4.1 Supervisión y control de los riesgos
La supervisión y el control continuos de los riesgos del proyecto garantizan que la estrategia de respuesta a los riesgos y el plan de acción de tratamiento de los riesgos se apliquen y progresen de forma eficaz. Por lo general, las revisiones de riesgos se incluyen en la agenda regular de las reuniones de gestión del proyecto y se utilizan en la mayoría de las fases e hitos del proyecto. Las revisiones de riesgos facilitan una mejor gestión del cambio y la mejora continua.
El proceso de control y seguimiento de los riesgos incluye las siguientes herramientas y técnicas: reevaluación de riesgos, auditorías de riesgos, medición del rendimiento técnico, análisis de reservas, reuniones de estado. La principal aportación al proceso de control y seguimiento de los riesgos es la lista de vigilancia de los riesgos prioritarios que se han identificado para las acciones de respuesta y tratamiento de los riesgos. La lista de vigilancia de riesgos se utiliza como criterio para revisar los datos de desempeño del trabajo, incluyendo el estado de los entregables, los costos incurridos y el progreso del cronograma del proyecto.
El proceso de control y monitoreo de riesgos proporciona la seguridad de que los controles y procedimientos apropiados para la gestión de riesgos se entienden claramente y se siguen estrictamente. El proceso permite determinar si:
- Las acciones de tratamiento adoptadas resultaron en lo que realmente se planificó.
- Toda la información sobre los procedimientos de gestión de riesgos fue apropiada.
- Se ha alcanzado un mayor conocimiento y se ha utilizado para identificar qué lecciones podrían aprenderse para la medición y gestión de riesgos para futuros proyectos.
El proceso de control y seguimiento de los riesgos da lugar a la generación de revisiones del registro de riesgos y a la complementación con nuevos elementos de acción para el proceso de tratamiento de los riesgos.
4.2 Informar y comunicar los riesgos
La comunicación con los interesados en el proyecto por medio de informes sobre los riesgos del proyecto puede ser una fuerza motriz crítica que permite llevar a cabo una gestión adecuada de los riesgos y alcanzar los resultados del proyecto de acuerdo con las expectativas. La comunicación e informe de riesgos ayuda al gestor del proyecto, al propietario del proyecto y al cliente a entender los riesgos existentes, las oportunidades y las compensaciones. El objetivo de la comunicación e información de riesgos es garantizar que todas las partes estén plenamente informadas de los riesgos existentes, evitando sorpresas desagradables y acciones no autorizadas. El director del proyecto, junto con el equipo del proyecto y el propietario del riesgo, crea informes y se comunica con las partes interesadas para mantener la coherencia de las acciones de gestión de riesgos y los supuestos subyacentes.
Un informe de riesgos es un resumen de los riesgos y oportunidades del proyecto, el último estado de las acciones de tratamiento, y una indicación de las tendencias en la incidencia de los riesgos. Los siguientes elementos sirven de base para generar informes de estado de riesgos del proyecto:
- El registro de riesgos y el plan de acción de tratamiento de riesgos de apoyo
- Revisiones de los datos de rendimiento del trabajo
- Progreso del cronograma del proyecto
- Estado de los entregables del proyecto producidos
Los informes de riesgos suelen presentarse a la alta dirección de forma periódica o según sea necesario. Los informes de riesgos del proyecto forman parte de los informes estándar de gestión de proyectos.