August 6, 2015
Tämän viestin tarkoituksena on opastaa tilien ylläpitäjiä (henkilö, joka on allekirjoittanut lomakkeen 471 varainhoitovuodelta 2015) vaiheissa, joiden avulla he voivat perustaa koulujen tai kirjastojen henkilökunnan ”käyttäjiä” ja/tai ”konsulttitahoja” omille EPC-tileilleen. (Jos olet lomakkeen 471 allekirjoittanut henkilö, mutta et ole vielä saanut alkuperäistä EPC-kirjautumissähköpostia, soita USAC:n asiakaspalvelutoimistoon numeroon 888-203-8100.) Jos kyseinen henkilö ei enää työskentele koulussanne tai kirjastossanne, ottakaa yhteyttä CSB:hen vaihtaaksenne tilinvalvojanne nimen ja yhteystiedot). Tämän viestin liitteenä on kaksi vaiheittaista opasta (Käyttäjien määrittäminen ja Konsulttien lisääminen), ja lyhyt opetusvideo on saatavilla osoitteessa: http://www.usac.org/sl/about/outreach/videos/EPC-Creating-a-New-User.aspx.
> EPC-piirin käyttäjien lisääminen laskutusyksiköllesi (katso alla olevat ohjeet konsulttien lisäämisestä)
(Muista, että vain tilinvalvojan käyttäjät voivat hallita organisaationsa muita käyttäjiä.)
1) Siirry ”Laskeutumissivullesi” (paras tapa on napsauttaa vasemmalla ylhäällä olevaa USAC-symbolia) ja napsauta oikean yläreunan työkalupalkissa olevaa Käyttäjien hallinta -painiketta.
2) Napsauta laskutettavan yksikkösi nimen vieressä olevaa ruutua.
3) Napsauta ”Luo uusi käyttäjä” lisätäksesi koulun tai kirjaston työntekijät EPC-käyttäjiksi. Täytä lomake kaikilla asiaankuuluvilla tiedoilla
4) Sivun alaosassa sinun on määritettävä ”käyttäjäoikeudet” kullekin käyttäjälle. Käyttäjätyyppejä on 3:
– Täydet oikeudet (voi luoda/lähettää/varmentaa hakemuksia)
– Osittaiset oikeudet (voi luoda hakemuksia, mutta ei voi painaa lähetä/varmentaa)
– Vain katselu
Voidaksesi soveltaa samoja oikeuksia kaikkiin lomakkeisiin, käytä Apply All (Sovelletaan kaikkiin) -pudotusvalikkoa.
5) Napsauta ”Continue” (Jatka) ja ”Submit” (lähetä) ja vahvista sitten vielä kerran haluamasi.
6) Uusi Käyttäjä saa EPC:ltä sähköpostiviestin, jossa häntä kehotetaan menemään määrittämään EPC-tilinsä.
> Konsulttiyrityksen lisääminen
Jos käytät E-rate-konsulttiyritystä (vaikka se olisikin IU:si), sinun on yhdistettävä laskutettava yksikkösi kyseiseen konsulttiorganisaatioon ja SITÄMÄLLÄ lisättävä yksittäiset konsultit kyseiseen konsulttiorganisaatioon sisältyvinä EPC-käyttäjinä. Muista, että vain tilin ylläpitäjä voi lisätä konsulttiyrityksen ja yksittäisiä konsulttien käyttäjiä. Alla on vaiheet molempien tehtävien suorittamiseksi:
> Konsulttiyrityksen linkittäminen organisaatioon
1) Kirjaudu EPC-tilillesi (https://portal.usac.org/suite). Jos teet sen ensimmäistä kertaa, älä unohda, että käyttäjätunnuksesi on sähköpostiosoitteesi. Jos et muista salasanaasi tai kirjaudut sisään ensimmäistä kertaa, napsauta ”Unohdin salasanan.”
2) Valitse ”Laskeutumissivulta” laskutettava yksikkösi (ei koulun nimi, vaan piirisi nimi). Saatat joutua selaamaan luetteloa.
3) Napsauta vasemmanpuoleisen työkalupalkin ”Related Actions” (Aiheeseen liittyvät toiminnot).
4) Valitse seuraavalla sivulla ”Manage Organization Relationships” (joka on luettelon 8. vaalennettu lihavoitu).
5) Valitse ”Add a Consulting Firm” (Lisää konsulttiyritys) ja syötä konsulttiyrityksestäsi mahdollisimman paljon tietoja ja napsauta Search (Etsi). Jos et saa tuloksia, voit ottaa yhteyttä konsulttiorganisaatioon ja kysyä sen Consultant Registration Number (CRN) -numeroa (konsultin rekisteröintinumero) tai etsiä konsulttiorganisaatiota näytön vasemmassa reunassa olevan Consulting Firms (konsulttiyritykset) -linkin kautta.
6) Merkitse ruutu konsulttiyrityksen nimen vasemmalla puolella ja napsauta Submit (Lähetä). Laskutettava yksikkösi on nyt yhdistetty kyseiseen konsulttiyritykseen.
B> EPC-konsultti-käyttäjien lisääminen laskutettavaan yksikköösi
1) Siirry ”laskeutumissivullesi” (paras tapa on napsauttaa vasemmalla ylhäällä olevaa USAC-symbolia) ja napsauta oikeanpuoleisen yläreunan työkalupalkin Manage Users (Hallitse käyttäjiä) -kohtaa.
2) Napsauta laskutettavan yksikkösi nimen vieressä olevaa ruutua.
3) Napsauta ”Add or Remove Existing Users” (Lisää tai poista olemassa olevia käyttäjiä) lisätäksesi tiettyjä konsulttien nimiä. Huomautus: Konsulttiyrityksen on oltava linkitetty organisaatioon ennen kuin voit lisätä tiettyjä konsultteja.
4) Näet luettelon laskutetun yksikön olemassa olevista Käyttäjistä. Kirjoita luettelon alapuolelle konsultin nimi tai sähköpostiosoite ja napsauta Etsi.
5) Valitse konsultin nimi luettelosta ja napsauta ”Lähetä”
6) Kun olet lisännyt konsultin nimen, sinun on määritettävä kyseiselle konsultille ”käyttäjäoikeudet” napsauttamalla ”Hallitse käyttäjäoikeuksia”.”
7) Käyttäjätyyppejä on 3:
– Täydet oikeudet (voi luoda/lähettää/varmentaa hakemuksia)
– Osittaiset oikeudet (voi luoda hakemuksia, mutta ei voi painaa lähetä/varmentaa)
– Vain katselu
Voidaksesi soveltaa samoja oikeuksia kaikkiin lomakkeisiin, käytä Apply All (Sovelletaan kaikkiin) -pudotusvalikkoa.
8) Uusi käyttäjä saa EPC:ltä sähköpostiviestin, jossa häntä kehotetaan menemään ja perustamaan EPC-tilinsä.