¿Considerando un trabajo de director de oficina?
«Un director de oficina es responsable de cualquier cosa que pueda afectar a la calidad de vida en la oficina», dice Jase Bergen, director de oficina de una empresa de entretenimiento en la ciudad de Nueva York. «Si está roto, hay que arreglarlo… sin excusas. Simplemente, hazlo. Y cuando se rompen seis cosas a la vez, hay que mantener la calma y tener la presencia de ánimo para saber qué hay que arreglar primero.»
Pocas funciones son tan integrales en una oficina como la del director de oficina. Responsables de hacer circular la información por toda la organización, así como de coordinar los esfuerzos de los proveedores, la dirección y el apoyo, los directores de oficina se aseguran de que todo el mundo trabaje en tándem para el éxito general de la empresa. La descripción de un puesto de director de oficina suele incluir la fijación de precios de los suministros de oficina, la gestión de las nóminas, el control de la caja chica, la supervisión del personal de apoyo y las entrevistas a los solicitantes de empleo. Un director de oficina debe ejercer su buen juicio todos los días, y cualquier fallo puede significar el despido.
Considere a las personas
El equipo no es lo único que necesita mantenimiento y apoyo regular en una organización. Una gran parte del trabajo de un director de oficina consiste en motivar y coordinar a los demás para garantizar que todos trabajen juntos de forma productiva hacia un objetivo común.
«El truco para ser un buen director de oficina es ganarse el respeto de la gente», dice Bergen. Esto significa que el personal y los directivos deben saber que pueden contar con usted en caso de apuro para hacer lo correcto para todos, una y otra vez. A veces esto se traduce en defender lo que sabes que es correcto, aunque un compañero -o tu jefe- no esté de acuerdo con tu decisión.
«Tu reputación lo es todo», explica Bergen.
Gratificación inmediata
Aunque un director de oficina suele trabajar bajo una gran presión porque sus responsabilidades son de gran alcance, su nivel de satisfacción también es alto. En una encuesta realizada en 2004 por la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos (IAAP), los directores de oficina declararon que lo que más les gustaba de su trabajo era poder ver los resultados de su labor reflejados en el aumento de la productividad y la eficiencia de la oficina de forma inmediata.
El director de oficina ideal
Jack Deal, un psicólogo del comportamiento especializado en temas empresariales, recopiló la siguiente lista de habilidades imprescindibles para el director de oficina ideal.
- Habilidades informáticas de primer orden.
- Excelente comportamiento telefónico.
- Habilidades verbales: Si un directivo no sabe hablar bien, ¿qué tipo de impresión proyectará? En muchas empresas, el dominio de idiomas extranjeros también es una ventaja.
- Buenas habilidades escritas: La capacidad de utilizar la gramática, la sintaxis y la lógica adecuadas al escribir es crucial.
- Buena capacidad de organización: No ser capaz de encontrar o acceder a información importante de manera eficiente puede perjudicar a una empresa.
- Cualidades de liderazgo: Los directores de oficina deben ser capaces de supervisar a los demás y estar dispuestos a utilizar el poder, pero sin abusar de él.
- Una buena ética de trabajo: Llegar a tiempo y quedarse hasta que el trabajo esté terminado también es importante.
- Habilidades de juego en equipo: La capacidad de compartir información cuando sea pertinente y de ayudar a realizar mejoras.
Incorporación
Si es un asistente administrativo interesado en convertirse en gerente de oficina, consulte con su departamento de recursos humanos para conocer los programas de formación interna disponibles relacionados. Según la IAAP, muchas grandes empresas ofrecen cursos de formación y desarrollo profesional que le ayudarán a prepararse para la gestión de la oficina.
El gestor autodidacta
Los administradores también pueden desarrollar habilidades de gestión por su cuenta, y muchos las adquieren en el trabajo, según Annette Dubrouillet, presidenta y propietaria de Continuum en Springfield, Virginia.
Consultora, conferenciante y coach personal que trabaja regularmente con profesionales de la administración, Dubrouillet aconseja a los administradores que desarrollen habilidades de autodirección. «Los administradores tienen que ser responsables de su propio desarrollo profesional, de su propia salud mental dentro de su trabajo y de sus propias habilidades, ya sea a través de la creación de redes, de seminarios educativos o de la búsqueda de un entrenador», dice.
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