La precisión de los datos en los informes de gestión de instalaciones y planificación de capital es importante. La forma en que los gestores presentan estos datos es aún más importante.
Cuando se elabora un informe no basta con presentar la información, sino que es esencial involucrar a su audiencia y contar una historia convincente sobre lo que se ha logrado y lo que su equipo planea lograr en el futuro.
La elaboración de informes precisos es también un medio para definir los próximos pasos y los pasos necesarios para llegar a ellos. Esto es especialmente importante cuando los próximos pasos implican la obtención de recursos financieros, programáticos y de personal.
Como gestor de instalaciones, usted utiliza una variedad de herramientas y sistemas cada día, incluyendo, equipos físicos para realizar reparaciones manuales y sistemas de datos que son esenciales para el funcionamiento de sus instalaciones y activos físicos. La gestión de una instalación es un proceso que implica el uso de las herramientas adecuadas en el momento adecuado para lograr resultados óptimos.
Sin embargo, la herramienta más importante que es esencial para el éxito de su organización es su sistema de información. La recopilación, la gestión y el almacenamiento de datos son esenciales para el sector de la gestión de instalaciones. A continuación, analizamos por qué son tan importantes los informes precisos.
1. Maximizar la productividad y la eficiencia
Maximizar el rendimiento operativo de sus instalaciones y activos físicos y, al mismo tiempo, minimizar los costes operativos y de capital es el principal acto de equilibrio para el equipo de instalaciones. Para lograrlo, un sistema de gestión de instalaciones que incorpore informes en tiempo real y ofrezca visualización de datos es muy beneficioso.
Para entender cuán eficientes son sus prácticas de mantenimiento, es posible medir las órdenes de trabajo completadas por su equipo contra el número total de órdenes de trabajo presentadas. Este simple conjunto de datos iluminará si sus operaciones de mantenimiento son efectivas o si su equipo está estancado con demasiado retraso.
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También puede revelar la rapidez con la que se están llevando a cabo estas reparaciones. Esta es una forma fácil de gestionar el tiempo de inactividad y mejorar la productividad. Los datos recogidos mediante el software de gestión de instalaciones son clave para identificar rápidamente las posibles debilidades operativas y solucionarlas mucho antes de que se conviertan en un problema.
2. Conseguir financiación para sus proyectos
En general, los facility managers dependen de los administradores de los edificios y de los departamentos financieros para determinar cosas como los presupuestos de operaciones o los futuros gastos de capital. Esto significa que cada facility manager debe convertirse en un experto en la extracción de datos de operaciones útiles y utilizarlos para demostrar la eficiencia.
Establecer las métricas correctas y explicar sus proyectos de capital utilizando los términos adecuados de análisis financiero es fundamental para asegurar que sus proyectos sean financiados y aprobados. Sin los modelos financieros adecuados, puede ser difícil explicar con precisión a las partes interesadas en las finanzas por qué ciertos proyectos necesitan ser financiados.
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Para vender con éxito su proyecto de mejora de capital, es esencial presentar un caso de negocio convincente que esté respaldado por datos inteligentes. Es fundamental que los gestores de las instalaciones comprendan no sólo los aspectos prácticos de las operaciones, sino también la base financiera.
Un sistema de gestión de instalaciones con sólidas capacidades de recopilación de datos le ayudará a demostrar el rendimiento de la inversión, el rendimiento de los activos y el rendimiento del patrimonio de sus instalaciones, todos los cuales se ven afectados por la forma de gestionar su edificio.
Con un sistema de gestión de instalaciones como FOUNDATION.Plans, es fácil convertir su visión en objetivos operativos y vincular su plan de proyectos de capital con el rendimiento individual, la planificación estratégica, al tiempo que se destacan los resultados para la mejora continua.
3. A prueba de futuro con el análisis de datos
Los edificios y la infraestructura comienzan a deteriorarse tan pronto como entran en uso. A medida que los edificios envejecen, pasan por un proceso de deterioro, que puede clasificarse en cinco etapas del ciclo de vida que se correlacionan con la renovación de los activos:
- Prenatal: menos de 1 año
- Infancia: 1-16 años
- Adolescencia: 17-29 años
- Adultez: 30-49 años
- Vieja: 50 años o más
Es importante que los gestores de las instalaciones sepan cuándo comenzarán los problemas de reparación y mantenimiento más importantes dentro de cada una de estas fases. Es posible mejorar en gran medida la eficacia de su planificación de capital mediante la recopilación de datos sobre el ciclo de vida de los equipos, los calendarios de reparación, frente a los estándares y puntos de referencia de la industria.
Todos estos factores pueden influir en el momento en que necesitará tener dinero ahorrado para una renovación o sustitución importante. Esto hará que el proceso de planificación sea mucho más fluido y ayudará a su departamento a mantener un calendario.
Los datos son clave para ayudar a los gestores de instalaciones a determinar el mejor enfoque para motivar a los supervisores y a los técnicos para que se mantengan en el camino de un programa de mantenimiento preventivo de alto funcionamiento.
Una de las mejores características de FOUNDATION es que se trata de un sistema de recopilación de datos basado en la nube, que tiene la capacidad de actualizar la información de los activos físicos en tiempo real o incluso sobre la marcha.
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La tecnología de recopilación de datos móvil capacita a los gestores de instalaciones de muchas maneras, incluyendo la gestión de los flujos de procesos de trabajo, el seguimiento de los activos físicos y la supervisión de las instalaciones del edificio. La tecnología móvil ayuda a los gestores de instalaciones a comunicarse, colaborar y gestionar las cargas de trabajo de forma más eficiente.