchsicht vergangener und ähnlicher Projekte, ein Brainstorming mit dem Projektteam, ein Treffen mit dem Projektsponsor und die Erkundung der am Projekt beteiligten Anbieter erfolgen

Nach der Identifizierung der Stakeholder folgt die Analyse, Klassifizierung und das Management der Stakeholder

Der PMBOK Guide empfiehlt die folgenden Instrumente zur Klassifizierung der Stakeholder:

1. Macht/Interessen-Raster
2. Macht/Einfluss-Raster
3. Einfluss/Auswirkung-Raster
4. Salienzmodell

Stakeholder werden nach ihrer Macht, ihrem Einfluss, ihrer Wirkung und ihrem Interesse an einem Projekt klassifiziert. Außerdem können sie nach ihrer Dringlichkeit und ihrer Legitimität klassifiziert werden.

Beispiel für ein Stakeholder-Register

Typischerweise enthält ein Stakeholder-Register die folgenden Informationen;

– Name,
– Abteilung
– Titel
– Rolle im Projekt
– Erwartungen
– Einfluss (niedrig/hoch)
– Auswirkung (niedrig/hoch)
– Kategorie

Ein Stakeholder-Register enthält Spalten, in denen spezifische Fragen behandelt werden. Es kann unter Berücksichtigung der Projektanforderungen angepasst werden. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für ein Stakeholder-Register.

Bitte beachten Sie, dass das Stakeholder-Register ein lebendiges Dokument ist, das während des Lebenszyklus des Projekts ständig aktualisiert werden sollte. Es enthält Informationen über alle wichtigen Projektbeteiligten und ihre Eigenschaften.

Stakeholder-Register sind wichtige Projektmanagement-Dokumente, die während des gesamten Projektlebenszyklus aktualisiert werden sollten. Es ist ein lebendiges Dokument, das dem Projektteam hilft, alle Projektbeteiligten zu erfassen. Im Laufe des Projekts ändern sich die Stakeholder und ihr Einfluss auf das Projekt. Es treten neue Stakeholder auf, und einige Stakeholder verlieren ihre Aufmerksamkeit für das Projekt. Auch ihre Macht und ihr Einfluss auf das Projekt ändern sich. Darüber hinaus muss das Stakeholder-Register ein vertrauliches Dokument sein, weil es so viele Informationen über verschiedene Personen und Organisationen enthält.

Für ein erfolgreiches Projektmanagement kann die Bedeutung eines Stakeholder-Registers niemals geleugnet werden.

Vorteile des Stakeholder-Registers

Als Projektmanager sollte man sich dieser Tatsache bewusst sein: Stakeholder können alles entweder schwierig oder einfach machen. Und in einem Projekt kann sich alles ändern, denn Projekte sind von Natur aus dynamisch. Eine Einzelperson oder eine Gruppe kann anfangs an Ihrem Projekt interessiert sein, aber im Laufe der Zeit das Interesse verlieren. Oder eine Gruppe möchte vielleicht nicht, dass Sie ein Projekt realisieren, das Sie in Angriff genommen haben.

Wie können wir mit all diesen Faktoren umgehen? Die Antwort ist einfach: Nutzen Sie die Interessenvertreter, um sich etwas einfallen zu lassen. Bei der Verwaltung eines Projekts kann die Klassifizierung, Identifizierung und Bewertung der Stakeholder-Anforderungen Studien retten. Die Erstellung eines Registers ist einfach, es genügt, etwas auf einen Computerbildschirm zu schreiben. Ein vollständiges Register hilft uns, unsere begrenzte Zeit erfolgreich zu verwalten, während wir uns mit einer Reihe von Problemen in Projekten befassen.

Zusammenfassung

Das Stakeholder-Management spielt eine Schlüsselrolle für den Erfolg eines Projekts. Falsches Management von Projektbeteiligten, die viel Macht und Interesse haben, kann zum Scheitern des Projekts beitragen. Daher müssen Projektteams eine rechtzeitige und sorgfältige Stakeholder-Analyse, -Klassifizierung und -Priorisierung unter Berücksichtigung der Fähigkeiten der Stakeholder, das Projekt zu beeinflussen, durchführen.

Es ist eine gute Praxis, das Register so früh wie möglich zu erstellen. Es gibt verschiedene Beispiele und Vorlagen im Internet. Sie können diese herunterladen, an die Erfordernisse Ihres Projekts anpassen, bei Bedarf Spalten hinzufügen und sie für Ihr Projekt verwenden, um die Stakeholder-Informationen zu erfassen. Die in diesem Artikel vorgeschlagene Vorlage, die zeigt, wie das Stakeholder-Register aussehen könnte, ist ebenfalls nützlich für Sie.

In diesem Artikel erörtern wir die Bedeutung des Stakeholder-Managements und stellen ein Beispiel für eine Stakeholder-Register-Vorlage bereit. Beachten Sie, dass es sich hierbei um ein wichtiges Thema handelt, das aus Sicht der PMP-Zertifizierungsprüfung bekannt sein sollte. Sie können alles, was Sie möchten, im Kommentarfeld unten hinzufügen oder mitteilen.

See Also

Salience Model

External References

pmi.org

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