Las auditorías de cuentas por pagar (AP) a menudo pueden parecer desalentadoras. Las empresas prefieren encontrar las recompensas en el futuro y no detenerse en el pasado. Pero no deje que sus temores le frenen. Las auditorías contables pueden sacar a la luz fraudes, errores y otros problemas que podrían poner en peligro su negocio, ahorrándole un tiempo y un dinero inestimables a largo plazo.
Si se realiza correctamente, una auditoría de cuentas por pagar no sólo confirma si está cumpliendo las normas, sino que también muestra cómo puede dirigir su negocio de forma más eficiente. Recuerde que pagar a un auditor externo para que pase días recorriendo su archivo en papel es ahora cosa del pasado Las soluciones de software inteligentes guardan todos sus datos en un solo lugar, lo que le permite llevar a cabo una extensa auditoría contable con sólo pulsar un botón.
- Auditorías AP: Por qué son importantes
- Auditoría AP 101: Guía para principiantes
- Planificación de una auditoría de cuentas por pagar
- Procedimientos de auditoría de cuentas por pagar
- Informe de auditoría de cuentas por pagar
- Revisión de seguimiento de la auditoría de cuentas por pagar
- Cómo hacer que su auditoría sea un juego de niños
- Cómo detectar el fraude en una auditoría de cuentas por pagar
Auditorías AP: Por qué son importantes
En pocas palabras, una auditoría AP es un examen independiente y sistemático de los registros de cuentas por pagar de una organización. Comprueba si sus transacciones se registran correctamente y si esos registros presentan una visión precisa de su negocio. Un informe de auditoría bien preparado le dirá cómo va su negocio y dónde puede mejorar.
Para muchas empresas con sede en Estados Unidos, las auditorías de cuentas por pagar no son opcionales. Desde la aplicación de la Ley Sarbanes-Oxley en 2002, la mayoría de las empresas públicas deben someter sus registros a una auditoría externa. Los auditores comprueban si los registros de la empresa se ajustan a las normas especificadas en los Principios Contables Generalmente Aceptados (PCGA). Aunque el cumplimiento crea un trabajo extra para las empresas, es mucho menos probable que se produzcan escándalos corporativos a gran escala ahora que en el pasado.
Muchos profesionales financieros consideran las auditorías de PA como un mal necesario. Las auditorías contables pueden descubrir errores, fraudes u otras cuestiones que podrían meter a los empleados en problemas. En la práctica, no hay razón para tener miedo a menos que realmente tenga algo que ocultar. Trate las auditorías como una inspección de seguridad del vehículo: le gustaría saber si sus frenos están a punto de fallar, ¿verdad?
Auditoría AP 101: Guía para principiantes
No hay una forma establecida de realizar una auditoría AP. Los auditores eligen sus métodos basándose en el tamaño y la forma de una empresa en particular y la minuciosidad deseada de la auditoría. La aplicación de las normas GAAP varía según el estado, y algunos estados permiten a las empresas públicas publicar informes adicionales que no necesitan seguir las normas GAAP.
A pesar de estas diferencias, los auditores generalmente buscarán la integridad, la validez y el cumplimiento de los registros, y verán si el saldo de las cuentas por pagar se reveló correctamente en el estado de cuenta de fin de año. En conjunto, estos aspectos confirman si los registros de la empresa presentan realmente una visión precisa del negocio.
Una auditoría de cuentas por pagar suele constar de cuatro etapas: planificación, trabajo de campo, informe de auditoría y revisión de seguimiento.
Planificación de una auditoría de cuentas por pagar
Durante la etapa de planificación, los auditores notifican a la empresa que se va a realizar una auditoría. El siguiente paso suele ser una reunión formal en la que se discuten el alcance y los objetivos de la evaluación. Sobre la base de esta reunión, el auditor elaborará un plan para el examen propiamente dicho.
Procedimientos de auditoría de cuentas por pagar
La fase de trabajo de campo es cuando los auditores se sumergen. Pasarán varios días o semanas examinando los registros de la empresa antes de recopilar los datos en un informe que resuma sus hallazgos y la evaluación de los mismos.
Informe de auditoría de cuentas por pagar
Una vez finalizado el trabajo de campo, los hallazgos se incluyen en el informe final de auditoría.
Revisión de seguimiento de la auditoría de cuentas por pagar
El hecho de que el informe se haya completado no significa que el trabajo haya terminado. El último paso es que el auditor realice una revisión de seguimiento al cabo de un año para comprobar si se han conseguido los resultados deseados.
Cómo hacer que su auditoría sea un juego de niños
Aunque estamos bien metidos en la era digital, muchas auditorías contables se siguen haciendo a mano. Si no puede enfrentarse a la visión de un auditor buscando una aguja de factura en un pajar de papel, no está solo. Afortunadamente, ahora hay una forma más eficiente de realizar las auditorías. La facturación electrónica y los pagos electrónicos lo hacen muy fácil.
El cambio a un software de automatización de cuentas por cobrar garantiza una auditoría más rápida, más barata y más sencilla porque sus registros serán más fáciles de encontrar. Al dar a los auditores acceso de sólo lectura a sus registros, su trabajo puede estar hecho en tan sólo dos o tres horas, en lugar de los días o semanas que pasarían en su oficina auditando la contabilidad de la manera tradicional.
¿Todavía tiene dudas de dejar sus registros en papel? Tenga en cuenta que el papel sólo ofrece una ilusión de control. Los registros pueden extraviarse, destruirse accidentalmente o simplemente perderse. El papel es en realidad la antítesis de la eficiencia: Hace que el proceso de facturación y pago sea menos visible y, por lo tanto, más difícil de rastrear.
Cómo detectar el fraude en una auditoría de cuentas por pagar
Si todavía no está convencido de que una solución automatizada de cuentas por pagar sea adecuada para usted, considere uno de los principales objetivos de las auditorías: la detección del fraude. Los departamentos de cuentas por pagar son especialmente vulnerables al fraude porque procesan un gran volumen de transacciones. La Asociación de Examinadores de Fraude Certificados estima que una organización media pierde el 5% de sus ingresos anuales por fraude.
La forma más mundana de fraude es la manipulación de facturas. Si una factura ha sido tratada con líquido corrector o si falta información importante, debería saltar la alarma. Lo mismo ocurre con las facturas duplicadas o fotocopiadas. Implantar una solución de facturación electrónica automatizada es la forma más fácil de hacer que estos tipos de fraude sean cosa del pasado.
Otros tipos de fraude pueden ser más difíciles de detectar. Los defraudadores saben que los auditores no tienen tiempo para comprobar cada una de las facturas, lo que les permite manipular la información con éxito. Aquí es donde la automatización puede, una vez más, proporcionar seguridad adicional. Los procedimientos automatizados crean una pista de auditoría instantánea y facilitan la búsqueda de indicadores comunes de fraude, como las facturas por debajo de los importes de aprobación, las facturas con importes redondeados y los proveedores con direcciones de apartados de correos. Ningún sistema es completamente a prueba de fraude, pero las soluciones digitales simplifican la detección y la prevención del fraude.
Con un sólido departamento de cuentas por cobrar, ya no hay que temer los procedimientos de auditoría contable. La digitalización hará que la auditoría sea más rápida, más fácil y más barata. Y lo que es más importante, mantenerse en la cima del juego será una brisa y le ofrecerá más tiempo para llevar a cabo una estrategia progresiva, como la planificación del futuro financiero de su empresa.