El Informe de Antigüedad de Cuentas a Cobrar (en finés, myyntisaamisten ikääntymisraportti) es una parte crucial de la planificación del flujo de caja. Las cuentas por cobrar surgen cuando existe un acuerdo entre la empresa y su cliente para pagar por los bienes o servicios suministrados durante un periodo de tiempo acordado, por ejemplo, en 10, 30, 45 o 90 días. Si algunos clientes no cumplen con las disposiciones del contrato y con los plazos de pago especificados en el mismo, aparecen las deudas vencidas o los créditos incobrables.
En caso de un gran número de facturas impagadas o de retrasos en los pagos, la empresa puede experimentar un problema de tesorería temporal o permanente. La cuestión es que las facturas pendientes de pago no son sólo un inconveniente, sino que son un grave problema para la empresa, ya que pueden amenazar la propia existencia del negocio. En una situación de interrupción de la tesorería, la empresa no tendrá dinero para mantener el negocio en funcionamiento. La empresa no podrá pagar a los proveedores, a los empleados, los servicios públicos, el alquiler y cubrir otros gastos operativos.
Un informe de antigüedad de cuentas por cobrar es un resumen de las facturas impagadas de los clientes compuesto según categorías de fechas. La idea de este informe es clasificar las cuentas por cobrar según sus fechas de vencimiento. De este modo, es posible identificar a los deudores con una gran proporción de facturas vencidas y, en consecuencia, reducir los riesgos propios reduciendo o rechazando las ventas a crédito de esos clientes.
La evaluación de la probabilidad de que ciertas cuentas por cobrar no se cobren suele basarse en la experiencia previa. Sin embargo, la regla general es que cuanto más antigua es la factura impagada, más probable es que no se cobre.
El informe de antigüedad de cuentas por cobrar no tiene una forma generalmente aceptada; sin embargo, suele ser una tabla en la que las cuentas por cobrar se clasifican según sus condiciones de pago, y se desglosan en diferentes categorías de antigüedad en función del tiempo transcurrido desde que se emitió la factura. Normalmente, los créditos vencidos se clasifican de la siguiente manera:
- menos de 10 días
- 10-30 días
- 30-60 días
- 60-90 días
- más de 90 días
Por lo general, el informe de antigüedad de las cuentas por cobrar incluye la siguiente información importante:
- Nombre del cliente
- Números de factura
- Fechas de factura
- Fechas de vencimiento
- Días de vencimiento
- Importe de la factura
- Importe vencido
- Importe total de cuentas por cobrar
- etc.
Para estimar el tamaño de los créditos incobrables, basta con multiplicar el saldo global de cada categoría de antigüedad por la correspondiente probabilidad de impago de la deuda, es decir, por un porcentaje estimado de incobrabilidad para esa categoría. El total resultante de todos esos saldos se considerará como deudas incobrables.
¿Por qué es útil elaborar el Informe de Antigüedad AR?
Las principales ventajas de la redacción del Informe de Antigüedad de Cuentas por Cobrar:
- se puede evaluar la solvencia a corto y largo plazo de los clientes de la empresa;
- la dirección de la empresa tiene una idea sobre la velocidad de cobro de las cuentas por cobrar;
- es posible prever las deudas de dudoso cobro;
- la empresa puede estimar y crear una reserva para deudas de dudoso cobro, es decir, una provisión para deudas de dudoso cobro.es decir, una provisión para cuentas de dudoso cobro.