Los pagos ACH, en los que los fondos se extraen de la cuenta bancaria de un cliente a través de la red ACH (Cámara de Compensación Automatizada), ofrecen algunas ventajas claras sobre el procesamiento de cheques en papel. En concreto, los pagos ACH pueden ahorrarle tiempo y dinero.
Aunque la ACH parece sencilla, los procesos subyacentes son en realidad algo complejos, ya que implican un proceso de siete pasos con seis entidades diferentes. Estas entidades incluyen el originador – la persona o entidad que inicia la transacción; las instituciones financieras depositarias originadoras y receptoras (dos entidades separadas); los operadores de ACH y los receptores.
Como se puede imaginar, la comunicación y la coordinación de los fondos entre tantas partes es una interacción complicada; pero como empresa que acepta pagos de ACH, dedicar tiempo a entender cómo configurar los pagos de ACH puede ayudar a agilizar el proceso de incorporación y reducir el riesgo de rechazos de ACH.
Si quiere empezar a configurar los pagos de la ACH para su empresa, aquí hay cuatro cosas cruciales que debe saber.
Lo que su empresa necesita para procesar los pagos de la ACH
Para aceptar los pagos de la ACH, primero necesitará una cuenta comercial con un procesador de pagos, que le ayude a conectar las distintas piezas que constituyen una transacción de la ACH. Si bien la creación de una cuenta comercial no es complicada, la selección del proveedor de cuentas comerciales adecuado para su negocio puede parecerlo, debido a la cantidad de opciones disponibles. De un proveedor a otro, hay muchas variables que pueden afectar su experiencia. Para empezar, la mayoría de los proveedores de cuentas mercantiles fijan a sus clientes en contratos que pueden oscilar entre dos y seis años, y a menudo existen penalizaciones por la rescisión anticipada. Sin embargo, algunos ofrecen servicios mes a mes. Este tipo de proveedor no sólo le permite hacer cambios sin penalizaciones, sino que también puede encontrar que un proveedor que tiene que ganarse su lealtad continua puede hacer un esfuerzo adicional para mantenerlo contento.
Al igual que con el procesamiento de tarjetas de crédito y otras formas de pago, también encontrará que las tarifas y otros cargos, así como los calendarios de pago pueden variar, por lo que es posible que desee hacer algunas compras de comparación.
También necesitará una forma de procesar los pagos a través de la red ACH. Esto incluye cosas como escáneres de cheques, así como Terminales Virtuales, que almacenan de forma segura los detalles de la cuenta y también le permiten establecer pagos automáticos para las suscripciones y otros cargos en curso.
Qué información necesita de los clientes que quieren pagar por ACH
Para procesar los pagos, también necesitará cierta información clave de sus clientes:
- Nombre y apellidos del titular de la cuenta
- Número de ruta y de cuenta
- Tipo de cuenta (de cheques o de ahorros)
Es necesario que obtenga autorización para cargar o reembolsar la cuenta bancaria de un cliente. Además de la información anterior, dicha autorización también debe detallar el importe de la transacción, si es un cargo único o recurrente, y si es recurrente, la fecha de inicio y la frecuencia. Dicha autorización también es importante porque es una forma clave de proteger su negocio en caso de disputa.
Razones comunes por las que se rechazan las transacciones ACH
Cuando se rechazan los pagos ACH, se ralentiza su capacidad de cobrar, interrumpiendo su flujo de caja e incluso corriendo el riesgo de incurrir en cargos NOC (Notificación de Cambio). Dos de las razones más comunes de los rechazos de ACH son los números de cuenta bancaria o los números de tránsito/enrutamiento incorrectos. En algunos casos, un cliente puede haber cambiado de banco y haberse olvidado de actualizarlo; en otros, un banco puede haber cambiado su sistema de enrutamiento. Cualquiera de estas situaciones le hace correr el riesgo de que se le cobren comisiones.
Puede reducir el riesgo de que se le cobren múltiples NOCs buscando una solución como el Terminal Virtual de PayJunction, que es capaz de autocorregir algunos datos bancarios para que el rechazo no vuelva a producirse en transacciones posteriores. También puede establecer una política de comisiones que incentive a los clientes a actualizar rápidamente la información de su cuenta penalizando los rechazos, ya que podría incurrir en comisiones por falta de fondos para los cheques en papel. Sólo asegúrese de ser transparente para que los clientes no se sorprendan en caso de incurrir en una comisión.
Cómo configurar transacciones recurrentes
Una de las muchas ventajas que ACH puede ofrecer sobre los cheques de papel es que puede reducir algunos de los puntos clave de la gestión de pagos recurrentes. El cobro de pagos de forma continua puede implicar una gran cantidad de trabajo manual: hay que hacer un seguimiento de lo que se debe y cuándo, asegurarse de que el cheque se ha recibido a tiempo, y luego ir al banco para hacer un depósito – cada vez. Pero puede eliminar todas esas molestias estableciendo transacciones recurrentes. Esto significa que puede configurar una transacción una vez, y tener la seguridad de que se procesará automáticamente en adelante en el horario que usted elija – sólo no se olvide de asegurarse de que su cliente autoriza las transacciones ACH recurrentes y no un pago único.
Aprenda más sobre los pagos ACH recurrentes.
¿Ha configurado pagos ACH para su negocio? Ha sido más sencillo, más difícil o simplemente como esperabas que fuera? Comparta su experiencia a continuación.