Hacer un seguimiento de los gastos de viaje puede ser un reto. Con los recibos en papel, los recibos por correo electrónico y el hecho de que a veces no se entregue ningún recibo, es importante organizarse tanto para el viajero de negocios como para el de placer.
Afortunadamente, para aquellos que no son los mejores en tener un buen control de sus gastos, hay muchas aplicaciones que pueden simplificar su vida. Estas aplicaciones ayudan a realizar informes de gastos, a elaborar presupuestos, a preparar los impuestos y a dividir los gastos entre los amigos.
Con algo para todo el mundo, aquí están las mejores aplicaciones para ayudarte a hacer un seguimiento de tus gastos.
TrabeePocket
TrabeePocket es una aplicación sencilla que te permite hacer un seguimiento de tus gastos para un viaje determinado. Incluso antes de empezar tu viaje puedes añadir todos los gastos prepagados en la pestaña «preparar». Esto te permite contabilizar los vuelos y las excursiones que hayas reservado con antelación. Una vez que comience su viaje, podrá añadir fácilmente todos los gastos de viaje adicionales. Puedes clasificar tus gastos en ocho categorías diferentes, pero con la versión de pago puedes añadir tantas categorías adicionales como quieras si tienes gastos muy específicos que quieras controlar. La versión gratuita también sólo le permite realizar un seguimiento de una moneda por viaje, pero la versión de pago le permite realizar un seguimiento de múltiples monedas en un archivo de viaje.
TrabeePocket no sólo servirá como un lugar para archivar sus gastos, sino que también le ayuda en el frente de presupuesto. Puede establecer un presupuesto mensual y hacer que sus gastos se comparen con esa cifra global. Si tienes ingresos durante tu viaje, también puedes introducirlos en un gasto específico del viaje.
Una característica interesante de esta aplicación es que puedes tomar fotos y vincularlas a un gasto específico. Esto es genial para el mochilero o el viajero de la familia que quiere recordar exactamente lo que el gasto se utilizó para, o para realizar un seguimiento de las sugerencias de viaje. Los viajeros de negocios también pueden utilizar esta función tomando una foto de un recibo si se necesita para un informe de gastos corporativos.
Costo: Gratuita; la versión mejorada cuesta 1,99 dólares e incluye algunas opciones adicionales (por ejemplo, múltiples monedas, categorías adicionales, ver y exportar el informe de gastos)
Descarga: Google Play Store o iTunes App Store
Trail Wallet
Trail Wallet es muy similar a TrabeePocket, pero lamentablemente no está disponible para los usuarios de Android. Con esta aplicación, puedes añadir tantas categorías como quieras para separar los gastos y todo está codificado por colores para que la aplicación sea más atractiva visualmente. (A diferencia de TrabeePocket, no es necesario pagar por una versión actualizada para añadir más categorías).
Cuando introduzcas tus gastos de viaje, los vincularás tanto a un viaje como a una fecha. Esto le permite ver sus gastos en una vista de mes o de viaje. También puede repartir los gastos entre varias fechas para poder ver los gastos diarios de un determinado viaje. Esto es útil si usted está en un presupuesto diario para asegurarse de que no está excediendo la cantidad que puede gastar en un día en particular.
Una buena característica de esta aplicación es que usted puede agregar tantas monedas como desee dentro de un determinado viaje. Esto resulta muy útil si pagas en varias divisas, por ejemplo, los costes de vuelo y hotel en dólares, pero los gastos de comida en euros.
Esta aplicación está más orientada a los viajes individuales o familiares, ya que no puedes invitar a amigos a añadir gastos. Sin embargo, puedes tomar fotos de los recibos y vincularlos a un gasto específico, y luego exportar las imágenes – perfecto para guardar todos los recibos o para los viajeros de negocios con fines de gastos.
Costo: Gratis para los primeros 25 gastos añadidos a un solo viaje; la versión mejorada cuesta 4,99 dólares y permite introducir un número ilimitado de gastos por viaje.
Descarga: iTunes App Store
Concur
Concur es uno de los mejores programas de gastos para viajes de negocios. Esta aplicación es definitivamente más involucrada que algunas de las otras en la lista, pero tiene todas las campanas y silbatos para mantener sus gastos totalmente organizados. Si trabajas para una gran empresa, es posible que esta sea la aplicación que debes utilizar para tus gastos de negocios.
Los gastos de las tarjetas de crédito corporativas se cargarán automáticamente y también puedes añadir manualmente los gastos de bolsillo. Para los gastos introducidos manualmente, los empleados pueden tomar una foto de su recibo que se incluirá en su informe de gastos. Para el viajero de negocios con muchos recibos en papel durante la semana, esta aplicación ayuda a garantizar que todos los gastos se reembolsen correctamente.
Si diriges una pequeña empresa, esta es una gran plataforma para ti y tus empleados, ya que te permite gestionar los gastos y preparar informes de gastos. Cuando trabajaba para una gran empresa de consultoría, utilizaba este programa semanalmente. Poder hacer un seguimiento de mis gastos de trabajo para asegurarme de que se me reembolsaban todas las cantidades pagadas de mi bolsillo era enorme. Para los viajeros en solitario o en grupo, esta no es la aplicación que sugiero utilizar, ya que no hay necesidad de pagar la cuota mensual, ya que hay muchas otras aplicaciones gratuitas disponibles.
Coste: La tarifa depende del número de usuarios y del tipo de cuenta.
Descarga: Google Play Store o iTunes App Store
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Tripcoin
Tripcoin es una app muy sencilla de utilizar que hará un seguimiento de todos tus gastos con respecto a un viaje concreto. Puedes vincular cada gasto a una categoría específica, introducir la ubicación de la ciudad y una fecha y hora definidas. También puedes incluir notas y una captura de pantalla para hacer un mejor seguimiento de cada compra que realices.
Esta aplicación tiene una capacidad de filtro estéticamente agradable, donde puedes mirar los gastos entre una fecha determinada, dentro de una categoría determinada, un tipo de método de pago o dentro de un país en particular. También hay un conversor de divisas en tiempo real o puedes establecer tipos de cambio personalizados si lo necesitas.
Lo mejor de todo es que puedes hacer una copia de seguridad automática de todos tus datos activando la integración con Dropbox. Con muchas de las otras aplicaciones enumeradas aquí, si pierdes tu teléfono o si tus datos se borran, perderás todos los gastos introducidos. Si esto ocurre, con esta aplicación específica, todos tus gastos se guardan y se pueden volver a importar.
Desgraciadamente, esta aplicación sólo está disponible para usuarios de iPhone.
Costo: Gratis
Descarga: iTunes App Store
SplitWise
SplitWise es una de mis favoritas personales y una aplicación que he estado utilizando durante años. Si viajas en grupo, esta es tu aplicación. Lo mejor, y la característica única, es que puedes hacer que tus amigos o familiares se unan a un grupo y todos pueden introducir todos los gastos incurridos en el viaje conjunto. La aplicación desglosará los gastos y le dirá a cada uno cuánto debe para que las cosas sean iguales. Incluso puedes designar qué gastos deben repartirse entre determinadas personas. Como la mayoría de las otras aplicaciones, también puedes incluir una foto y notas para cada gasto introducido.
He utilizado la aplicación para viajes de amigos y hermanos, incluyendo despedidas de soltera, viajes de esquí en grupo e incluso sólo viajes de un día. Aparte de los gastos de viaje, incluso se puede utilizar para dividir los gastos entre los compañeros de piso o simplemente las compras diarias con los amigos.
Costo: Gratuita; la versión mejorada cuesta 2,99 $/mes (29,99 $/año), que incluye escaneo de recibos, conversión de divisas y mucho más.
Descarga: Google Play Store o iTunes App Store
Tricount
Tricount es una app sencilla, pero una gran opción para viajes en grupo. Funciona de forma muy similar a SplitWise, donde puedes dividir los gastos entre varios viajeros de tu grupo. Cada uno puede añadir sus propios gastos y designar la cantidad específica (o el porcentaje) para cada individuo dentro del grupo. Al final del viaje, recibirás un desglose de lo que cada uno debe a los demás.
La aplicación es compatible con varias monedas y te permite tomar fotos de imágenes o recibos para acompañar cada gasto introducido.
Costo: Gratuita; la versión actualizada cuesta 0,99 dólares y permite tener una experiencia sin anuncios.
Descarga: Google Play Store o iTunes App Store
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Foreceipt
Si llevar la cuenta de los recibos es una de tus prioridades, la app Foreceipt será perfecta para tus necesidades. Puedes adjuntar un recibo con todos los gastos introducidos y todas las imágenes se guardarán automáticamente en tu cuenta de Google Drive. Además, todos los recibos por correo electrónico pueden ser rastreados también reenviándolos directamente a la dirección de correo electrónico de Foreceipt e incluyendo su ID único.
Otras características incluyen la capacidad de cargar por lotes las transacciones bancarias y la descarga de informes de Excel para propósitos de declaración de impuestos – perfecto para aquellos que necesitan cancelar los gastos de viaje.
Dentro de la aplicación, Foreceipt le permite introducir sus ingresos, facturas y gastos de viaje para realizar un seguimiento contra su presupuesto general. También puede vincular todos los gastos de viaje a una de las muchas categorías prepobladas.
Con estas capacidades más involucradas, los viajeros de negocios y los que tienen pequeñas empresas probablemente encontrarán esta aplicación más útil que los viajeros en solitario o en grupo.
Costo: Gratuita; la versión mejorada cuesta 3,99 dólares al mes (38,99 dólares al año) e incluye más escaneos de recibos al mes, recibos por correo electrónico e informes de gastos.
Descarga: Google Play Store o iTunes App Store
Expensify
Expensify se dirige tanto a viajeros individuales como a grupos que viajan principalmente por negocios. Esta aplicación te permite realizar todas las tareas sencillas, como documentar tus gastos y tomar una foto de tu recibo, pero va un paso más allá, ya que puedes presentar tus gastos a tu gerente o contador (o realmente a quien quieras).
Para aquellos que necesitan llevar un registro del kilometraje recorrido, esta aplicación te permite no sólo introducir manualmente tu información, sino que también tiene una calculadora GPS que puedes activar para realizar un seguimiento de tu distancia. También puedes introducir el tiempo trabajado, lo que ayuda a aquellos que necesitan hacer un seguimiento de las horas facturables.
La aplicación también cuenta con algo más que un lugar para enviar tus gastos, ya que puedes hacer un seguimiento de las operaciones de la empresa e incluso establecer políticas de gastos.
En el frente de sentirse bien, Expensify también donará 2 dólares por cada 1.000 dólares en gastos a Expensify.org. Estas donaciones se entregan a una amplia gama de campañas para ayudar a organizaciones de todo el mundo.
Costo: Gratis hasta cinco escaneos al mes; la versión mejorada cuesta 4,99 dólares al mes por usuario, lo que le da escaneos ilimitados y capacidades automáticas adicionales.
Descarga: Google Play Store o iTunes App Store
Bottom Line
Con muchas aplicaciones para hacer un seguimiento de sus gastos, ayuda a encontrar una que se adapte a sus necesidades. Tanto si viajas por negocios como por placer, con un grupo o por tu cuenta, hay muchas apps que funcionan bien dependiendo de tus necesidades.
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