Ya sea que haya completado un proyecto cientos de veces antes o que se enfrente a un nuevo desafío, tener algún tipo de formulario formal de solicitud de proyecto evita que toda la operación se convierta en un juego de teléfono roto y recursos desperdiciados.
Por muy buena que sea la disciplina de su equipo, si todo lo que tienen para seguir cuando usted solicita un proyecto es un mensaje vago y su memoria de los requisitos, tarde o temprano va a tener un problema. O bien se iniciará un proyecto que no merecerá la pena, o bien tus instrucciones se perderán en el goteo hacia los que actúan.
«Mientras estaba de maniobras, un brigadier al mando de cierta brigada estacionada en Aldershot pasó la palabra al coronel más cercano a él:
«El enemigo avanza por el flanco izquierdo. Envíe refuerzos.»
Para cuando llegó al final del flanco derecho se recibió el mensaje:
«Enemigo avanzando con mangos de jamón. Envíen tres y cuatro peniques». – Garson O’Tool, retransmitiendo un caso real de teléfono roto de 1914
Incluso si el objetivo general no se confunde antes de llegar al frente, el equipo que recibe la solicitud de proyecto tiene pocas posibilidades de ver el panorama general, lo que les aleja de los beneficios que podría aportar el proyecto.
Así que, si prefieres trabajar en tus proyectos más importantes sin perder tiempo y recursos, sigue leyendo. Es hora de crear un sistema empresarial para organizar sus proyectos en solicitudes oficiales y estandarizadas que muestren exactamente de qué proyecto se trata, quién trabajará en él, cuándo se debe entregar y qué recursos se le asignan. Es hora de crear un formulario formal de solicitud de proyecto.
- ¿Qué es un formulario de solicitud de proyecto?
- Obtén tu formulario de solicitud gratuito
- ¿Por qué son importantes?
- Cómo crear un formulario de solicitud de proyecto
- Decidir un formato coherente
- Elija un proyecto
- Cubra los detalles básicos
- Mantén la sencillez
- Haga que los plazos y los recursos sean razonables
- Establezca un sistema de envío o recordatorio
- Genera automáticamente tu formulario de solicitud de proyecto perfecto
¿Qué es un formulario de solicitud de proyecto?
Los formularios de solicitud de proyecto establecen los detalles básicos de un proyecto, permitiendo a todos los implicados ver de qué se trata, por qué vale la pena completarlo, cuánto tiempo debería llevar, qué recursos se dedican a él, etc. Si necesitas pedir (o te han pedido) algo más que el préstamo de un bolígrafo, saldrás ganando si creas un formulario de solicitud oficial para asegurarte de que no se pierde ni se olvida nada.
También es una forma estupenda de evitar que se filtren mensajes contradictorios en tu empresa.
Formulario de solicitud de proyecto – jimmy fallon chinese whispers 2
Considere los formularios de solicitud como propuestas de proyecto, pero en lugar de presentar un proyecto a su gerente, al director general o a las partes interesadas, ellos son los que solicitan que se complete el proyecto. Las propuestas preguntan «¿podemos hacer esto?», mientras que los formularios de solicitud dicen «tenemos que hacer esto».
Esto permite a los gerentes definir exactamente lo que debe ser un proyecto, cómo lograrlo, y mostrar el valor previsto a todos los que trabajan en él, motivándolos a realizar el trabajo. Todo el mundo sabe de qué se trata y, por tanto, el proyecto puede financiarse y completarse de forma fiable (y segura).
En otras palabras, todo formulario de solicitud de proyecto debe contener información suficiente para transmitir todo el proyecto a los equipos que trabajarán en él, y también para empezar sin ninguna confusión. Es inevitable que tengas que compartir información y actualizaciones a medida que las cosas avanzan, pero al principio esto debería proporcionar todo lo que todo el mundo necesita para avanzar.
Obtén tu formulario de solicitud gratuito
Antes de entrar en detalles pesados, si estás buscando un formulario gratuito que puedas adaptar y utilizar para estandarizar tus solicitudes, no busques más. La plantilla de formulario de solicitud de proyecto que aparece a continuación le permitirá presentar solicitudes de proyectos, asignar a los miembros del equipo adecuados, realizar un seguimiento de su progreso y mucho más aprovechando el mejor software de documentación de procesos del mercado.
¿Por qué son importantes?
Los formularios de solicitud de proyectos ayudan tanto a las personas que solicitan el proyecto como a las que trabajarán en él aportando claridad a ambas partes.
El equipo que trabaja en el proyecto podrá empezar tan pronto como se apruebe en lugar de perder tiempo con reuniones adicionales, chats en Slack y confusión general. Es una de las mejores maneras de describir de forma clara y concisa un proyecto y cómo iniciarlo.
Esta claridad, junto con la información general del formulario de solicitud (como la fecha de finalización prevista, el alcance y el presupuesto), también ayuda a que el progreso del proyecto se planifique con antelación y se establezcan plazos más pequeños, lo que significa que es mucho más probable que se mantenga en el camino.
En cuanto a las personas que presentan el formulario de solicitud de proyecto, el documento formal ayuda a garantizar que los proyectos solicitados tengan un alcance realista y que realmente merezcan la pena. El formato estandarizado garantiza que se tengan en cuenta todos los ángulos y que el coste se compare con los beneficios previstos en blanco y negro, dejando claro el valor del proyecto y sus resultados.
Dejar que el equipo que será responsable del proyecto vea esto también les dará la oportunidad de expresar cualquier preocupación sobre el proyecto antes de que se invierta tiempo o recursos en él. Si algo no cuadra o parece una pérdida de tiempo, todos los implicados pueden discutir el asunto y tomar una decisión informada sobre si continuar con el proyecto, modificar el formulario de solicitud o desecharlo y centrarse en otra cosa.
Cómo crear un formulario de solicitud de proyecto
Crear un formulario de solicitud de proyecto útil no es difícil. Redactar un formulario que se utilice de forma consistente y que proporcione toda la información que su equipo necesita, junto con la motivación para mantenerse en el tiempo y producir resultados de alta calidad, es otro asunto completamente distinto.
Afortunadamente, hay un par de principios sencillos que puede seguir para asegurarse de que está creando un formulario de solicitud eficaz sin hacer las cosas innecesariamente tediosas y aburridas. Principalmente, necesitas:
- Decidir un formato consistente
- Elegir un proyecto para solicitar
- Cubrir los detalles básicos en tu solicitud
- Mantener las cosas simples
- Hacer que tus plazos y recursos dedicados sean razonables
- Tener un sistema de envío o recordatorio establecido
Vamos a sumergirnos en cada uno de estos en un poco más de detalle.
Decidir un formato coherente
Al igual que cuando se aprende a escribir un procedimiento, primero hay que decidir un formato fijo que seguirá el formulario de solicitud de proyectos. Esto significa que los proyectos pueden ser comparados y contrastados si alguna vez no está seguro de cuál solicitar a un equipo; el formato único hace que sea fácil ver la inversión y el valor proyectado de todos ellos.
Tener un formato digital (o al menos una copia digital) para el formulario es también una necesidad, ya que esto proporcionará un recurso que puede ser fácilmente referenciado más adelante en el desarrollo del proyecto y puede ser mucho más fácilmente compartido entre los miembros del equipo. Por no mencionar que si la solicitud necesita ser revisada, una sola copia digital compartida (como la plantilla de antes en este post) es mucho más fácil de mantener actualizada que tener que imprimir y reemplazar todas las instancias físicas.
No hay una regla estricta sobre el formato que debe tener, pero mientras le permita incluir todos los detalles relevantes, pueda compartirse y actualizarse fácilmente, y sea poco probable que se borre o se pierda, debería estar listo.
Elija un proyecto
No puede escribir un formulario de solicitud de proyecto hasta que elija un proyecto. Aquí vale la pena tener algún tipo de análisis previo sobre el valor de los proyectos potenciales antes de empezar, ya que eso será su mayor indicador de lo que valdrá la pena trabajar primero.
En caso de duda, tenga una reunión con quien estará involucrado en el proyecto y discuta el tiempo y los recursos que tomará en comparación con los beneficios que recibirá y otra información como cualquier elemento sensible al tiempo. Si tiene uno que es importante, apremiante, que aportará un gran beneficio a su empresa y que no le llevará demasiado tiempo, ése es el proyecto que debería solicitar primero.
Cubra los detalles básicos
Ahora es el momento de registrar los detalles básicos de su proyecto en el formulario de solicitud. Aunque estos cambiarán ligeramente en función de la naturaleza y el tamaño del proyecto, junto con los equipos implicados y el tamaño de su empresa, las preguntas básicas que debe responder son las siguientes:
- ¿Qué es el proyecto?
- ¿Por qué es importante?
- ¿Qué beneficios previstos aportará?
- ¿Dónde se llevará a cabo?
- ¿Quién trabajará en él?
- ¿Cómo se llevará a cabo?
- ¿Cuándo se completará?
- ¿Qué se necesita para completarlo?
La clave aquí es asegurarse de que transmite lo suficiente para que todo el mundo se ponga a trabajar en el proyecto a la vez que les convence de los beneficios que aportará. Si tu equipo entiende la importancia de sus tareas (por ejemplo, en relación con el resto de la empresa o incluso con su propio equipo) es más probable que consiga completar el proyecto a tiempo y con una alta calidad.
Sin embargo, eso no significa que tengas licencia para divagar durante páginas…
Mantén la sencillez
El beso de la muerte para cualquier proceso, método o petición documentada es hacerlo tan excesivamente detallado que la persona que lo lea lo ignore por completo. La gente no quiere que se le expliquen todos los pormenores de lo que tiene que hacer; lo que quiere es que se haga el trabajo y se elimine del camino.
Por lo tanto, si no mantiene la sencillez de su formulario de solicitud incluyendo sólo la descripción general de alto nivel del proyecto, el formulario se hará tan largo que todos los que lo utilicen inevitablemente tomarán atajos. En su lugar, ponga todo lo que necesitan saber para empezar a avanzar, pero no les diga lo que ya saben.
Manténgalo simple, manténgalo legible y, sobre todo, manténgalo útil.
Haga que los plazos y los recursos sean razonables
Los plazos se sitúan en una línea increíblemente fina entre empujar a un equipo a la extenuación y dejarlos sin fuerzas hasta el punto del letargo, por lo que es importante establecer unos que ejerzan la presión justa para animar a su equipo a trabajar bien. Lo mismo ocurre con los recursos que se asignan al proyecto: hay que ser razonable en lugar de tacaño o despilfarrador.
Una vez más, no hay una fórmula fija para conseguir este equilibrio, pero con los plazos hay que intentar conseguir una cifra que dé un poco de margen a los equipos, pero no tanto como para que se sientan satisfechos. Si es necesario, anímelos a dividir el proyecto en tareas más pequeñas con plazos más rápidos, ya que esto aumentará la urgencia del trabajo y ayudará a que el proyecto avance a un ritmo constante.
En cuanto a los recursos, todo es algo necesario o una inversión frente a una recompensa. Si es necesario, no vayas a por un sustituto. Por ejemplo, si necesitas contratar a un freelance para que se encargue de un trabajo para el que no tienes talento, asegúrate de contratar a un buen freelance en lugar de escatimar en el precio porque sí (obtienes lo que pagas).
Si hay recursos opcionales que puedan mejorar la velocidad del proyecto o la calidad final, sopésalos frente a la inversión que supondrían. Por ejemplo, si una herramienta concreta hace que una tarea sea más rápida y fácil, sopese ese beneficio frente al coste de la herramienta, junto con cualquier beneficio continuo por tener acceso a ella. Si la compensación merece la pena, obtenga el acceso e incluya los datos de acceso en el formulario de solicitud del proyecto.
Establezca un sistema de envío o recordatorio
Al igual que cualquier proceso documentado, no sirve de nada crear un formulario de solicitud si todo el mundo lo va a ignorar. Así que debes asegurarte de que sea visible y de que el proyecto (o más bien los plazos) no se olviden. La forma de hacerlo dependerá en gran medida de tu aplicación de gestión de proyectos, pero al menos tú y cualquier otra persona involucrada deberíais configurar alertas para recordaros antes de la fecha límite.
Digamos que, como nosotros aquí en Process Street, estás utilizando algún tipo de sistema de calendario para gestionar tus tareas (para nosotros es Trello). En este caso, usted querría utilizar la información en el formulario de solicitud de proyecto para dividir el proyecto en plazos a través de su calendario, culminando en la fecha final en el formulario.
Incluso si usted está usando Google Calendar en lugar de una aplicación de pago de lujo, usted debe ser capaz de establecer eventos y recordatorios para sus diversos plazos. La disposición natural del calendario te permitirá comprobar fácilmente qué tareas hay que hacer, y para cuándo hay que hacerlas.
Genera automáticamente tu formulario de solicitud de proyecto perfecto
Como cualquier documento con un formato estándar, puedes crear automáticamente tus formularios de solicitud de proyecto utilizando Zapier. Dado que lo único que cambia entre cada formulario es la información (y no el formato general), puedes introducir la información de tu proyecto en una plantilla, cuestionario o cualquier otra cosa que pueda almacenar los detalles relevantes, y luego hacer que Zapier lo envíe todo a tu plantilla de formulario estándar.
Piénsalo como si tuvieras un generador de facturas: Zapier puede detectar información como cuál es el proyecto y cuándo vence desde lo que sea que uses para almacenarlo, y luego crear un documento con formato por sí mismo. Incluso puedes hacer que te envíe por correo electrónico un enlace al producto final para evitar que tengas que ir a buscarlo tú mismo.
La forma más sencilla de configurar esta automatización del proceso es anotar la información de tu proyecto utilizando la plantilla de formulario de solicitud de proyecto suministrada anteriormente en el post. A continuación, puede utilizar una cuenta gratuita en Zapier para detectar la información introducida en Process Street y enviarla a una aplicación de creación de formularios de su elección.
Para obtener más información, consulte nuestro ebook gratuito de automatización de procesos empresariales.
A veces los cambios más pequeños pueden suponer una gran diferencia en su empresa. Tener un formulario formal de solicitud de proyectos puede no ser el aspecto más glamuroso de su negocio, pero es una de las formas vitales en que su empresa puede permanecer consistente y evitar el desperdicio de recursos mientras sigue creciendo.