Para los años del plan de beneficios que comienzan en 2016, los grandes empleadores aplicables (ALE) pueden estar sujetos a una multa fiscal bajo la Sección 4980H del Código de Rentas Internas (IRC) si: 1) un empleado a tiempo completo recibe un crédito fiscal para la prima o un subsidio para compartir los costos a través de un Mercado y 2) la empresa no ofreció una cobertura de atención médica esencial mínima (que cumple con los requisitos de valor mínimo y asequibilidad de la ACA) a al menos el 95% de sus empleados a tiempo completo y sus hijos dependientes hasta los 26 años. El umbral de oferta de cobertura fue del 70% de los empleados a tiempo completo para los años del plan de beneficios que comenzaron antes de 2016.
Con el fin de evitar posibles sanciones, es importante que las ALE entiendan cómo determinar qué empleados son «a tiempo completo» según la ACA y deben ser elegibles para los beneficios.
Empleado a tiempo completo
Un empleado a tiempo completo es un individuo que razonablemente se espera que trabaje al menos 30 horas por semana. A estos efectos, las «horas» incluyen todas las horas por las que un empleado recibe una remuneración o tiene derecho a una remuneración por realizar tareas para el empleador o tiene derecho a una remuneración aunque no realice ningún trabajo (por ejemplo, días festivos, vacaciones o bajas por enfermedad).
Los empleados con horarios variables también pueden considerarse empleados a tiempo completo con derecho a prestaciones si trabajan una media de 30 horas o más a la semana durante un período de medición retrospectivo. Los empleados temporales (a corto plazo) y los empleados de temporada también pueden ser considerados a tiempo completo.
Empleados con horario variable
La ACA define a un empleado como de horario variable si, basándose en los hechos y circunstancias en la fecha de inicio del empleado, un empleador no puede determinar si se espera razonablemente que el empleado trabaje un promedio de al menos 30 horas por semana durante el período de medición inicial porque las horas del empleado son variables o inciertas.
Hay una serie de factores a considerar en la evaluación de si es razonable determinar que un nuevo empleado es un empleado de horas variables, incluyendo pero no limitado a:
- Si el empleado está sustituyendo a un empleado que era o no un empleado a tiempo completo,
- La medida en que los empleados en los mismos o comparables puestos son o no son empleados a tiempo completo, y
- Si el trabajo fue anunciado, comunicado al nuevo contratado o documentado de otra manera (por ejemplo, a través de un contrato o descripción del trabajo), como requiriendo horas de servicio que serán un promedio de 30 o más horas de servicio por semana o menos de 30 horas de servicio por semana.
Ningún factor es determinante y pueden tenerse en cuenta otros factores.
Los EAL identifican qué empleados con horario variable deben ser tratados como «a tiempo completo» y con derecho a prestaciones mediante:
- El cálculo del promedio de horas semanales trabajadas durante un período de meses especificado (como 6 o 12 meses) que se denomina período de medición.
- Calcular el estatus del empleado (con derecho a prestaciones a tiempo completo o sin derecho a prestaciones) durante un período posterior especificado de meses que sigue al período de medición, que es el período de estabilidad. El estatus de elegibilidad de beneficios del empleado se basa en el cálculo del periodo de medición y se bloquea durante toda la duración del periodo de estabilidad, independientemente del número de horas que el empleado trabaje realmente durante el periodo de estabilidad.*
*Aunque las horas trabajadas durante el periodo de estabilidad no afectarán al estatus del empleado mientras esté bloqueado durante el periodo de estabilidad, esas horas se contarán como parte del siguiente periodo de medición. Los cambios en el promedio de horas semanales trabajadas durante futuros períodos de medición pueden cambiar el estado de elegibilidad de los beneficios de un empleado durante los períodos de estabilidad posteriores.
Empleados estacionales
De acuerdo con las regulaciones finales emitidas por el IRS y el Departamento del Tesoro en febrero de 2014, los nuevos empleados estacionales son tratados de la misma manera que los nuevos empleados de horas variables bajo el método del período de medición de mirada hacia atrás. Para ser considerado estacional, un empleado debe ser contratado en un puesto para el que el empleo anual habitual es de seis meses o menos. «Habitual» significa que:
- Por la naturaleza del puesto, el empleado suele trabajar durante un período de seis meses o menos, y
- El período de empleo debe comenzar cada año natural aproximadamente en la misma parte del año, como el verano o el invierno.
Una ALE (que utilice el método de medición retrospectiva) generalmente no será responsable de las sanciones de responsabilidad compartida del empleador de la ACA si no ofrece cobertura médica a los empleados estacionales durante un período de medición inicial, incluso si esos empleados terminan trabajando horas a tiempo completo durante ese período de medición (a menos que se utilice un período de medición retrospectiva de ciclo corto y dichos empleados sigan empleados en el período de estabilidad posterior). Las ALE aplicarán el período de medición inicial a los empleados estacionales, aunque se prevea que trabajen más de 30 horas semanales en el momento de su contratación.
En ciertos casos inusuales, un empleado puede seguir siendo considerado un empleado estacional aunque el empleo estacional se prolongue en un año concreto más allá de lo habitual. Por ejemplo, si los instructores de golf de un centro turístico tienen un período habitual de empleo anual de seis meses, pero se les pide en un año concreto que trabajen un mes más debido a una temporada inusualmente larga, seguirían siendo considerados empleados de temporada.
Los términos «empleado de temporada» y «trabajador de temporada» se utilizan en las disposiciones de responsabilidad compartida del empresario en dos contextos diferentes. El término «empleado de temporada» es pertinente para determinar la condición de empleado a tiempo completo de un trabajador con arreglo al método de medición retrospectiva. El término «trabajador estacional» es relevante para el cálculo de ALE (por favor, consulte la hoja informativa de la ACA: Cálculo de ALE).
Empleados temporales/de corta duración
Los empleados temporales (denominados empleados de corta duración en virtud de la ACA) son aquellos empleados contratados en un puesto que tiene una duración inferior a 12 meses. El IRS ha confirmado que no existe una exención en virtud de las sanciones de la Sección 4980H del IRC para los empleados temporales de corta duración (a menos que el empleado cumpla con todos los requisitos de los empleados de temporada como se indica anteriormente).
Si los empleados temporales/de corta duración no cumplen con los requisitos de los empleados de temporada y se espera que trabajen más de 30 horas por semana, entonces bajo las reglas aplicables de la ACA deben ser clasificados como empleados a tiempo completo, con derecho a beneficios.
Las empresas pueden excluir las horas trabajadas en circunstancias limitadas:
Las empresas no están obligadas a contar o hacer un seguimiento de las horas trabajadas en las siguientes circunstancias limitadas:
Empleados voluntarios
La normativa final excluye las horas trabajadas como «voluntario de buena fe». Los voluntarios de buena fe incluyen a cualquier voluntario que sea:
A. Un empleado de una entidad gubernamental o de una organización exenta de impuestos;
B. Cuya única compensación por parte de dicha entidad u organización sea:
a. en forma de reembolso (o una asignación) por los gastos razonables en los que se haya incurrido en la prestación de servicios voluntarios, o
b. beneficios razonables (incluyendo premios por la duración del servicio) y honorarios nominales pagados habitualmente por entidades similares en relación con el servicio voluntario.
Empleados estudiantiles
Las empresas no están obligadas a contabilizar las horas de servicio realizadas por los estudiantes en puestos subvencionados a través del programa federal de estudio y trabajo o programas estatales similares. Sin embargo, todas las horas de servicio por las que un empleado estudiante de una organización educativa (o de un empleador externo) es pagado o tiene derecho a un pago en una capacidad que no sea a través del programa federal o estatal de estudio de trabajo están obligados a ser contados como horas de servicio a los efectos de determinar la elegibilidad de los beneficios.
Profesores y profesores adjuntos
Los profesores y los profesores adjuntos presentan desafíos ya que la compensación no suele estar directamente ligada al número de horas que trabajan. Por ejemplo, la compensación a menudo está vinculada a las horas de clase y no tiene en cuenta el tiempo basado en actividades no relacionadas con el aula, como la preparación de lecciones, la calificación de trabajos y exámenes, o el asesoramiento a los estudiantes.
El IRS proporciona un método de puerto seguro para el seguimiento de las horas para el personal docente y el profesorado adjunto hasta que se emitan nuevas directrices. Este método acredita 2,25 horas de servicio por cada hora de enseñanza o de clase. En otras palabras, por cada hora dedicada a la enseñanza en el aula, la empresa acreditaría 1,25 horas adicionales por actividades como la planificación de lecciones y la calificación. Además, la empresa acredita una hora de servicio por cada hora adicional que el miembro del profesorado dedica a otras tareas no relacionadas con el aula (como las horas de oficina o las reuniones obligatorias del profesorado). Aunque este puede no ser el único método razonable para el seguimiento de las horas del profesorado adjunto, se aconseja a las empresas que consideren el uso de este puerto seguro hasta que se publiquen nuevas directrices.