Eine der Säulen eines jeden Projekts ist die Projektstrukturplan (PSP) und das dazugehörige PSP-Wörterbuch. Unabhängig davon, ob Sie ein Auftragnehmer sind, der den Projektplan vorlegt, oder ein Kunde, der den Projektplan prüft, sind der Projektstrukturplan und das Projektstrukturplan-Wörterbuch der Stein des Anstoßes, um zu verstehen, wie die verschiedenen Teile eines Projekts zusammenhängen und letztendlich das liefern, was Sie mit Ihrem Projekt erreichen wollen.
Der Projektstrukturplan ist die hierarchische Aufgliederung des Projekts nach Leistungen. Er ist die eigentliche Struktur, die wir gewohnt sind zu sehen und zu benutzen, um das Projekt zu organisieren. Sie ermöglicht es uns, den Umfang in überschaubare Teile zu untergliedern, und bietet eine Berichtsstruktur, die wir für die Planung, die Erfassung der Leistung und der Istwerte verwenden. Die hierarchische Struktur ermöglicht es uns, das Projekt auf der untersten Ebene zu betrachten, es aufzurollen, um es als Ganzes zu betrachten, oder irgendwo dazwischen. Der Projektstrukturplan ist für diese Zwecke hervorragend geeignet. Was bei der Betrachtung des Projektstrukturplans nicht immer offensichtlich ist, ist die Beziehung zwischen der Arbeit und dem Statement of Work (SOW), das oft nicht auf dieselbe Weise strukturiert ist wie der Projektstrukturplan.
Abbildung 1 – Work Breakdown Structure
Das PSP-Wörterbuch erweitert nicht nur die einfache einzeilige Beschreibung der PSP-Elemente, sondern verbindet den PSP mit der Arbeitsanweisung (SOW). Das Projektstrukturplan-Wörterbuch ist in der Regel eine Tabellenkalkulation, in der der Projektstrukturplan, der Name des PSP-Elements und mindestens eine Beschreibung der Arbeiten in diesem Element aufgeführt sind. Darüber hinaus enthält ein gutes Wörterbuch ein Feld, das angibt, welcher Abschnitt des SOW von diesem PSP-Element abgedeckt wird. Diese Zuordnung setzt die beiden Strukturen in Beziehung zueinander und eröffnet viele Möglichkeiten, um zu verstehen, wie das Projekt geplant ist, wie es sich entwickelt und was es kostet. Ein PSP-Wörterbuch könnte wie das folgende Beispiel aussehen:
Die letzte Spalte in dem Beispiel zeigt, wie die Elemente der untersten Ebene des PSP mit dem SOW verbunden sind. In diesem Beispiel ist jedes Element mit zwei verschiedenen Abschnitten des SOW verbunden. Das erste Element ist allen Elementen gemeinsam; nehmen wir an, es handelt sich um den Abschnitt Projektmanagement im SOW. Diese Verknüpfung zeigt, dass das Projekt das Projektmanagement für jedes einzelne Element plant, durchführt und die Ist-Daten erfasst. Jedes Element ist außerdem mit einem eigenen Abschnitt verknüpft, der spezifische Anforderungen im Zusammenhang mit dem Arbeitsumfang der Kommunikation enthalten kann. Jedes PSP-Element sollte mit mindestens einem SOW-Absatz verknüpft sein, in der Regel werden sie jedoch mit mehreren Absätzen verbunden sein. Wenn Sie ein PSP-Element haben, das keinem SOW-Absatz zugeordnet ist, müssen Sie sich fragen: „Warum machen wir das?“, denn es ist offensichtlich nicht Teil des Vertrags. Umgekehrt sollte jeder SOW-Absatz mit mindestens einem PSP-Element verknüpft sein, und in der Regel berührt er mehrere PSP-Elemente.
Was bringt Ihnen die Verknüpfung dieser beiden Strukturen also? Sie ermöglicht es Ihnen, Ihr Projekt in verschiedenen Dimensionen zu betrachten, die Ihnen eine Vielzahl von Berichts- und Analysemöglichkeiten eröffnen. Wenn Sie sich beispielsweise eine Matrix ansehen, in der die beiden Dokumente miteinander verbunden sind, können Sie schnell feststellen, ob alles im SOW abgedeckt ist oder ob Sie Arbeiten in einem PSP-Element durchführen, das nicht im Vertrag enthalten ist.
Aber das ist erst der Anfang. Überlegen Sie, welche Informationen in einem SOW-Absatz erfasst werden. Alle diese Informationen können nun mit einem Projektstrukturplan verknüpft werden, d. h. mit einem Zeitplan, mit der Leistung aus einem Earned-Value-System, mit der Organisation, die die Arbeit ausführt, oder mit den Ist-Daten aus Ihrem Buchhaltungssystem.
Indem Sie sich die Beziehungen zwischen den PSP-Elementen im Zeitplan ansehen, können Sie erkennen, wie verschiedene SOW-Absätze miteinander verknüpft sind und ob dies sinnvoll ist oder nicht. Im obigen Beispiel des PSP-Wörterbuchs könnte man erwarten, dass es Verknüpfungen zwischen Komponententests (1.3.1) und Systemtests (1.3.2) gibt. Wenn diese Verknüpfungen nicht vorhanden sind, wäre das ein rotes Tuch für Ihr Projekt, das untersucht werden sollte.
Das Beziehungsbeispiel kratzt nur an der Oberfläche. Leistung und Istwerte können den SOW-Paragraphen zugeordnet werden. Die Verknüpfung ist vielleicht nicht exakt, und Sie müssen die mit einem Projektstrukturplan verbundenen Ist-Werte möglicherweise mehreren SOW-Absätzen zuordnen, aber diese Sichtbarkeit ist dennoch wertvoll. Sie können auch in die SOW-Absätze vordringen und sehen, wie Elemente innerhalb dieser Absätze zusammenhängen. So werden in den SOW-Absätzen in der Regel die von einem SOW-Absatz betroffenen Deliverables identifiziert. Ein einfaches Mapping eines Deliverables auf einen SOW-Absatz, das mit dem WBS Dictionary verknüpft ist, öffnet die Tür zur Betrachtung aller oben genannten Attribute nach Deliverables. Fügen Sie dem PSP-Lexikon weitere Felder hinzu (Vertragspositionsnummer, Kontoverwalter, Kontokennzeichen usw.), und die Möglichkeiten wachsen.
Wird das PSP-Lexikon richtig eingesetzt, ist es viel mehr als ein Dokument, das die Arbeit beschreibt. Es wird zu einem Projektkaleidoskop, mit dem Sie Ihre Projektdaten auf unendlich viele Arten betrachten können.