ACH-Zahlungen, bei denen Gelder über das ACH-Netzwerk (Automated Clearing House) vom Bankkonto eines Kunden abgezogen werden, bieten einige deutliche Vorteile gegenüber der Bearbeitung von Papierschecks. Insbesondere können Sie mit ACH-Zahlungen sowohl Zeit als auch Geld sparen.
Auch wenn ACH einfach zu sein scheint, sind die zugrundeliegenden Prozesse in Wirklichkeit recht komplex und umfassen einen siebenstufigen Prozess mit sechs verschiedenen Stellen. Dazu gehören der Auftraggeber (Originator) – die Person oder Einrichtung, die die Transaktion veranlasst -, das abwickelnde und das empfangende Finanzinstitut (zwei getrennte Einrichtungen) sowie die ACH-Betreiber und -Empfänger.
Wie Sie sich vorstellen können, ist die Kommunikation und Koordinierung von Geldern zwischen so vielen Parteien ein kompliziertes Zusammenspiel.
Wenn Sie mit der Einrichtung von ACH-Zahlungen für Ihr Unternehmen beginnen möchten, finden Sie hier vier wichtige Informationen.
Was Ihr Unternehmen für die Verarbeitung von ACH-Zahlungen benötigt
Um ACH-Zahlungen akzeptieren zu können, benötigen Sie zunächst ein Händlerkonto bei einem Zahlungsabwickler, der Ihnen dabei hilft, die verschiedenen Bestandteile einer ACH-Transaktion zu verbinden. Die Einrichtung eines Händlerkontos ist zwar nicht kompliziert, aber die Auswahl des richtigen Anbieters für Ihr Unternehmen kann aufgrund der Vielzahl der verfügbaren Optionen so aussehen. Von Anbieter zu Anbieter gibt es viele Variablen, die Ihre Erfahrungen beeinflussen können. Zunächst einmal binden die meisten Anbieter von Händlerkonten ihre Kunden an Verträge, die zwischen zwei und sechs Jahren laufen können, und oft gibt es Strafen für eine vorzeitige Kündigung. Einige bieten jedoch auch Dienstleistungen von Monat zu Monat an. Bei dieser Art von Anbietern können Sie nicht nur Änderungen ohne Vertragsstrafen vornehmen, sondern Sie werden auch feststellen, dass ein Anbieter, der sich Ihre anhaltende Treue verdienen muss, mehr tun wird, um Sie zufrieden zu stellen.
Wie bei der Kreditkartenverarbeitung und anderen Zahlungsformen werden Sie auch feststellen, dass Gebühren und andere Kosten sowie Auszahlungspläne variieren können, weshalb Sie vielleicht einige Vergleiche anstellen sollten.
Sie werden auch eine Möglichkeit benötigen, Zahlungen über das ACH-Netzwerk zu verarbeiten. Dazu gehören z. B. Scheck-Scanner und virtuelle Terminals, die Kontodaten sicher speichern und Ihnen die Möglichkeit geben, automatische Zahlungen für Abonnements und andere laufende Gebühren einzurichten.
Welche Informationen Sie von Kunden benötigen, die per ACH zahlen wollen
Um Zahlungen zu verarbeiten, benötigen Sie auch einige wichtige Informationen von Ihren Kunden:
- Vor- und Nachname des Kontoinhabers
- Routing- und Kontonummer
- Kontotyp (Giro- oder Sparkonto)
Sie müssen eine Genehmigung für die Belastung oder Rückerstattung des Bankkontos eines Kunden einholen. Zusätzlich zu den oben genannten Informationen sollte eine solche Genehmigung auch den Betrag der Transaktion angeben, ob es sich um eine einmalige oder wiederkehrende Belastung handelt, und wenn es sich um eine wiederkehrende Belastung handelt, das Anfangsdatum und die Häufigkeit. Eine solche Autorisierung ist auch deshalb wichtig, weil sie ein wichtiges Mittel ist, um Ihr Unternehmen im Falle eines Rechtsstreits zu schützen.
Häufige Gründe für die Ablehnung von ACH-Transaktionen
Wenn ACH-Zahlungen abgelehnt werden, verlangsamt dies Ihre Zahlungsfähigkeit, unterbricht Ihren Cashflow und birgt sogar das Risiko, dass NOC-Gebühren (Notification of Change) anfallen. Zwei der häufigsten Gründe für die Ablehnung von ACH-Zahlungen sind falsche Bankkontonummern oder falsche Transit- bzw. Routing-Nummern. In manchen Fällen hat ein Kunde seine Bankverbindung gewechselt und vergessen, sie zu aktualisieren; in anderen Fällen hat eine Bank ihr Routingsystem geändert.
Sie können das Risiko mehrfacher NOC-Gebühren verringern, indem Sie sich für eine Lösung wie das virtuelle Terminal von PayJunction entscheiden, das in der Lage ist, einige Bankinformationen automatisch zu korrigieren, so dass die Ablehnung bei nachfolgenden Transaktionen nicht erneut auftritt. Vielleicht möchten Sie auch eine Gebührenpolitik einführen, die Anreize für Kunden schafft, ihre Kontoinformationen umgehend zu aktualisieren, indem Sie Ablehnungen bestrafen, da Sie möglicherweise Gebühren für nicht ausreichende Deckung bei Papierschecks erheben. Achten Sie auf Transparenz, damit Ihre Kunden nicht überrascht sind, wenn sie eine Gebühr zahlen müssen.
Wie Sie wiederkehrende Transaktionen einrichten
Einer der vielen Vorteile, die ACH gegenüber Papierschecks bieten kann, ist, dass es einige der wichtigsten Probleme bei der Verwaltung wiederkehrender Zahlungen verringern kann. Die Einziehung laufender Zahlungen kann mit viel manueller Arbeit verbunden sein – Sie müssen den Überblick behalten, was wann fällig ist, sicherstellen, dass der Scheck rechtzeitig eingegangen ist, und dann zur Bank gehen, um eine Einzahlung vorzunehmen – jedes Mal. Sie können sich diese Mühe sparen, indem Sie wiederkehrende Transaktionen einrichten. Das bedeutet, dass Sie eine Transaktion einmal einrichten und sicher sein können, dass sie in Zukunft automatisch nach dem von Ihnen gewählten Zeitplan verarbeitet wird. Vergessen Sie nur nicht, sicherzustellen, dass Ihr Kunde wiederkehrende ACH-Transaktionen und nicht eine einmalige Zahlung genehmigt.
Erfahren Sie mehr über wiederkehrende ACH-Zahlungen.
Haben Sie ACH-Zahlungen für Ihr Unternehmen eingerichtet? War es einfacher, schwieriger oder genau so, wie Sie es erwartet hatten? Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen mit.