Controles internos para cuentas por pagar

Controles internos para cuentas por pagar

Los controles para cuentas por pagar están diseñados para ayudar a mitigar el riesgo de pérdidas en la función de cuentas por pagar. Los controles de cuentas por pagar se dividen en tres categorías: la obligación de pagar, la introducción de los datos de las cuentas por pagar en el sistema y el pago a los proveedores.

Control de la obligación de pagar

Aprobación de facturas

Con este control, la persona que tiene la autoridad para aprobar el pago significa que aprueba la factura del proveedor. Este control es relativamente débil si el aprobador sólo ve la factura del proveedor, ya que no hay manera de saber si los bienes o servicios fueron recibidos, o si los precios cobrados se ajustaron a lo que el contrato establece originalmente. El aprobador también puede querer saber a qué cuenta del libro mayor (GL) se debe cargar.

Es mejor que el personal de AP reúna la factura del proveedor, autorice la orden de compra y la documentación de recepción en un paquete, y luego selle la factura con un bloque de firma. También debería incluir el número de cuenta que se va a cargar, y luego hacer que el aprobador la revise. Este enfoque proporciona al aprobador un conjunto completo de información con la que trabajar para mejorar los controles.

Aprobación de órdenes de compra

El departamento de compras emite una orden de compra para todas las compras que realiza la empresa. Esta práctica esencialmente aprueba todos los gastos antes de que se hayan realizado, lo que puede evitar que algunos gastos lleguen a materializarse. Dado que el control requiere una cantidad decente de trabajo por parte del personal de compras, es probable que pidan a los miembros del personal que soliciten los artículos con un formulario formal de solicitud de compra.

Utilice el enfoque de coincidencia de tres vías

Alguien del personal de cuentas por pagar cotejará la factura del proveedor con la orden de compra y el comprobante de recepción antes de autorizar el pago. Este enfoque anula la necesidad de aprobar la factura porque la aprobación se basa en la orden de compra. Es mejor que la aprobación basada únicamente en la orden de compra porque verifica la recepción de los bienes o servicios. Pero este proceso puede ser dolorosamente lento y si falta papeleo, podría romperse fácilmente. a menos que tenga un sistema electrónico en el lugar que coincide con la factura del proveedor con la recepción de bienes contra la orden de compra.

Búsqueda de pagos duplicados

Con un sistema computarizado, hay una búsqueda automática de números de facturas duplicadas, para evitar los pagos duplicados. Sin embargo, si todavía está operando con un sistema manual, es una tarea más engorrosa y que consume tiempo. Requiere que un empleado de cuentas por pagar busque en el archivo de proveedores y en el archivo de facturas impagadas para ver si alguna factura recibida de un proveedor ya ha sido pagada. En muchas situaciones, el volumen de facturas entrantes dificulta esta tarea, lo que hace que abandonen la identificación de facturas duplicadas, lo que significa que pagar dos veces se convierte en un riesgo mayor.

«El uso de un sistema de aprovisionamiento electrónico que se integre con las cuentas por pagar facilita mucho la aplicación de los controles de obligación de pago.»

Controles de entrada de datos

Hay muchas formas de garantizar que todas las facturas de los proveedores lleguen al sistema, aunque cada control tiene un nivel de éxito variable.

Registro previo a la aprobación

Este control hace más hincapié en el pago a los proveedores que en la obtención de la autorización de pago. En este método, todas las facturas se introducen en el sistema juntas, por lo que es mejor utilizarlo cuando se utilizan órdenes de compra para autorizar las compras.

Registro después de la aprobación

Esto obliga al personal de AP a verificar la aprobación de todas las facturas antes de introducirla en el sistema.

Utilizar pautas de numeración de facturas

Si uno de los mayores problemas de su organización son los pagos duplicados, entonces es importante asegurarse de que está utilizando un sistema para asegurarse de que los números de factura se registran correctamente. Los sistemas electrónicos comprueban la existencia de números de factura duplicados para evitar los pagos duplicados, pero si hay incoherencias en la forma en que se registran esos números, como por ejemplo, si se utiliza 0000623 una vez y 623 otra, el sistema no lo marcará como duplicado. Este problema también surge cuando hay guiones en el número de la factura, ya que 123-456 podría registrarse con el guión, o como 123456 en el sistema.

Concordancia con el presupuesto en los estados financieros

Si las facturas de los proveedores se cargan incorrectamente al departamento equivocado, es posible que el gerente del departamento que mira los estados financieros encuentre la discrepancia entre la cantidad cargada y el presupuesto, llamando la atención del departamento de contabilidad.

Control de pagos

La mayoría de los controles que se enumeran aquí se aplican a los pagos por cheque, ya que sigue siendo el método de pago más común. En el caso de los pagos electrónicos, estos controles no son tan útiles, pero aún puede hacer un seguimiento de los pagos en su sistema de contabilidad.

Dividir las tareas de impresión y firma de cheques

Con este control, una persona prepara los cheques y otra los firma. Este segundo par de ojos proporciona una comprobación cruzada para asegurarse de que los fondos están ahí para el pago, mientras se mantiene un flujo de efectivo adecuado.

Guardar los cheques en un lugar cerrado

Todos los cheques no utilizados deben guardarse en un lugar cerrado. De lo contrario, pueden ser robados y rellenados de forma fraudulenta, y luego cobrados. Cualquier sello de firma utilizado para firmar los cheques también debe guardarse en un lugar cerrado con llave.

Seguimiento de la secuencia de números de cheques

Para asegurarse de que no faltan cheques que no se contabilizan, muchas empresas optan por mantener un registro que incluye el rango de números de cheques utilizados durante una ejecución de cheques. Esto es útil para determinar si algún cheque almacenado ha desaparecido. Mantenga el registro separado de los cheques no utilizados, para evitar que alguien robe el registro al mismo tiempo que roba los cheques.

Exija la firma manual de los cheques

Como empresa, puede exigir que todos los cheques estén firmados. Aunque parece una buena idea, es un control débil porque pocos firmantes de cheques no se sumergen en la razón por la que se emite el cheque, y rara vez se toman el tiempo de cotizar las cantidades pagadas. Si su empresa opta por utilizar un sello o placa de firma en su lugar, es imprescindible contar con un sólido sistema de órdenes de compra. Esto permite que el personal de compras se convierta en los aprobadores de facto de las facturas, ya que emiten órdenes de compra en las primeras etapas del proceso de compra a pago.

Exigir firmantes de cheques adicionales en determinadas condiciones

Si el importe de un cheque supera un determinado umbral predeterminado, exija que una segunda persona firme el cheque. Este control permite que varios miembros del equipo de alto nivel tengan la oportunidad de detener un pago, en teoría. En realidad, la introducción de otro paso en el proceso no refuerza el control.

Los controles internos sólidos en todo el proceso de pago son el primer paso para evitar errores costosos que afecten a su cuenta de resultados. Racionalizar el departamento de cuentas por pagar es una forma de capturar los descuentos por pago anticipado, lo que permite ahorrar dinero para reinvertirlo en la empresa o para aumentar los beneficios.

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