Todas las decisiones sobre la elegibilidad 504 de un alumno, su ubicación y la provisión de cualquier adaptación necesaria y/o ayudas o servicios relacionados serán tomadas por el Equipo 504, y deben basarse en la información de una variedad de fuentes, con la información de todas las fuentes cuidadosamente considerada y documentada.
Los miembros del Equipo 504 pueden incluir al Coordinador 504 del edificio o a la persona designada, una enfermera escolar cuando sea apropiado, y cualquier otro personal escolar apropiado que conozca al alumno y/o la información de la evaluación. El alumno y sus padres/tutores suelen ser invitados a participar en la reunión del equipo 504 y tienen la oportunidad de examinar todos los expedientes educativos pertinentes. La escuela y el padre/tutor pueden invitar a la reunión del 504 a otras personas con conocimientos sobre el niño y/o el proceso.
Se entregará un aviso por escrito a los padres/tutores antes de la reunión, notificándoles la hora, el lugar y el propósito de la misma.
El Coordinador 504 del edificio o la persona designada por él presidirá la reunión. Se puede redactar un acta de la reunión y, si es así, se pondrá a disposición de los padres/tutores una copia del acta y se incluirá en la carpeta del expediente académico del alumno en un plazo razonable después de la reunión.
Las decisiones del equipo deben tomarse por consenso. No es apropiado tomar decisiones de elegibilidad o programación basadas en un «voto» mayoritario. En ausencia de consenso, el Coordinador 504 o la persona designada aprobada en la reunión tomará la decisión final respecto a la elegibilidad de un niño y, si es necesario, las adaptaciones y ayudas y/o servicios relacionados que el niño necesita para acceder a la programación escolar.
El distrito escolar proporcionará al padre/tutor una notificación de la decisión del distrito. El padre/tutor tiene derecho a buscar la resolución de cualquier desacuerdo a través del procedimiento local de quejas o iniciando una audiencia imparcial.