Decidir cuándo comenzar su año fiscal es una de las primeras cosas que debe hacer al crear una nueva empresa. Puede parecer la cosa más fácil de hacer, pero este pequeño paso definitivamente tiene un gran impacto.
Entre otras cosas, su año fiscal dictará su estrategia de negocio y su calendario de presentación de la declaración de impuestos. Determinará la forma de hacer un seguimiento de la situación financiera de su empresa y de informar a sus accionistas. Un período fiscal estratégicamente planificado también puede mejorar sus operaciones, ayudarle a reducir costes y hacer que su empresa sea atractiva para posibles inversores.
¿Cómo se decide cuándo comenzar el año fiscal?
Primero, repasemos qué es un año fiscal y echemos un vistazo a los factores que lo afectan.
¿Qué es un año fiscal?
Un año fiscal es un período de 12 meses durante el cual se realiza un seguimiento de la situación financiera de su empresa. Su comienzo marca el punto en el que se inician los registros financieros anuales de su empresa. Al final de este período de 12 meses, usted tiene un año de datos financieros que puede utilizar para determinar sus impuestos y la salud financiera de su negocio.
A diferencia de un año regular, un año fiscal no tiene que comenzar el 1 de enero y terminar el 31 de diciembre. Puede elegir comenzarlo en cualquier momento, siempre que abarque 12 meses consecutivos.
Como propietario de un negocio, puede adoptar el año fiscal que tenga más sentido para su empresa. Este puede ser
- El año natural, o
- Su propio año fiscal, es decir, cualquier período de 12 meses consecutivos que no termine el 31 de diciembre
Seguir el año natural es la opción más sencilla, pero como aprenderá, esto no funciona para todas las empresas y todas las industrias. A la hora de elegir un año fiscal, tendrá que tener en cuenta varios factores, como la naturaleza de su negocio, los fines fiscales y las variaciones estacionales de las actividades de su empresa.
Aunque puede comenzarlo en cualquier momento, es una práctica común que los propietarios de empresas inicien su año fiscal al principio de ciertos trimestres. Sin embargo, los años fiscales suelen expresarse en términos de una fecha de fin de año, por lo que a menudo oirás hablar de «el año fiscal que termina el 31 de marzo» o «el año fiscal que termina el 30 de septiembre.»
Ahora que hemos repasado la definición de año fiscal, veamos los factores que debe tener en cuenta a la hora de decidir cuándo comenzar el año fiscal de su empresa.
Año fiscal e impuestos
Si usted es el único propietario de su empresa, la Ley del Impuesto sobre la Renta exige que siga el año fiscal estándar. Lo mismo ocurre si usted es un accionista de una corporación S o si su negocio está registrado como una sociedad de responsabilidad limitada de un solo miembro (LLC). Si el negocio es una sociedad, entonces su año fiscal debe ser el mismo que el año fiscal de los socios.
Al igual que los propietarios únicos, las sociedades, las corporaciones S y las LLC, el cierre del año fiscal de las corporaciones de servicios personales también debe seguir el año calendario.
Las corporaciones C regulares pueden o no seguir el año natural, dependiendo de lo que sea más ventajoso.
Aunque el IRS prefiere que las pequeñas empresas sigan el año natural, le concederán permiso para seguir cualquier año fiscal si hay una razón de peso para hacerlo. Por ejemplo, usted puede optar por seguir un período contable basado en el ciclo natural de ventas de las empresas de su industria.
Año fiscal y ciclos de ventas
Casi todas las industrias tienen sus propios patrones de ventas. Por ejemplo, los negocios minoristas tienden a estar más ocupados durante las fiestas de Acción de Gracias, Navidad y Año Nuevo. Por el contrario, la mayoría de los negocios basados en servicios tienen picos y valles a lo largo del año, dependiendo de la naturaleza del servicio que prestan.
Si su negocio no experimenta cambios significativos en el volumen de ventas a lo largo del año, ajustarse al año natural estándar debería funcionar bien. Sin embargo, si su negocio experimenta variaciones estacionales pronunciadas, puede optar por un año fiscal que siga el ciclo natural de ventas de su sector.
¿Es su negocio del tipo que tributa según el año natural? Si la respuesta es no, puede optar por basar su año fiscal en el final de la época de mayor actividad de su negocio. Por ejemplo, el final natural del año comercial para los comerciantes minoristas es en enero, después de la fiebre de las fiestas navideñas y el período de venta previo al inventario. Por ello, los minoristas suelen comenzar su año fiscal en febrero.
Si tiene un negocio de reformas del hogar o de jardinería, es probable que no tenga mucha actividad durante los meses de invierno, ya que hay menos clientes que cuiden su césped o que tengan tiempo para emprender proyectos de renovación. En este caso, un año fiscal que comience en marzo o abril es beneficioso, ya que sitúa sus meses más rentables en la primera mitad del año.
El adelanto de su año contable le permite dar lo mejor de sí mismo desde el punto de vista financiero y es una gran ayuda a la hora de solicitar préstamos o tratar de atraer a los inversores.
Por la misma razón, las empresas que experimentan un aumento de las ventas durante el verano podrían optar por un cierre de año fiscal el 30 de septiembre. Del mismo modo, los gimnasios y clubes de fitness se benefician de comenzar su periodo contable durante la temporada de vacaciones, cuando los propósitos relacionados con la salud para el nuevo año son lo más importante.
Año fiscal y contabilidad
¿Gestiona un contable sus estados financieros? Si su respuesta es afirmativa, entonces puede ahorrar algo de dinero si sigue un año fiscal que no se ajusta al año natural.
Las empresas de contabilidad también son negocios estacionales. Este tipo de negocio suele alcanzar su punto álgido durante el final del año natural estándar, cuando la mayoría de las empresas cierran tradicionalmente sus libros. Esto significa que si decide cerrar su año financiero en otro momento, puede aprovechar la tarifa de temporada baja de su contable y ahorrar algo de dinero.
Los contables también suelen tener temporadas de mucho trabajo cerca del final de cada trimestre, por lo que es posible que quiera evitar esos períodos también.
Otros factores
Aparte de los principales mencionados anteriormente, los propietarios de negocios también pueden decidir un año fiscal basándose en estos factores.
- Conveniencia operativa: Para que la contabilidad, las conciliaciones bancarias y el inventario funcionen un poco más suavemente, muchas empresas tienen un fin de año fiscal que coincide con el último día del mes.
- Remisión de impuestos: Muchos empresarios planifican su ejercicio fiscal para asegurarse de que podrán saldar su deuda. Esto suele hacerse haciendo coincidir el plazo de presentación de impuestos de la empresa con un periodo de buen flujo de caja, es decir, después de la temporada alta de la empresa.
- Informes financieros: La mayoría de las empresas tienen un cierre de ejercicio fiscal muy alejado de la fecha de constitución. Por ejemplo, si una empresa se constituyó el 1 de febrero, los directores de la compañía pueden adoptar un cierre de año fiscal del 31 de enero. Esto se hace para que la empresa tenga datos financieros para un año completo de operaciones antes de que termine el primer año fiscal.
Cambiar su año fiscal
Puede cambiar su año fiscal actual por cualquier número de razones. Pero si lo hace, también debe cambiar su año fiscal. Y aquí es donde se pone complicado.
Para cambiar su año fiscal, usted tiene que obtener el permiso del IRS. Esto significa presentar el formulario 1128 del IRS (Solicitud para adoptar, cambiar o mantener un año fiscal). Las corporaciones de servicios personales, las corporaciones S y las sociedades colectivas pueden necesitar presentar el formulario 8716 del IRS para poder utilizar un año fiscal distinto al año natural.
Si es la primera vez que hace esto, es posible que desee obtener la ayuda de un abogado fiscal. Las preguntas son numerosas y complicadas y querrá asegurarse de que está respondiendo a todo correctamente. Para obtener la aprobación, asegúrese de seguir las directrices establecidas por el IRS y tener una razón comercial legítima para solicitar el cambio.
En lugar de tener que cambiar su año fiscal en algún momento, evite las molestias tomando una decisión bien informada desde el principio. Esto significa hacer la investigación necesaria y consultar a un experto en contabilidad o impuestos antes de tomar una decisión.
Preguntas que hacer
Para resumir, aquí hay algunas preguntas que hacer al elegir un año fiscal para su empresa.
- ¿Cómo está organizado su negocio?
- Según las directrices del IRS, ¿qué tipo de año fiscal debería seguir?
- ¿Tiene su negocio temporadas bien definidas de ventas altas y bajas?
- ¿Cuál es el mejor trimestre de su empresa para generar ingresos?
- ¿Qué año fiscal siguen otras empresas de su sector?
- ¿Se siente cómodo teniendo un período contable que no sigue el año natural?
La forma de establecer su año fiscal afecta a cada parte de su negocio: desde su estrategia financiera hasta sus impuestos, desde su mantenimiento de registros hasta su crecimiento empresarial. Pero no se deje intimidar. Tenga en cuenta las preguntas anteriores para determinar el mejor año fiscal para su negocio y estará bien encaminado.