Casi todos los consejos sobre gestión del tiempo que ha leído alguna vez hacen hincapié en la importancia de dedicar más tiempo a las tareas importantes y menos o ningún tiempo a todo lo que le distrae de sus objetivos de productividad.
Pero qué pasaría si pudiera ir un paso más allá y distribuir su tiempo en función de las tareas de alto valor y las actividades de bajo valor.
La regla 60-30-10 puede hacer precisamente eso por usted y darle un marco para asignar su tiempo a sus tareas.
Esta regla establece una estructura que le da una mejor idea de qué tareas vale la pena hacer en qué momento del día.
El 60% es el nivel superior, el 30% es el nivel medio y el 10% es el nivel inferior.
La regla 60-30-10 significa designar el 60% de su jornada laboral a actividades de alto valor; el 30% a tareas de bajo valor que aún hacen avanzar sus objetivos; y el 10% a otras actividades que pueden ayudarle a prepararse para el mañana.
Si está familiarizado con las inversiones, piense en este modelo de gestión del tiempo como en la asignación de su cartera de tiempo a las diferentes tareas.
60% de la jornada a las tareas de alto valor
Siempre habrá más cosas que hacer que tiempo para hacerlas. «Si no prestas la atención adecuada a lo que tiene tu atención, se llevará más de tu atención de lo que merece», dice David Allen en su libro Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity.
Es fácil entusiasmarse con las tareas y tratar de abarcar demasiado cada día, pero si lo haces, estarás gastando tu energía por todas partes sin lograr lo más importante del día.
Para mejorar tus resultados y conseguir hacer más cosas, separa tu trabajo de alto valor de todas las demás actividades. Al menos el 60 por ciento de su día debería asignarse a todas sus tareas de alto valor.
«Tiene que decidir cuáles son sus prioridades más importantes y tener el valor -de forma agradable, sonriente y sin disculparse- de decir ‘no’ a otras cosas. Y la forma de hacerlo es tener un sí más grande ardiendo en tu interior», argumenta Stephen Covey, muy conocido por su popular libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.
Las tareas de alto valor contribuyen a tu misión, valores y objetivos a largo plazo. Son cosas como ese libro que quieres escribir, la presentación que te gustaría hacer para un ascenso, las llamadas de ventas y la empresa que planeas crear.
Para cada gran objetivo, identifica las tareas individuales y elige en qué quieres centrarte durante el día. Hágalo a primera hora de la mañana, cuando está más activo.
Producir resultados de alto valor requiere que demos prioridad a las tareas que acaban produciendo un resultado valioso y precioso.
Para hacer más trabajo de alto valor, eche un vistazo a todo lo que tiene en su plato. Examine sus microactividades, o tareas/objetivos. ¿Se alinean con el panorama general de lo que está tratando de lograr? Elija lo que considere más esencial, despeje algo de espacio y limítese a trabajar en sus objetivos más importantes, medibles y alcanzables: se trata de centrarse en las tareas que aportan valor.
30% de actividades de nivel medio a bajo
Asigne el 30% de su tiempo a tareas urgentes pero no necesariamente importantes.
Cosas como procesar el correo electrónico, organizar los archivos, devolver las llamadas telefónicas, enviar actualizaciones del estado del equipo, escribir informes y algunas reuniones entran en esta categoría.
Cada vez que abre un correo electrónico, tiene que tomar una decisión, lo que interrumpe su flujo. El problema es que cada correo electrónico individual puede hacer o deshacer mis próximos minutos, la próxima hora o incluso todo el día.
Las tareas de nivel medio pueden parecer urgentes, pero si no contribuyen directamente a su objetivo final, elija hacerlas después de completar las tareas de alto valor.
Piense en esta categoría como tareas de mantenimiento. Si las descuidas por completo, tendrás problemas, pero no querrás centrarte en ellas a expensas del trabajo más importante.
¿Quién quiere dedicar la mayor parte de su tiempo de trabajo a responder al correo electrónico o a pagar las facturas? Algunas tareas de poco valor son fáciles de automatizar. Si te encuentras haciendo lo mismo una y otra vez todos los días, busca una forma de automatizarlo y utiliza el tiempo libre para otra cosa.
Si se trata de programar, reconocer o hacer arreglos estándar, probablemente haya aplicaciones que puedas utilizar.
Necesitamos evitar que esas tareas se apoderen de nuestras vidas, para tener tiempo de abordar los verdaderos grandes desafíos que pueden marcar una verdadera diferencia en nuestro trabajo.
Si puede permitirse el lujo de dedicar menos tiempo a esas actividades para reinvertirlo en lo que más importa, reduzca el porcentaje de tiempo que dedica a esta categoría y haga más trabajo de alto valor.
El 10% de las tareas de menor nivel debería marcar la diferencia mañana
La forma en que termina el día es fundamental, ya que tiene mucho que ver con la forma en que comienza el día siguiente. Las tareas de esta categoría son cosas que no añaden ningún valor real a tu trabajo, visión u objetivo a largo plazo, pero que pueden ayudarte a empezar mejor mañana.
Algunas personas asignan menos del 10% de su tiempo a este nivel. Depende de su horario personal. depende de usted.
Al margen de las actividades laborales importantes, algunas personas tienen otras tareas que tienen que resolver pero no pueden justificarlas en las primeras horas del día.
Puede utilizar este nivel para crear una nueva lista de tareas, o evaluar la anterior: asegúrese de que está donde tiene que estar en estas actividades y que ha logrado todo lo que podía. Si no es así, haz un plan mejor para mañana.
También podrías revisar tu agenda para el día siguiente. O aprovechar parte del tiempo para poner orden. Antes de salir por la puerta, tómate unos minutos para tirar la basura, organizar el papeleo y limpiar tu escritorio. Esto te dará la sensación de empezar de nuevo cuando llegues a la mañana siguiente.
Si no tienes un plan para tu viaje a casa, puedes programar cosas para hacer mientras te desplazas: qué leer, podcasts que puedes escuchar para descomprimirte después de una apretada agenda.
Por supuesto, estas categorías pueden ser revisadas para reflejar tu situación y horario únicos. – Puedes cambiarlo a 50-30-20 o 70-20-10, dependiendo de tus circunstancias personales.
Priorizar y optimizar tu tiempo puede darte más tiempo para centrarte en lo que realmente importa: conseguir más cosas en menos tiempo. La idea es prepararse para un éxito óptimo clasificando las tareas según el mejor uso de su tiempo.