Lección 4: Introducción a los objetos
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Introducción
Las bases de datos en Access se componen de cuatro objetos: tablas, consultas, formularios e informes. Juntos, estos objetos le permiten introducir, almacenar, analizar y compilar sus datos como quiera.
En esta lección, aprenderá sobre cada uno de los cuatro objetos y llegará a comprender cómo interactúan entre sí para crear una base de datos relacional totalmente funcional.
Tablas
A estas alturas, ya debería comprender que una base de datos es una colección de datos organizada en muchas listas conectadas. En Access, todos los datos se almacenan en tablas, lo que sitúa a las tablas en el corazón de cualquier base de datos.
Es posible que ya sepa que las tablas se organizan en columnas verticales y filas horizontales.
Filas y columnas en una tabla de Access En Access, las filas y las columnas se denominan registros y campos. Un campo es más que una columna; es una forma de organizar la información por el tipo de datos que es. Cada pieza de información dentro de un campo es del mismo tipo. Por ejemplo, cada entrada en un campo llamado Nombre sería un nombre, y cada entrada en el campo llamado Dirección de la calle sería una dirección.
Campos y nombres de campos De la misma manera, un registro es más que una fila; es una unidad de información. Cada celda de una fila determinada forma parte del registro de esa fila.
Un registro Nota cómo cada registro abarca varios campos. Aunque la información de cada registro está organizada en campos, pertenece con el resto de información de ese registro. ¿Ve el número a la izquierda de cada fila? Es el número de identificación que identifica a cada registro. El número de identificación de un registro se refiere a cada pieza de información contenida en esa fila.
Números de identificación de registros Las tablas son buenas para almacenar información estrechamente relacionada. Digamos que usted es dueño de una panadería y tiene una base de datos que incluye una tabla con los nombres e información de sus clientes, como sus números de teléfono, direcciones de casa y direcciones de correo electrónico. Como todos estos datos son detalles de tus clientes, los incluirías todos en la misma tabla. Cada cliente estaría representado por un único registro, y cada tipo de información sobre estos clientes se almacenaría en su propio campo. Si decidiera añadir más información -por ejemplo, la fecha de nacimiento de un cliente- simplemente crearía un nuevo campo dentro de la misma tabla.
Formularios, consultas e informes
Aunque las tablas almacenan todos sus datos, los otros tres objetos -formularios, consultas e informes- le ofrecen formas de trabajar con ellos. Cada uno de estos objetos interactúa con los registros almacenados en las tablas de la base de datos.
Formularios
Los formularios se utilizan para introducir, modificar y visualizar registros. Es probable que haya tenido que rellenar formularios en muchas ocasiones, como cuando visita la consulta del médico, solicita un trabajo o se inscribe en la escuela. La razón por la que los formularios se utilizan con tanta frecuencia es que son una forma fácil de guiar a las personas para que introduzcan los datos correctamente. Cuando se introduce información en un formulario en Access, los datos van exactamente donde el diseñador de la base de datos quiere que vayan: en una o más tablas relacionadas.
Un formulario Los formularios facilitan la introducción de datos. Trabajar con tablas extensas puede ser confuso, y cuando se tienen tablas conectadas puede ser necesario trabajar con más de una a la vez para introducir un conjunto de datos. Sin embargo, con los formularios es posible introducir datos en varias tablas a la vez, todo en un solo lugar. Los diseñadores de bases de datos pueden incluso establecer restricciones en los componentes individuales de los formularios para garantizar que todos los datos necesarios se introducen en el formato correcto. En definitiva, los formularios ayudan a mantener los datos consistentes y organizados, lo que es esencial para una base de datos precisa y potente.
Consultas
Las consultas son una forma de buscar y compilar datos de una o más tablas. Ejecutar una consulta es como hacer una pregunta detallada a su base de datos. Cuando construye una consulta en Access, está definiendo condiciones de búsqueda específicas para encontrar exactamente los datos que desea.
Las consultas son mucho más poderosas que las simples búsquedas que podría realizar dentro de una tabla. Mientras que una búsqueda podría ayudarle a encontrar el nombre de un cliente de su negocio, podría ejecutar una consulta para encontrar el nombre y el número de teléfono de cada cliente que haya realizado una compra en la última semana. Una consulta bien diseñada puede dar información que no podría encontrar simplemente mirando los datos de sus tablas.
Diseño de una consulta Informes
Los informes le ofrecen la posibilidad de presentar sus datos en forma impresa. Si alguna vez ha recibido una impresión por ordenador de un horario de clases o una factura impresa de una compra, ha visto un informe de base de datos. Los informes son útiles porque le permiten presentar los componentes de su base de datos en un formato fácil de leer. Incluso puede personalizar el aspecto de un informe para hacerlo visualmente atractivo. Access le ofrece la posibilidad de crear un informe a partir de cualquier tabla o consulta.
Un informe Poniéndolo todo junto
Aunque tenga una buena idea de cómo se puede utilizar cada objeto, al principio puede ser difícil entender cómo funcionan todos juntos. Ayuda recordar que todos ellos trabajan con los mismos datos. Cada dato que utiliza una consulta, un formulario o un informe se almacena en una de las tablas de la base de datos.
Los cuatro objetos de Access Los formularios permiten tanto añadir datos a las tablas como ver los datos que ya existen. Los informes presentan datos de las tablas y también de las consultas, que luego buscan y analizan datos dentro de esas mismas tablas.
Estas relaciones parecen complicadas, pero en realidad funcionan juntas tan bien y de forma tan natural que a menudo ni siquiera nos damos cuenta de que estamos utilizando objetos de base de datos conectados. ¿Ha utilizado alguna vez un catálogo electrónico para buscar un libro en la biblioteca? Lo más probable es que haya introducido su búsqueda en algo parecido a esto:
Un catálogo electrónico de tarjetas Cuando realizaba su búsqueda, introducía sus términos de búsqueda en un formulario que luego creaba y ejecutaba una consulta basada en su solicitud. Cuando la consulta terminaba de buscar en las tablas de la base de datos los registros que coincidían con su búsqueda, se le mostraba un informe que extraía información de la consulta y de las tablas relacionadas, en este caso, una lista de libros que coincidían con sus términos de búsqueda. Podría representar las conexiones entre los objetos así:
Una búsqueda de un libro. Los datos presentados en el formulario se utilizan en una consulta de la base de datos, que extrae sus datos de las tablas pertinentes. Los resultados de la consulta se presentan en un informe.
Supongamos que en lugar de utilizar estas herramientas se tuviera que buscar dentro de una tabla gigante que contuviera todos los libros del sistema bibliotecario. Los registros relevantes estarían probablemente repartidos en muchas tablas: una tabla para los títulos y las descripciones de los libros, una tabla que contenga información sobre qué libros están registrados o retirados, y una tabla con cada sucursal de la biblioteca, por nombrar algunas.
¡Tendrías que buscar en al menos tres tablas sólo para encontrar un libro, conocer su ubicación y ver si está registrado! Es fácil imaginar lo difícil que podría llegar a ser encontrar el libro correcto. Si no se tiene cuidado, incluso se puede estropear algo borrando o editando accidentalmente un registro. Es fácil ver cómo los objetos de la base de datos hacen que esta búsqueda sea mucho más manejable.
En nuestra lección de Introducción a las Bases de Datos, discutimos el concepto de una base de datos relacional, que es una base de datos que es capaz de entender cómo se relacionan diferentes conjuntos de datos entre sí. Situaciones como el ejemplo anterior son exactamente la razón por la que la gente encuentra las bases de datos relacionales tan útiles. Sin una base de datos relacional, lo que debería ser una tarea sencilla -buscar un libro y ver si está registrado y dónde- se convierte en algo increíblemente complicado y que requiere mucho tiempo. Saber utilizar los cuatro objetos de Access puede hacer que incluso las tareas complicadas sean bastante fáciles de usar.
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