Entre las muchas normas contables nuevas y actualizadas que se han publicado en los últimos años, se han producido cambios significativos en la forma en que las empresas abordan los contratos de servicios. Por un lado, las nuevas orientaciones sobre la contabilidad de los arrendamientos han llevado a las organizaciones a reexaminar los contratos de servicios que pueden contener arrendamientos, añadiendo complejidad a la interpretación y la presentación de informes sobre esos acuerdos. Por otro lado, las nuevas normas para la contabilización de determinados contratos de software aclaran cómo los contables deben abordar estos acuerdos.
Siga leyendo para conocer los nuevos cambios y acceder a herramientas gratuitas que le ayudarán a simplificar el cumplimiento.
- Contabilización de los arrendamientos implícitos en los contratos de servicios
- ¿Se consideran las licencias de software como contratos de servicio bajo la ASC 842, la NIIF 16 o la GASB 87?
- Contabilización de los contratos de software como servicio: qué ha cambiado
- Contabilidad de los acuerdos de tecnología de la información basados en la suscripción para las entidades gubernamentales
- Las NIIF y los contratos de computación en nube
- Mirando hacia el futuro
Contabilización de los arrendamientos implícitos en los contratos de servicios
En virtud de las nuevas normas de contabilidad de arrendamientos ASC 842, IFRS 16 y GASB 87, las organizaciones deben examinar sus contratos de servicios (como los de logística, seguridad y almacenamiento de datos) y evaluar si esos acuerdos contienen algún arrendamiento implícito.
No existen atajos para identificar los arrendamientos implícitos. Los contratos de servicios rara vez contienen los términos «arrendamiento» o «alquiler», lo que hace que el proceso sea complejo, sobre todo para las empresas que tienen un gran volumen de acuerdos que evaluar. En una encuesta de KPMG publicada durante el período en el que las empresas públicas estaban realizando la transición a la nueva norma, los encuestados informaron de que la identificación de los arrendamientos implícitos era uno de los aspectos más difíciles de la transición.
Para aclarar mejor cómo los arrendamientos pueden estar implícitos en los contratos, veamos un ejemplo.
La empresa A tiene un contrato de servicios de seguridad con ABC Security. ABC Security proporciona cámaras, monitores y teclados para las instalaciones de la empresa A. El contrato establece que la empresa A tendrá el uso completo del equipo de monitoreo de ABC Security. El contrato enumera cada elemento, junto con un número de identificación, que se utilizará para este contrato.
La empresa A tendrá pleno control sobre el equipo de vigilancia y obtendrá sustancialmente todos los beneficios económicos del equipo de seguridad. La parte del equipo de este contrato cumple con todas las normas requeridas para un arrendamiento incorporado:
- Los activos subyacentes están específicamente identificados.
- La empresa A tiene el control de los activos subyacentes.
- La empresa A obtiene sustancialmente todos los beneficios económicos de los activos subyacentes.
Si busca un punto de partida a la hora de evaluar sus contratos, los acuerdos de seguridad, logística y almacenamiento suelen contener arrendamientos implícitos.
LeaseQuery ofrece una prueba de arrendamiento incrustado para evaluar cada uno de sus contratos en busca de arrendamientos incrustados:
Si encuentra un contrato que contiene un arrendamiento, utilice nuestro rastreador de activos de arrendamiento para mantener un registro detallado. También tenemos un rastreador de activos de arrendamiento específicamente para las entidades gubernamentales.
¿Se consideran las licencias de software como contratos de servicio bajo la ASC 842, la NIIF 16 o la GASB 87?
Las nuevas reglas para la contabilidad de arrendamientos plantean preguntas sobre el tratamiento de los gastos relacionados con las tarifas de software como servicio (SaaS) y las licencias de software. Muchos contratos de software conceden a los clientes el derecho a utilizar un activo intangible. Debido al lenguaje del «derecho de uso», existe confusión sobre si estos contratos pueden considerarse arrendamientos. Según los PCGA de EE.UU., la norma ASC 842 establece claramente que los activos intangibles no cumplen los requisitos para ser considerados arrendamientos. El GASB 87 también excluye los activos intangibles.
Con arreglo a la NIIF 16, los activos intangibles (y, por tanto, las licencias de software) pueden cumplir los requisitos de un arrendamiento. Como tal, el tratamiento de los costes asociados a esas licencias varía con respecto a los PCGA estadounidenses. Para las empresas que informan con arreglo a las NIIF, es vital trabajar con sus auditores para asegurarse de que interpreta la orientación correctamente.
Contabilización de los contratos de software como servicio: qué ha cambiado
El uso de software basado en la nube ya estaba en aumento antes de la pandemia. A raíz de la COVID-19, el SaaS se ha convertido en un recurso vital para el trabajo, la escuela e incluso el entretenimiento. Con tantas organizaciones que invierten en la computación basada en la nube, es importante ponerse al día sobre la orientación para la contabilidad de estos contratos.
La orientación actualizada, FASB Subtopic ASC 350-40, Contabilidad del cliente para los costos de implementación incurridos en un acuerdo de computación en la nube que es un contacto de servicio (ASC 350-40), fue efectiva el 1 de enero de 2020 para las empresas públicas. Las entidades que no son públicas están obligadas a seguir la nueva guía para todos los períodos de información anual que comiencen después del 15 de diciembre de 2020.
Antes de la emisión de la ASC 350-40, existían dos tratamientos contables diferentes para los contratos de software:
- Contratos que contienen una licencia de software: las organizaciones podían capitalizar el costo de la licencia de software y sus costos de implementación.
- Contratos de software sólo de servicio: la orientación era un poco más confusa.
Con los contratos de computación en nube, a menudo el comprador está adquiriendo un servicio, y no una licencia. Debido a la falta de claridad en la orientación, era común tratar todos los costos relacionados con estos contratos como gastos incurridos, lo que llevó a las organizaciones a perder la oportunidad de capitalizar ciertas tarifas.
Como resultado, la compra de software en las instalaciones parecía una decisión más atractiva para la línea de fondo de una empresa. Pero la compra de un producto SaaS puede tener beneficios de gran alcance que eclipsan las preocupaciones de la cuenta de resultados. El FASB, reconociendo en parte que la falta de claridad de la norma afectaba injustamente a estas decisiones de compra, publicó la norma ASC 350-40. La nueva guía aclara el tratamiento de los acuerdos de computación en nube, tanto los que incluyen como los que no incluyen licencias de software. Lea nuestro blog que proporciona una explicación más profunda de la nueva orientación, así como un ejemplo paso a paso de la contabilidad de los contratos de servicios, incluidos los asientos del diario.
Contabilidad de los acuerdos de tecnología de la información basados en la suscripción para las entidades gubernamentales
Al igual que las organizaciones privadas, las entidades gubernamentales varían ampliamente en su enfoque de la contabilidad de los contratos de computación en nube. En 2020, el GASB publicó la Declaración n.º 96, Acuerdos de tecnología de la información basados en la suscripción, (GASB 96) que constituye la primera orientación para la presentación de informes de las administraciones públicas estatales y locales sobre los contratos de software. Las nuevas normas son efectivas para todos los períodos de presentación de informes que comiencen después del 15 de junio de 2022.
La guía esboza la definición de un acuerdo de tecnología de la información basado en la suscripción (SBITA, por sus siglas en inglés) como «un contrato que transmite el control del derecho a utilizar el software de TI de un proveedor de SBITA, solo o en combinación con activos de capital tangibles (los activos de TI subyacentes), según lo especificado en el contrato durante un período de tiempo en una transacción de intercambio o similar al intercambio.» Para determinar fácilmente si sus contratos se ajustan a la definición, utilice nuestra herramienta gratuita de identificación de SBITA.
Los requisitos de información descritos en la norma GASB 96 reflejan los de la norma GASB 87, la guía gubernamental para informar sobre los arrendamientos. Las entidades gubernamentales deben registrar un activo de suscripción por derecho de uso y el correspondiente pasivo de suscripción. La norma también proporciona orientación para los desembolsos de efectivo, como las tasas de implementación, para evitar futuras disparidades en la forma en que las entidades gubernamentales informan sobre los costes no relacionados con las suscripciones.
Las NIIF y los contratos de computación en nube
A diferencia del FASB y el GASB, el IASB ha decidido no añadir a su plan de trabajo el establecimiento de una nueva norma para los contratos de computación en nube. El Comité de Interpretaciones de la junta determinó que la orientación actual ofrecida en la NIC 38, la NIIF 15 y la NIC 1 proporciona suficiente orientación para abordar los contratos de SaaS, incluidos los costes de personalización y configuración. Esta es una decisión tentativa de la agenda, y el Comité de Interpretaciones está aceptando comentarios hasta el 15 de febrero de 2021.
Mirando hacia el futuro
Los cambios del FASB y el GASB en la contabilidad de los acuerdos de computación en la nube deberían ofrecer cierto alivio a los contables. A medida que se aloja más software en la nube, estas actualizaciones permiten a las organizaciones tomar decisiones informadas con respecto a posibles inversiones en software sin verse obstaculizadas por la confusión sobre el tratamiento contable de la compra.
Por el contrario, abordar los arrendamientos incorporados de forma continua requerirá más trabajo de campo. Será necesario implementar procesos que permitan evaluar los nuevos contratos e identificar los costes de arrendamiento y no arrendamiento.
Las nuevas normas para la computación en nube ofrecen simplicidad y claridad, mientras que las normas para los arrendamientos complican más las cosas. Las Juntas dan un poco y toman un poco.