Ya sea que esté buscando comenzar su viaje hacia una automatización de cuentas por pagar, o si está investigando una nueva tecnología para mejorar sus esfuerzos de automatización existentes, puede ser un mercado confuso con una amplia variedad de soluciones, software de automatización y herramientas. Esta guía fue creada para ayudarle a empezar a investigar, evaluar y seleccionar la mejor solución de software de automatización de cuentas por pagar para las necesidades de su organización. Es importante tener en cuenta que esta guía se basa en la importancia de tener en cuenta las características del software de cuentas por pagar que mejor sirvan a su empresa.
Paso #1: Defina su alcance
Puede ser demasiado simple pensar en el alcance de su proyecto como el resultado que espera lograr. Usted puede pensar: «Estoy buscando una solución que ayude a acelerar y automatizar nuestro proceso de cuentas por pagar y hacer mi vida en AP un poco más fácil.» Aunque este es un objetivo razonable y alcanzable con varias soluciones modernas de automatización de facturas de AP, debe dedicar un poco más de tiempo y reflexión a este primer paso, ya que le ayudará a definir el éxito de su próximo proyecto.
Sólo para preparar el terreno, he aquí un rápido resumen de los pasos clave del procesamiento de facturas para que pueda determinar qué áreas busca mejorar:
- Recepción de facturas y captura de datos
- Flujo de trabajo y aprobación de facturas
- Pago a proveedores
El procesamiento de facturas no es lo mismo que la facturación electrónica, ni los portales de proveedores o los complejos sistemas de adquisición. Este tipo de soluciones pueden ayudarle a trabajar de forma más eficiente en algunos aspectos, pero no apoyan el núcleo del proceso de cuentas por pagar. Si las cuentas a pagar son su máxima prioridad, debe centrar sus esfuerzos en una solución que pueda gestionar estos tres pasos:
- Recepción de facturas: papel, pdf, xml… todos los datos en un solo formato
¿Cómo recibe hoy las facturas de los proveedores? Papel en el correo, pdf vía email y/o facturas electrónicas? Una buena solución de escaneo y captura de datos hará el trabajo de consolidar todas las facturas, independientemente del formato, en datos estandarizados para introducirlos en su flujo de trabajo digital de AP. Este servicio puede subcontratarse, adquirirse como parte de la solución de automatización de facturas AP o como un sistema independiente. En este último caso, es crucial que exista una sólida conexión entre su solución de captura y todos los demás sistemas existentes.
- Flujo de trabajo de facturas: acelere el procesamiento eliminando las tareas manuales
El procesamiento real de una factura incluye diferentes tareas, dependiendo del tipo de factura. Las facturas de gastos, o que no son de compra, deben ser codificadas, distribuidas y aprobadas. Las facturas que hacen referencia a una orden de compra (PO) necesitan estar conectadas a una PO, tener los datos cotejados a nivel de línea, y cualquier desviación identificada distribuida para su revisión y aprobación. Con una solución moderna de automatización de facturas AP, cada una de estas tareas puede automatizarse en gran medida. Si está considerando confiar únicamente en las capacidades de flujo de trabajo existentes nativas de su sistema ERP/financiero, asegúrese de examinar si es adecuado para ofrecer una solución eficaz para el procesamiento de facturas sin contacto. Tenga en cuenta los gastos generales de TI y el apoyo continuo para configurar y mantener los flujos de trabajo nativos en su caso de negocio, el análisis del retorno de la inversión y las métricas de éxito.
- Pago a proveedores: pagos seguros y rápidos para mejorar las relaciones con los proveedores
Una vez que la factura ha sido procesada y aprobada en el flujo de trabajo de cuentas por pagar, se contabilizará en el sistema ERP para su registro y pago final. La mejor solución de software de automatización de cuentas por pagar le ayudará a acelerar el procesamiento de facturas para permitir un pago más rápido a su proveedor. Si elige la vía de una solución de cuentas por pagar externa, el procesamiento se realizará fuera de su ERP, por lo que es fundamental que la solución que seleccione tenga una integración sólida y sin fisuras con el ERP para garantizar que la información fluya de forma segura y sin fisuras entre los dos sistemas.
El alcance del proyecto debe basarse en las necesidades y los retos de su organización. Lo importante es establecer objetivos claramente definidos y mantenerse dentro del alcance del proyecto. Uno de los mayores escollos de una iniciativa de software de automatización de AP es añadir al alcance subproyectos en áreas relacionadas, como el descuento dinámico, los portales de proveedores, la facturación electrónica, etc. Estos pueden considerarse como iniciativas adicionales separadas, pero su éxito depende de que su casa de AP esté en orden primero.
Ejemplos de objetivos de proyecto específicos y medibles son:
- Reducir el tiempo de procesamiento de las facturas en un X%
- Lograr un Y% de procesamiento totalmente automatizado -sin contacto- de las facturas basadas en pedidos
- Reducir los costes duros generados por los retrasos en los pagos a los proveedores en un Z
Paso #2: Mapear el proceso actual de cuentas por pagar para identificar sus necesidades
El proceso de cuentas por pagar suele constar de dos flujos de trabajo diferentes, dependiendo del tipo de factura: el procesamiento de las facturas de gastos no relacionadas con una orden de compra y el procesamiento de las facturas de gastos directos que coincidirán con una orden de compra y una nota de entrada de mercancías en el ERP y/o el sistema de aprovisionamiento.
La clave aquí es observar su proceso actual y centrarse en dónde están sus puntos de dolor para asegurarse de que la solución que seleccione aborde estas áreas cruciales, en lugar de secciones menos problemáticas que serían «agradables de tener». Comience este paso identificando la proporción de facturas con pedido y sin pedido en su organización. A continuación, determine cómo gestiona estos flujos de trabajo en la actualidad: ¿cuántas personas están implicadas, qué pasos son manuales o automatizados, y cuáles son los principales puntos conflictivos o cuellos de botella en cada flujo de proceso? ¿Cómo archiva actualmente sus facturas una vez procesadas? Aquí hay una lista de los desafíos más comunes en cada flujo de trabajo para ayudarle a empezar.
Desafíos en el flujo de trabajo de facturas de gastos directos (PO):
- Cotejar las líneas de facturas con los datos correspondientes en las órdenes de compra y las notas de entrada de mercancías cuando no todos los datos son digitales y/o están sincronizados en un sistema.
- La gestión de los datos de las facturas que se desvían es una tarea que lleva mucho tiempo y que requiere una investigación con los proveedores y los compradores.
- Si existe un proceso de cotejo automático, a menudo sigue existiendo un reto cuando los datos no coinciden perfectamente, lo que provoca una revisión manual.
- Todos los motores de cotejo no son iguales, y esto puede tener un impacto significativo en el nivel de procesamiento de facturas sin contacto frente a niveles de intervención más altos de lo esperado.
Desafíos en el flujo de trabajo de las facturas de gastos indirectos (no PO):
- Si no hay una bandeja de entrada central para las facturas de los proveedores, éstas se enviarán a diferentes destinatarios en varios formatos y corren el riesgo de quedarse atascadas en bandejas de entrada personales o en escritorios en lugares dispersos antes de entrar en el proceso de AP.
- El manejo manual y el gran número de personas involucradas en el proceso de AP aumentan el riesgo de errores humanos en la codificación, la aprobación y el pago de una factura.
- Los sistemas anticuados y torpes retrasan el proceso de AP y aumentan el riesgo de retraso – o peor – de no pagar a los proveedores.
- Sin una solución, es casi imposible conocer el estado de una factura, las facturas cercanas a la fecha de vencimiento, el gasto real y las facturas que deben acumularse.
Una vez que tenga su lista de los principales puntos problemáticos que desea eliminar mediante la implementación o la sustitución de una solución de automatización de cuentas por pagar, tendrá una buena comprensión de las características clave del software de cuentas por pagar que debe buscar al examinar diferentes proveedores y soluciones.
Paso #3: Identificar las dependencias del sistema
El sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) o el sistema financiero es la dependencia más importante al considerar una nueva solución de automatización de cuentas por pagar. Es crucial que su nueva solución de AP tenga una conexión potente, estable y sin fisuras con el ERP para garantizar una sincronización sin esfuerzo de sus datos maestros, desde las cuentas del libro mayor y las condiciones de pago hasta las órdenes de compra y los códigos fiscales.
Cuando se ha establecido una sincronización completa, los datos de las facturas, las adquisiciones y la contabilidad pueden intercambiarse sin problemas entre los sistemas empresariales para facilitar el cotejo de los datos de las facturas con las órdenes de compra, las entradas de mercancías y los contratos a nivel de detalle de las líneas. Para su departamento de cuentas por pagar, esto significa un procesamiento preciso y eficiente de las facturas con el más alto nivel de automatización.
Los puntos clave de acción en este paso son identificar qué sistema(s) ERP utiliza su organización, así como cualquier otro sistema involucrado en el libro(s) de cuentas por pagar y el procesamiento de órdenes de compra. A continuación, averigüe internamente si hay planes para actualizar o cambiar estos sistemas, lo que podría afectar al calendario de su proyecto de automatización. Con esto en mente, asegúrese de investigar a fondo a los proveedores que está investigando. ¿Pueden proporcionar una conexión estable y sólida con su ERP e integrarse con sus diversos sistemas?
Paso #4: Capturar los requisitos de TI
Muchas empresas que buscan automatizar su proceso de cuentas por pagar se encuentran con un desafío cuando se trata de integrar un sistema con su infraestructura de TI existente, incluyendo el ERP en uso. Si se opta por instalar una solución on-premise -alojada en sus propios servidores y que requiere numerosas personalizaciones- la implementación de un nuevo sistema se convertirá rápidamente en un proyecto de TI complejo, largo y costoso.
Buenas noticias: hay otra manera. Hoy en día, hay muchas soluciones de automatización de AP disponibles como un servicio estándar en la nube. Una aplicación estandarizada significa que tiene acceso a toda la funcionalidad que puede configurarse según las necesidades y procesos de su negocio en un proyecto de despliegue rápido y sin problemas. Los administradores de la empresa, en lugar de los recursos de TI, son los responsables de las actualizaciones continuas de la configuración, ya que conocen el modo en que su organización realiza las transacciones comerciales con los proveedores y la forma en que éstos le facturan. Otra ventaja de una solución en la nube es que las actualizaciones del producto están disponibles automáticamente de forma regular, por lo que no es necesario involucrar al equipo de TI o traer consultores externos para los proyectos de actualización.
Como puntos de control para este paso, asegúrese de involucrar a su equipo de TI para garantizar que pueden apoyar el proyecto con los recursos necesarios. También pueden ayudarle a tomar la decisión entre una solución local o una más escalable en la nube. Y, por último, asegúrese de preguntar a su equipo de TI por cualquier requisito específico relacionado con la seguridad del sistema, el alojamiento y el mantenimiento.
Paso nº 5: Investigar, auditar y comparar soluciones
Ahora que tiene un buen conocimiento del tipo de solución que necesita y de los retos que desea resolver, es el momento de empezar a buscar la solución que mejor se adapte a sus necesidades identificadas. Hay una razón por la que este paso está al final de la lista: si empiezas a investigar soluciones antes de tener una visión clara de tus necesidades, puedes ser seducido por algo que parece increíble en un sitio web de lujo o un folleto de marketing brillante, pero, en realidad, no hace el trabajo que necesitas.
Al igual que cuando planea comprar un coche nuevo o reservar su próximo viaje de vacaciones, asegúrese de investigar a fondo utilizando diferentes canales de información:
- Comience con Google para identificar posibles soluciones candidatas, navegue y marque su sitio web.
- Vaya a LinkedIn para participar en discusiones en grupos relevantes, pregunte a los miembros del grupo por sus experiencias a la hora de seleccionar e implementar una nueva solución de automatización de AP.
- Pida a sus compañeros o amigos en puestos y/o empresas similares su opinión y recomendaciones sobre la solución que utilizan.
Una vez que encuentre su lista reducida de proveedores, pídales estudios de casos y referencias, así como demostraciones en vivo. A continuación, cruce su lista principal en una única hoja de comparación y evalúe en qué medida cada solución se ajusta a los requisitos que destacó en los pasos 1 a 4.
Paso nº 6: Construir su caso de negocio
Si ha completado los pasos anteriores de esta guía del comprador, entonces ya ha realizado la mayor parte de la investigación y recopilación de datos necesarios para construir un caso de negocio. Ahora es el momento de resumir sus hallazgos y asegurarse de que presenta la información relevante a las partes interesadas y a los responsables de la toma de decisiones.
Cómo vender a las partes interesadas de TI
Sus partes interesadas de TI necesitarán saber qué impacto tendrá la nueva solución en su organización, tanto en lo que respecta a la implementación, incluida la integración con la infraestructura de TI existente, como al mantenimiento continuo. Por lo tanto, para obtener la aprobación de TI, necesitarán saber:
- ¿Qué recursos necesitará el equipo de TI durante la implementación?
- ¿La solución requerirá el apoyo continuo de TI en términos de mantenimiento y actualizaciones periódicas?
- ¿Cómo soportará la solución futuros cambios en el negocio o en la infraestructura de TI?
Como se comentó en el paso 4, si selecciona una solución basada en la nube podrá marcar muchas de las casillas de verificación del equipo de TI, ya que esto le ofrecerá una fácil integración, ningún mantenimiento interno y actualizaciones automáticas del producto. De hecho, es probable que esté ayudando a su director de TI a liberar tiempo para los proyectos principales de la empresa al sustituir las antiguas soluciones locales por un servicio en la nube.
Cómo vender a las partes interesadas en las finanzas
Para las partes interesadas en las finanzas, se tratará sobre todo de hacer cálculos y asegurarse de que puede presentar un retorno de la inversión rápido y creíble. Pero los directores financieros también quieren tener la seguridad de que se trata de un proyecto de bajo riesgo, por lo que es muy importante generar confianza y presentar una solución con un historial probado. En este caso, debe asegurarse de tener estudios de casos o llamadas de referencia con empresas que ya utilizan la solución para demostrar la credibilidad del proveedor y su caso de negocio.
Además, una solución moderna de software de automatización de cuentas por pagar ayudará a ofrecer una mejor visibilidad de los gastos y un flujo de caja más preciso y la presentación de informes de devengo. Y las características correctas del software de cuentas por pagar, sin duda, es algo que pondrá una sonrisa en la cara de cualquier CFO.
Haga las cuentas – ROI
Cuando se trata de los cálculos del ROI hay algunos puntos de datos que necesita recopilar:
- Costo de la solución: es crucial que tenga la imagen completa y detallada para que pueda calcular el costo total de propiedad. Pregunte a su proveedor:
- ¿Pagará un coste de licencia o una suscripción mensual? ¿En qué se basa este coste: en el número de facturas, en los usuarios o en otra cosa?
- ¿Cuál será el coste de las actualizaciones del producto en los próximos años?
- ¿Cuál es el coste de implementación y cuánto apoyo necesitará de su personal interno de TI durante la implementación?
- ¿Qué coste debe esperar para el soporte y mantenimiento continuos?
- Ahorros duros, como:
- Reducción de personal y/o escalado de la organización existente para gestionar mayores responsabilidades.
- Evitación de tasas por retraso en el pago, pagos perdidos o duplicados y ahorros por descuentos por pago anticipado.
- Reducción del coste de gestión de las facturas en papel (escaneo, envío, archivo).
- Supresión de recursos internos por mantenimiento de sistemas antiguos.
- Ahorros blandos, como:
- Ahorro de tiempo en toda la organización (es decir, que los titulares del presupuesto hagan trabajo administrativo y el personal de AP se ocupe de las escaladas de los proveedores).
- Liberación de recursos en AP para tareas de mayor valor añadido.
- Mejora de los conocimientos sobre el proceso de AP, lo que aporta un apoyo oportuno y más preciso para las previsiones financieras, el flujo de caja y los informes de devengo.
- Mejora de las relaciones con los proveedores.
- Mejora de la flexibilidad organizativa en caso de cambios en el negocio, como fusiones, adquisiciones y expansiones internacionales.
Pida a su proveedor que le ayude a recopilar y comparar todos estos números y que lo ponga todo en una hoja de cálculo para presentarlo a los interesados internos.