Wie man ein Projektanforderungsformular erstellt (und warum Ihr Unternehmen eines braucht)

Ob Sie nun ein Projekt schon hundertmal durchgeführt haben oder vor einer neuen Herausforderung stehen, ein formelles Projektanforderungsformular verhindert, dass der ganze Vorgang zu einem Spiel mit kaputten Telefonen und verschwendeten Ressourcen verkommt.

Wie gut die Disziplin Ihres Teams auch sein mag, wenn es sich bei einer Projektanfrage nur auf eine vage Nachricht und seine Erinnerung an die Anforderungen stützen kann, werden Sie früher oder später ein Problem haben. Entweder wird ein Projekt in Angriff genommen, das Ihre Zeit nicht wert ist, oder Ihre Anweisungen gehen bei der Weitergabe an die Handelnden verloren.

„Während eines Manövers gab ein Brigadier, der eine bestimmte Brigade befehligte, die in Aldershot stationiert war, dem ihm nächstgelegenen Oberst folgende Nachricht weiter:

„Feind rückt von der linken Flanke vor. Schickt Verstärkung.“

Als die Nachricht das Ende der rechten Flanke erreichte, kam sie an:

„Feind rückt mit Ham-Shanks vor. Sendet drei und vier Pence!“‚ – Garson O’Tool, der einen realen Fall eines kaputten Telefons aus dem Jahr 1914 wiedergibt

Selbst wenn das Gesamtziel nicht verstümmelt wird, bevor es die Front erreicht, hat das Team, das die Projektanforderung erhält, wenig bis gar keine Chance, das große Ganze zu sehen, was sie von den Vorteilen, die das Projekt bringen könnte, abhält.

Wenn Sie also lieber an Ihren wichtigsten Projekten arbeiten möchten, ohne Zeit und Ressourcen zu verschwenden, lesen Sie weiter. Es ist an der Zeit, ein Geschäftssystem zu schaffen, um Ihre Projekte in offiziellen, standardisierten Anfragen zu organisieren, aus denen genau hervorgeht, worum es sich bei dem Projekt handelt, wer daran arbeitet, wann es fällig ist und welche Ressourcen ihm zugewiesen sind. Es ist an der Zeit, ein formelles Projektanforderungsformular einzurichten.

Was ist ein Projektanforderungsformular?

Projektanforderungsformulare legen die wichtigsten Details eines Projekts fest, so dass alle Beteiligten sehen können, worum es sich handelt, warum es sich lohnt, es abzuschließen, wie lange es dauern soll, welche Ressourcen dafür vorgesehen sind usw. Wenn Sie um etwas bitten müssen (oder gebeten wurden), das über das Ausleihen eines Stifts hinausgeht, ist es von Vorteil, wenn Sie ein offizielles Antragsformular erstellen, um sicherzustellen, dass nichts verloren geht oder vergessen wird.

Es ist auch eine gute Möglichkeit, um zu verhindern, dass gemischte Botschaften durch Ihr Unternehmen sickern.

Stellen Sie sich die Anforderungsformulare wie Projektvorschläge vor, aber anstatt Ihrem Manager, CEO oder den Interessengruppen ein Projekt vorzuschlagen, sind sie diejenigen, die um die Durchführung des Projekts bitten. In Vorschlägen wird gefragt: „Können wir das tun?“, während in Antragsformularen steht: „Wir müssen das tun“.

Auf diese Weise können Manager genau definieren, was ein Projekt sein soll, wie es zu erreichen ist, und allen, die daran arbeiten, den voraussichtlichen Wert aufzeigen und sie motivieren, die Arbeit zu erledigen. Jeder weiß, worum es geht, und so kann das Projekt zuverlässig (und zuversichtlich) finanziert und abgeschlossen werden.

Mit anderen Worten, jedes Projektantragsformular sollte genügend Informationen enthalten, um den Teams, die daran arbeiten werden, das gesamte Projekt zu vermitteln und auch, um es ohne Verwirrung in Angriff zu nehmen. Es ist unvermeidlich, dass Sie im Laufe der Zeit Informationen und Aktualisierungen austauschen müssen, aber zu Beginn sollte dieses Formular alles enthalten, was alle Beteiligten brauchen, um voranzukommen.

Holen Sie sich Ihr kostenloses Antragsformular

Bevor wir uns mit den Einzelheiten befassen, sollten Sie sich ein kostenloses Formular ansehen, das Sie anpassen und zur Standardisierung Ihrer Anträge verwenden können. Mit der nachstehenden Vorlage für ein Projektanfrageformular können Sie Projektanfragen einreichen, geeignete Teammitglieder zuweisen, Ihren Fortschritt verfolgen und vieles mehr, indem Sie die Vorteile der besten Prozessdokumentationssoftware auf dem Markt nutzen.

Warum sind sie wichtig?

Projektanforderungsformulare helfen sowohl den Personen, die das Projekt beantragen, als auch denjenigen, die daran arbeiten werden, indem sie beiden Seiten Klarheit verschaffen.

Das Team, das an dem Projekt arbeitet, kann sofort nach der Genehmigung beginnen, anstatt Zeit mit zusätzlichen Meetings, Chats in Slack und allgemeiner Verwirrung zu verschwenden. Es ist eine der besten Möglichkeiten, ein Projekt und dessen Start klar und präzise zu beschreiben.

Diese Klarheit hilft zusammen mit den allgemeinen Informationen im Anforderungsformular (z. B. das voraussichtliche Enddatum, der Umfang und das Budget) auch dabei, den Fortschritt des Projekts im Voraus zu planen und kleinere Fristen zu setzen, was bedeutet, dass es viel wahrscheinlicher ist, dass es auf Kurs bleibt.

Das formale Dokument trägt dazu bei, dass die Antragsteller sicherstellen können, dass die beantragten Projekte einen realistischen Umfang haben und es sich tatsächlich lohnt, sie anzugehen. Das standardisierte Format stellt sicher, dass jeder Aspekt berücksichtigt wird und die Kosten schwarz auf weiß gegen die prognostizierten Gewinne abgewogen werden, so dass der Wert des Projekts und seiner Ergebnisse kristallklar wird.

Das Team, das für das Projekt verantwortlich sein wird, erhält dadurch auch die Möglichkeit, etwaige Bedenken zu äußern, bevor Zeit oder Ressourcen dafür aufgewendet werden. Wenn etwas nicht passt oder als Zeitverschwendung erscheint, kann die Angelegenheit von allen Beteiligten diskutiert werden, und es kann eine fundierte Entscheidung darüber getroffen werden, ob das Projekt fortgesetzt, das Antragsformular geändert oder verworfen werden soll, um sich stattdessen auf etwas anderes zu konzentrieren.

Wie man ein Projektantragsformular erstellt

Es ist nicht schwer, ein brauchbares Projektantragsformular zu erstellen. Ein Formular zu schreiben, das konsequent genutzt wird und alle Informationen liefert, die Ihr Team braucht, sowie die Motivation, den Zeitplan einzuhalten und qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen, ist eine ganz andere Sache.

Glücklicherweise gibt es ein paar einfache Grundsätze, die Sie befolgen können, um sicherzustellen, dass Sie ein effektives Anforderungsformular erstellen, ohne die Dinge unnötig mühsam und langweilig zu machen. Hauptsächlich müssen Sie:

• Ein einheitliches Format wählen
• Ein Projekt für die Anfrage auswählen
• Die grundlegenden Details in Ihrer Anfrage abdecken
• Die Dinge einfach halten
• Angemessene Fristen und zugewiesene Ressourcen vorsehen
• Ein festes Einreichungs- oder Erinnerungssystem haben

Lassen Sie uns auf jedes dieser Punkte ein wenig genauer eingehen.

Entscheiden Sie sich für ein einheitliches Format

Gleich wie beim Erlernen eines Verfahrens müssen Sie sich zunächst für ein festes Format entscheiden, dem Ihr Projektantragsformular folgen wird. Das bedeutet, dass Projekte verglichen und gegenübergestellt werden können, wenn Sie sich nicht sicher sind, welches Sie von einem Team anfordern sollen; das einheitliche Format macht es einfach, die Investitionen und den voraussichtlichen Wert aller Projekte zu sehen.

Ein digitales Format (oder zumindest eine digitale Kopie) für das Formular ist ebenfalls ein Muss, da dies eine zentrale Ressource darstellt, auf die später in der Projektentwicklung leicht verwiesen werden kann und die von den Teammitgliedern viel leichter weitergegeben werden kann. Ganz zu schweigen davon, dass, wenn der Antrag überarbeitet werden muss, eine einzige gemeinsam genutzte digitale Kopie (wie die Vorlage in diesem Beitrag) viel einfacher auf dem neuesten Stand zu halten ist, als alle physischen Instanzen auszudrucken und zu ersetzen.

Es gibt keine feste Regel für das Format, das Sie verwenden müssen, aber solange es alle relevanten Details enthält, leicht weitergegeben und aktualisiert werden kann und nicht gelöscht wird oder verloren geht, sollten Sie gut zurechtkommen.

Wählen Sie ein Projekt aus

Sie können kein Projektanforderungsformular schreiben, bevor Sie nicht ein Projekt ausgewählt haben. In diesem Fall lohnt es sich, den Wert potenzieller Projekte zu analysieren, bevor Sie mit der Arbeit beginnen, denn das ist der wichtigste Indikator dafür, was sich als erstes lohnt.

Im Zweifelsfall sollten Sie sich mit den Projektbeteiligten zusammensetzen und den Zeit- und Ressourcenaufwand im Vergleich zu den Vorteilen besprechen, die Sie erhalten werden, sowie weitere Informationen, z. B. über zeitkritische Elemente. Wenn Sie ein Projekt haben, das wichtig und dringend ist, das Ihrem Unternehmen einen großen Nutzen bringt und dessen Durchführung nicht allzu viel Zeit in Anspruch nimmt, sollten Sie dieses Projekt zuerst beantragen.

Erfassen Sie die grundlegenden Einzelheiten

Nun ist es an der Zeit, die grundlegenden Einzelheiten Ihres Projekts in das Antragsformular einzutragen. Obwohl sich diese Angaben je nach Art und Umfang des Projekts, den beteiligten Teams und der Größe Ihres Unternehmens leicht ändern werden, sollten Sie die folgenden grundlegenden Fragen beantworten:

• Was ist das Projekt?
• Warum ist es wichtig?
• Welchen voraussichtlichen Nutzen wird es bringen?
• Wo wird es durchgeführt?
• Wer wird daran arbeiten?
• Wie wird es durchgeführt?
• Wann wird es abgeschlossen sein?
• Was ist erforderlich, um es abzuschließen?

Der Schlüssel hier ist sicherzustellen, dass Sie genug vermitteln, damit jeder mit dem Projekt weitermachen kann, während Sie sie von den Vorteilen überzeugen, die es bringen wird. Wenn Ihr Team die Bedeutung seiner Aufgaben versteht (z.B. im Verhältnis zum Rest des Unternehmens oder sogar zu seinem eigenen Team), ist es wahrscheinlicher, dass es das Projekt rechtzeitig und in hoher Qualität abschließt.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie seitenlang schwafeln dürfen…

Keep it simple

Der Todesstoß für jeden dokumentierten Prozess, jede Methode oder Anforderung ist es, sie so detailliert zu gestalten, dass die Person, die sie liest, sie völlig ignoriert. Die Leute wollen nicht in allen Einzelheiten darüber informiert werden, was sie zu tun haben – sie wollen einfach nur die Arbeit erledigen und aus dem Weg geräumt werden.

Wenn Sie also Ihr Antragsformular nicht einfach halten, indem Sie nur den allgemeinen Überblick über das Projekt einfügen, wird das Formular so lang, dass jeder, der es benutzt, unweigerlich abkürzen wird. Tragen Sie stattdessen alles ein, was sie wissen müssen, um voranzukommen, aber sagen Sie ihnen nicht, was sie bereits wissen.

Halten Sie es einfach, halten Sie es lesbar und vor allem, halten Sie es nützlich.

Machen Sie Fristen und Ressourcen vernünftig

Fristen bewegen sich auf dem schmalen Grat zwischen einem Team, das in den Burnout getrieben wird, und einem, das bis zur Lethargie geschont wird, daher ist es wichtig, Fristen zu setzen, die gerade genug Druck ausüben, um Ihr Team zu guter Arbeit zu ermutigen. Das Gleiche gilt für die Ressourcen, die Sie dem Projekt zuweisen – Sie müssen vernünftig sein und dürfen nicht knauserig oder verschwenderisch sein.

Auch hier gibt es kein Patentrezept für das richtige Gleichgewicht, aber bei den Fristen sollten Sie eine Zahl anstreben, die Ihren Teams ein wenig Spielraum lässt, aber nicht so viel, dass sie selbstgefällig werden. Ermutigen Sie sie gegebenenfalls, das Projekt in kleinere Aufgaben mit kürzeren Fristen aufzuteilen, denn das erhöht die Dringlichkeit der Arbeit und trägt dazu bei, dass das Projekt gleichmäßig vorankommt.

Was die Ressourcen angeht, so ist alles entweder etwas, das Sie brauchen, oder eine Investition, die sich lohnt. Wenn man es braucht, sollte man nicht nach einem Ersatz suchen. Wenn Sie z. B. einen Freiberufler einstellen müssen, um Arbeiten zu erledigen, für die Sie kein Talent haben, stellen Sie sicher, dass Sie einen guten Freiberufler engagieren, anstatt beim Preis zu knausern (Sie bekommen, wofür Sie bezahlen).

Wenn es optionale Ressourcen gibt, die die Geschwindigkeit des Projekts oder die Endqualität verbessern könnten, wägen Sie sie gegen die Investitionen ab, die sie erfordern würden. Wenn z. B. ein bestimmtes Werkzeug eine Aufgabe schneller und einfacher machen würde, wägen Sie diesen Nutzen gegen die Kosten des Werkzeugs ab, zusammen mit dem laufenden Nutzen, der sich aus dem Zugang zu diesem Werkzeug ergibt. Wenn sich der Kompromiss lohnt, sollten Sie sich Zugang verschaffen und die Anmeldedaten in das Projektanfrageformular aufnehmen.

Richten Sie ein Übermittlungs- oder Erinnerungssystem ein

Wie bei jedem dokumentierten Prozess nützt es nichts, ein Anfrageformular zu erstellen, wenn es nur ignoriert wird. Sie müssen also dafür sorgen, dass es sichtbar ist und dass das Projekt (oder vielmehr die Fristen) nicht in Vergessenheit geraten. Die Art und Weise, wie Sie dies tun, hängt weitgehend von Ihrer Projektmanagement-App ab, aber zumindest sollten Sie und alle anderen Beteiligten Benachrichtigungen einrichten, die Sie vor dem endgültigen Abgabetermin daran erinnern.

Angenommen, Sie verwenden, wie wir hier bei Process Street, eine Art Kalendersystem, um Ihre Aufgaben zu verwalten (bei uns ist es Trello). In diesem Fall würden Sie die Informationen im Projektanforderungsformular verwenden, um das Projekt in Fristen in Ihrem Kalender aufzuteilen, die mit dem Enddatum auf dem Formular enden.

Auch wenn Sie Google Calendar und nicht eine ausgefallene kostenpflichtige App verwenden, sollten Sie in der Lage sein, Ereignisse und Erinnerungen für Ihre verschiedenen Fristen einzurichten. Dank des natürlichen Layouts des Kalenders können Sie leicht überprüfen, welche Aufgaben zu erledigen sind und bis wann sie erledigt sein müssen.

Erstellen Sie automatisch Ihr perfektes Projektanfrageformular

Wie jedes Dokument mit einem Standardformat können Sie auch Ihre Projektanfrageformulare mit Zapier automatisch erstellen. Da sich bei jedem Formular nur die Informationen (und nicht das Gesamtformat) ändern, können Sie die Informationen zu Ihrem Projekt in eine Vorlage, einen Fragebogen oder etwas anderes eingeben, in dem die relevanten Details gespeichert werden können, und diese dann von Zapier in Ihre Standardformularvorlage übertragen lassen.

Stellen Sie sich das wie einen Rechnungsgenerator vor – Zapier kann Informationen wie das Projekt und den Fälligkeitszeitpunkt aus den von Ihnen gespeicherten Informationen erkennen und dann selbst ein formatiertes Dokument erstellen. Sie können sich sogar einen Link zum Endprodukt per E-Mail zuschicken lassen, damit Sie es nicht selbst suchen müssen.

Am einfachsten lässt sich diese Prozessautomatisierung einrichten, indem Sie die Informationen zu Ihrem Projekt mithilfe der weiter oben bereitgestellten Vorlage für ein Projektanforderungsformular notieren. Sie können dann ein kostenloses Konto bei Zapier verwenden, um die in Process Street eingegebenen Informationen zu erkennen und sie an eine Formularerstellungs-App Ihrer Wahl zu senden.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, lesen Sie unser kostenloses E-Book zur Geschäftsprozessautomatisierung.

Manchmal können die kleinsten Änderungen einen großen Unterschied in Ihrem Unternehmen bewirken. Ein formelles Projektanforderungsformular ist vielleicht nicht der glamouröseste Aspekt Ihres Unternehmens, aber es ist eine der wichtigsten Möglichkeiten für Ihr Unternehmen, konsistent zu bleiben und Ressourcenverschwendung zu vermeiden, während Sie weiter wachsen.