Es ist wahr, dass die richtige Quittierung von geschäftlichen E-Mails Ihre Erfolgsquote bei Geschäften im 21. Unzählige E-Mails werden in der Geschäftswelt verschickt, um Informationen zu erhalten, eine Forderung zu stellen, eine Beschwerde einzureichen oder einen Plan auszuführen. Um diese Arten von E-Mails professionell zu quittieren, müssen Sie sie auf der Grundlage der Anforderungen des Absenders quittieren.
Es gibt besondere Möglichkeiten, die E-Mails, die Sie erhalten, professionell zu quittieren. Beachten Sie diese zehn Tipps, um den Erhalt einer E-Mail als Unternehmer oder Privatperson zu bestätigen.
- 1 – Schätzen Sie den Absender
- Beispiel I – Eine E-Mail professionell bestätigen
- 2 – Geradeheraus sein
- 3 – Arbeiten Sie am Schwerpunkt
- 4 – Senden Sie eine zeitgebundene Nachricht
- 5 – Höfliche Präsentation
- 6 – Machen Sie die notwendigen Vorschläge
- Beispiel II – Eine E-Mail professionell bestätigen
- 7 – Beantworten Sie die Fragen
- 8 – Den Absender einbeziehen
- Beispiel III – Eine E-Mail professionell bestätigen
- 9 – Heben Sie die Einzigartigkeit Ihres Absenders hervor
- Beispiel III – Eine E-Mail professionell bestätigen
- 10 – Detaillierte Informationen
- Abschluss
1 – Schätzen Sie den Absender
Würdigung ist ein Partner der Anerkennung. Als Empfänger können Sie Ihren Absender für sich gewinnen, indem Sie einfach ein „Danke“ schicken, um den Empfang der E-Mail zu bestätigen. Ein Beispiel: Ihr Kunde hat eine Beschwerde-E-Mail geschickt. Der erste Schritt, um einen solchen Kunden zu gewinnen, ist nicht eine Reaktion, sondern Wertschätzung. Sie können eine E-Mail wie folgt senden:
Beispiel I – Eine E-Mail professionell bestätigen
‚Danke, wir haben Ihre E-Mail erhalten.‘
E-Mails, die den Absender würdigen, erwecken auf jeden Fall den Eindruck, dass der Empfänger kein Snob ist.
2 – Geradeheraus sein
Sein Sie direkt, wenn Sie eine E-Mail professionell bestätigen wollen. Machen Sie Ihre Aussagen deutlich und seien Sie konkret. Bestätigen Sie, dass Sie die E-Mail als Einzelperson oder als Vertreter eines Unternehmens erhalten haben.
3 – Arbeiten Sie am Schwerpunkt
Der Schwerpunkt der E-Mail, die Sie erhalten haben, sollte angemessen bearbeitet werden, um zu zeigen, dass Sie den Erhalt der E-Mail tatsächlich bestätigen. Sie können die Schwerpunkte so gestalten, dass sie zu den zusätzlichen Informationen passen, die Sie als Antwort an Ihren Absender anhängen wollen.
4 – Senden Sie eine zeitgebundene Nachricht
Ein Unternehmen kann seine Effektivität und Effizienz durch seine Antwort auf Kunden-E-Mails offenbaren.
In einem Fall, in dem ein Kunde eine Beschwerde-E-Mail sendet, können Sie die E-Mail bestätigen, indem Sie eine Frist setzen, innerhalb derer die angesprochenen Probleme behandelt werden. Ein Beispiel finden Sie weiter unten in diesem Beitrag.
Wenn Sie eine E-Mail erhalten, die Sie nicht sofort bearbeiten können, bestätigen Sie die E-Mail und teilen Sie dem Absender mit, wann das Problem behandelt wird.
5 – Höfliche Präsentation
Das Sprichwort „Eine Münze hat zwei Seiten“ bestätigt die Tatsache, dass die Bedingungen der Dinge entweder positiv oder negativ sein können.
Ihre Antwort auf eine E-Mail sollte auf den Informationen basieren, die die E-Mail enthält. Die Informationen können entweder positiv oder negativ sein. Wenn Sie den Erhalt einer E-Mail bestätigen, sollten Sie keine Emotionen wie Ärger oder Frustration zeigen. Zeigen Sie höflich, dass Sie die Meinung des Absenders respektieren.
6 – Machen Sie die notwendigen Vorschläge
Es gibt Fälle, in denen der Empfänger eine E-Mail bestätigt, weil die Probleme nicht durch eine E-Mail gelöst werden können. In solchen Fällen sollten Sie die notwendigen Vorschläge zur Lösung der vom Absender aufgeworfenen Probleme machen. Der Absender kann aufgefordert werden, in das Unternehmen zu kommen oder jemanden zu treffen. Solche Vorschläge sollten klar formuliert werden.
Beispiel II – Eine E-Mail professionell bestätigen
Sehr geehrter John,
Wir bedauern, dass Sie Probleme mit der Überweisung haben, die wir auf Ihr Bankkonto schicken. Möglicherweise müssen Sie Ihre Bank aufsuchen, um das Problem zu lösen. Bitten Sie Ihren Kundenbetreuer, uns über unsere Kundendienst-E-Mail zu schreiben, und er oder sie sollte Ihre Partner-ID angeben, damit wir Ihre Identität überprüfen können.
Wenn dies das Problem nicht löst, lassen Sie es uns bitte wissen, damit wir weitere Schritte unternehmen können. Vielen Dank.
Grüße,
7 – Beantworten Sie die Fragen
Es gibt E-Mails, die mit Fragen gespickt sind. Du kannst den Erhalt solcher E-Mails bestätigen, indem du die Fragen beantwortest, ohne sie auszulassen. Wenn Sie die Fragen nicht sofort beantworten können, geben Sie einfach eine Frist an, innerhalb derer die Antworten gesendet werden sollen.
Manchmal gibt es Fragen, die dringend beantwortet werden müssen. Solche Fragen sollten unverzüglich beantwortet werden.
8 – Den Absender einbeziehen
Es gibt E-Mails, bei denen Sie den Absender einbeziehen müssen. Der Grund dafür ist, dass der Absender einen positiven Beitrag für Sie geleistet hat und Sie den Erhalt seines positiven Beitrags anerkennen möchten. Sie können den Absender auch einbeziehen, indem Sie ihm die Möglichkeit geben, in späteren E-Mails Fragen zu stellen oder Bitten zu äußern.
Sie können den Absender auch einbeziehen, indem Sie ihn darüber informieren, dass er seine Kommentare zu den Aktivitäten, zu denen er beigetragen hat, über die E-Mail, die Sie erhalten haben, senden kann.
Beispiel III – Eine E-Mail professionell bestätigen
Hallo James,
Danke für deine schnelle Antwort. Es freut mich, dass Sie die Web-App sehr nützlich fanden. In den nächsten Tagen werden Sie bestimmt noch weitere Funktionen entdecken.
Sie können mich jederzeit kontaktieren, wenn Sie eine Funktion wünschen, einen Vorschlag oder eine Beschwerde haben. Ich helfe Ihnen gerne weiter.
Mit freundlichen Grüßen,
9 – Heben Sie die Einzigartigkeit Ihres Absenders hervor
Es kann vorkommen, dass Sie eine E-Mail erhalten, aus der die Fähigkeiten des Absenders hervorgehen, z.B. eine E-Mail, in der es um eine Bewerbung geht und der der Lebenslauf des Absenders beigefügt ist. Ihre Bestätigung einer solchen E-Mail sollte auf die beruflichen Leistungen des Absenders hinweisen, um deutlich zu machen, dass der Lebenslauf des Absenders geprüft wurde und das Unternehmen die Leistungen des Absenders respektiert.
Beispiel III – Eine E-Mail professionell bestätigen
Liebe Ruth,
Wir freuen uns, dass Sie sich für eine Zusammenarbeit mit unserem Unternehmen interessieren. Wir freuen uns, dass Sie Ihren MBA in so jungen Jahren abgeschlossen haben.
Ihr Lebenslauf ist an unsere Personalabteilung weitergeleitet worden. Sie können sich mit uns in Verbindung setzen, wenn Sie innerhalb der nächsten fünf Arbeitstage keine Nachricht von dort erhalten.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Bewerbung.
Grüße,
10 – Detaillierte Informationen
Detaillierte Informationen müssen in der Empfangsbestätigung angegeben werden, um Verwechslungen zu vermeiden. Sie sollten die E-Mail des Absenders mit detaillierten Informationen bestätigen, z. B. mit dem Datum, an dem die erforderlichen Verfahren durchgeführt werden.
Zum Beispiel sollte eine Bestätigung für ein Vorstellungsgespräch detaillierte Informationen über das Datum, die Uhrzeit und den Ort des Gesprächs enthalten.
Nachdem ein Unternehmen E-Mails an seine Kunden geschickt hat, in denen es um die Zufriedenheit der Kunden mit seinen Waren und Dienstleistungen bittet, kann ein Kunde eine Bestätigungs-E-Mail senden, um die Leistungen des Unternehmens zu würdigen. Der Kunde sollte angemessene Informationen, wie z.B. spezifische Produkte, zur Verfügung stellen, die die Dienstleistungen des Unternehmens würdigen.
Abschluss
Abschließend sollten Sie bedenken, dass die Bedeutung einer professionellen Bestätigung von E-Mails nicht hoch genug eingeschätzt werden kann. Wenn Sie dies ständig tun, heben Sie sich von Ihren Mitbewerbern ab und sorgen dafür, dass Ihre Kunden immer wieder kommen.