Es cierto que acusar recibo correctamente de los correos electrónicos comerciales mejorará su tasa de éxito, haciendo negocios en el siglo XXI. Un número incontable de correos electrónicos en el mundo de los negocios se envía para recibir información, colocar una demanda, hacer una queja o ejecutar un plan. Para acusar recibo de estas variedades de correos electrónicos de forma profesional, hay que acusar recibo en función de la demanda del remitente.
Hay formas peculiares de acusar recibo de los correos electrónicos que se reciben de forma profesional. Tenga en cuenta estos diez consejos para acusar recibo de un correo electrónico como empresario o particular.
- 1 – Apreciar al remitente
- Ejemplo I – Acusar recibo de un correo electrónico de forma profesional
- 2 – Ser directo
- 3 – Trabaje el punto focal
- 4 – Enviar un mensaje con límite de tiempo
- 5 – Presentación cortés
- 6 – Dar las sugerencias necesarias
- Ejemplo II – Acusar recibo de un correo electrónico de forma profesional
- 7 – Responder a las preguntas
- 8 – Involucrar al remitente
- Ejemplo III – Acusar recibo de un correo electrónico profesionalmente
- 9 – Destacar la singularidad de su remitente
- Ejemplo III – Acusar recibo de un correo electrónico de forma profesional
- 10 – Información detallada
- Conclusión
1 – Apreciar al remitente
El agradecimiento es un asociado del reconocimiento. Como destinatario, puede ganarse al remitente simplemente enviando una respuesta de «gracias» para acusar recibo del correo electrónico. Por ejemplo, su cliente ha enviado un correo electrónico de queja. El primer paso para ganarse a ese cliente no es una reacción, sino el agradecimiento. Puede enviar un correo electrónico como éste:
Ejemplo I – Acusar recibo de un correo electrónico de forma profesional
‘Gracias, hemos recibido su correo electrónico.’
Los correos electrónicos de agradecimiento al remitente crearán definitivamente la impresión de que el receptor no es un snob.
2 – Ser directo
Sea directo cuando quiera acusar recibo de un correo electrónico de forma profesional. Haga sus declaraciones claras y sea específico. Acuse de recibo del correo electrónico como individuo o como representante de una empresa.
3 – Trabaje el punto focal
El punto focal del correo electrónico que recibió debe ser trabajado adecuadamente para mostrar que realmente acusa recibo del correo electrónico. Puede recrear los puntos focales para adaptarlos a la información adicional que desee adjuntar como respuesta a su remitente.
4 – Enviar un mensaje con límite de tiempo
Una empresa puede revelar su nivel de eficacia y eficiencia a través de su respuesta a los correos electrónicos de los clientes.
En el caso de que un cliente envíe un correo electrónico de queja, puede acusar recibo del correo electrónico enviando un límite de tiempo sobre cuándo se abordarán las cuestiones planteadas. Encontrará un ejemplo más adelante en este post.
Si recibe un correo electrónico que no puede atender con prontitud, acuse el correo electrónico e indique al remitente el momento en que se abordará la cuestión.
5 – Presentación cortés
El refrán «la moneda tiene dos caras» confirma el hecho de que las condiciones de las cosas pueden ser positivas o negativas.
Su respuesta a un correo electrónico debe basarse en la información que éste presenta. La información puede ser positiva o negativa. El acuse de recibo de un correo electrónico no debe reflejar emociones de ira y frustración. Presente su acuse de recibo del correo electrónico de forma educada para demostrar que tiene en cuenta los puntos de vista del remitente.
6 – Dar las sugerencias necesarias
Hay veces que un destinatario acusa recibo de un correo electrónico porque los asuntos no son tales que puedan resolverse a través de un correo electrónico. En casos de esta naturaleza, dé las sugerencias necesarias sobre cómo resolver las cuestiones planteadas por el remitente. Es posible que el remitente tenga que acudir a la empresa o reunirse con alguien. Dichas sugerencias deben indicarse claramente.
Ejemplo II – Acusar recibo de un correo electrónico de forma profesional
Estimado Juan,
Lamentamos que haya tenido problemas con la transferencia de dinero que le enviamos a su cuenta bancaria. Es posible que tengas que acudir a tu banco para resolver este problema. Pide a tu responsable de cuenta que nos escriba a través de nuestro correo electrónico de atención al cliente, y que cite tu id de afiliado para que podamos verificar tu identidad.
Si esto no resuelve este problema, por favor, háznoslo saber para que podamos tomar otras medidas. Gracias.
Saludos,
7 – Responder a las preguntas
Hay correos electrónicos que están repletos de preguntas. Puedes acusar recibo de esos correos dando respuesta a esas preguntas sin eximir a ninguna. Si no puede responder rápidamente a esas preguntas, simplemente dé un plazo para que se envíen las respuestas.
A veces, hay preguntas que requieren respuestas urgentes. Para preguntas de esta naturaleza, las respuestas deben darse sin demora.
8 – Involucrar al remitente
Hay algunos correos electrónicos que requieren que usted involucre al remitente. Esto se debe a que el remitente ha contribuido a usted de manera positiva y usted desea acusar recibo de su contribución positiva. Involucrarlos dándoles la oportunidad de hacer preguntas en correos electrónicos posteriores o hacer algunas peticiones es una forma de involucrar al remitente.
También puede involucrar al remitente informándole que puede enviar sus comentarios sobre las actividades a las que contribuyó a través del correo electrónico que recibió.
Ejemplo III – Acusar recibo de un correo electrónico profesionalmente
Hola James,
Gracias por la rápida respuesta. Me alegro de que hayas encontrado la aplicación web muy útil. Sin duda descubrirás más funcionalidades en los próximos días.
No dudes en ponerte en contacto conmigo para solicitar alguna característica, sugerencia o queja en cualquier momento. Estaré encantado de ayudar de cualquier manera.
Saludos,
9 – Destacar la singularidad de su remitente
Es posible que reciba un correo electrónico que muestre las habilidades del remitente, por ejemplo, un correo electrónico que trata de la solicitud de empleo con el currículum del remitente adjunto. Su acuse de recibo de dicho correo electrónico debe indicar los logros profesionales del remitente para señalar el hecho de que el currículum del remitente fue comprobado y la empresa respeta los logros del remitente.
Ejemplo III – Acusar recibo de un correo electrónico de forma profesional
Querida Ruth,
Nos alegra que esté interesada en trabajar con nuestra empresa. Estamos encantados de que haya completado su MBA a una edad tan temprana.
Su currículum ha sido pasado a nuestro departamento de recursos humanos. Puede ponerse en contacto con nosotros si no recibe un mensaje de ellos en los próximos cinco días laborables.
Le deseamos lo mejor en su solicitud.
Saludos,
10 – Información detallada
La información detallada debe proporcionarse en la información de acuse de recibo para evitar confusiones. Debe acusar recibo del correo electrónico del remitente proporcionando información detallada, como las fechas en las que se llevarán a cabo los procedimientos necesarios.
Por ejemplo, un acuse de recibo para una entrevista de trabajo debe proporcionar información detallada sobre la fecha de la entrevista, la hora y el lugar de celebración.
Después de que una empresa haya enviado correos electrónicos a sus clientes solicitando el nivel de satisfacción de éstos sobre sus bienes y servicios, un cliente puede enviar un correo electrónico de acuse de recibo para agradecer los servicios de la empresa. El cliente debe proporcionar la información adecuada, como los productos específicos que hacen que los servicios de la empresa merezcan el correo electrónico de agradecimiento.
Conclusión
En conclusión, tenga en cuenta que nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de agradecer profesionalmente los correos electrónicos. Hacer esto todo el tiempo le ayudará a destacarse de la manada de competidores y hacer que sus clientes vuelvan.