Uno de los pilares de cualquier proyecto es la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) y el Diccionario EDT que la acompaña. Tanto si usted es un contratista que presenta la línea de base del proyecto como si es el cliente que revisa la línea de base, la EDT y el diccionario EDT son su piedra de Rosetta para entender cómo las piezas dispares de un proyecto se unirán en última instancia y entregarán lo que sea que usted se proponga lograr con su proyecto.
La EDT es el desglose jerárquico del proyecto por entregables. Es la estructura real que estamos acostumbrados a ver y utilizar para organizar el proyecto. Nos permite desglosar el alcance en piezas más manejables y proporciona una estructura de informes que utilizamos para planificar, capturar el rendimiento y los datos reales. La estructura jerárquica nos permite desglosar y ver el proyecto en su nivel más bajo, o verlo en su conjunto, o en algún punto intermedio. La EDT es excelente para esas cosas. Lo que no siempre es obvio cuando se mira la EDT es cómo se relaciona el trabajo con la Declaración de Trabajo (SOW), que a menudo no está estructurada de la misma manera que la EDT.
Figura 1 – Estructura de desglose del trabajo
El diccionario de la EDT, además de ampliar la simple descripción de una línea de los elementos de la EDT, conecta la EDT con la declaración de trabajo (SOW). El diccionario de la EDT suele ser una hoja de cálculo que enumera la EDT, el nombre del elemento de la EDT y una descripción del trabajo en ese elemento, como mínimo. Además, el buen diccionario tendrá un campo que designe qué párrafo de la EDT está cubierto por ese elemento de la EDT. Este mapeo relaciona las dos estructuras entre sí y abre un montón de posibilidades para entender cómo se planifica el proyecto, cómo se está ejecutando y lo que está costando. Un diccionario de la EDT podría ser como el siguiente ejemplo:
La última columna del ejemplo muestra cómo se relacionan los elementos de nivel más bajo de la EDT con el SOW. En el ejemplo, se ve que cada elemento está relacionado con dos párrafos diferentes del SOW. El primero es común a todos los elementos; digamos que es el párrafo de la gestión del proyecto en el SOW. Esta vinculación muestra que el proyecto planificará, realizará y capturará los datos reales de la gestión del proyecto en cada elemento individual. Cada elemento también está vinculado a un párrafo único que puede contener requisitos específicos asociados al ámbito de trabajo de las comunicaciones. Cada elemento de la EDT debe estar asociado al menos a un párrafo del SOW, pero normalmente estarán relacionados con varios párrafos. Si hay un elemento de la EDT que no está asociado a un párrafo del SOW, hay que preguntarse «¿por qué hacemos esto?» porque aparentemente no forma parte del contrato. Por el contrario, cada párrafo de la SOW debería estar relacionado con al menos un elemento de la EDT y normalmente toca varios elementos de la EDT.
Entonces, ¿qué te aporta tener estas dos estructuras vinculadas? Le permite ver su proyecto en diferentes dimensiones que abren un montón de oportunidades de informes y análisis. Por ejemplo, con sólo mirar una matriz en la que se conectan los dos documentos puede saber rápidamente si tiene todo cubierto en el SOW o si está realizando trabajos en un elemento de la WBS que no está en el contrato.
Pero eso es sólo el comienzo. Piense en la información que se recoge en un párrafo del SOW. Toda esa información puede relacionarse ahora con una EDT, lo que significa que puede relacionarse con un cronograma, con el rendimiento de un sistema de valor ganado, con la organización que realiza el trabajo o con los datos reales de su sistema de contabilidad.
Al observar las relaciones que existen entre los elementos de la EDT en el cronograma, puede ver cómo se vinculan los diferentes párrafos de la EDT y si eso tiene sentido o no. En el ejemplo del diccionario de la EDT anterior, cabría esperar que hubiera vínculos entre las pruebas de los componentes (1.3.1) y las pruebas del sistema (1.3.2). Si esos enlaces no existen sería una bandera roja para su proyecto que debería ser investigada.
El ejemplo de la relación es sólo un rasguño en la superficie. El rendimiento y los resultados reales se pueden asignar a los párrafos del SOW. La vinculación puede no ser exacta, es posible que tenga que asignar los datos reales asociados a una EDT a varios párrafos de la orden de trabajo, pero esa visibilidad sigue siendo valiosa. También puede profundizar en los párrafos de la SOW y ver cómo se relacionan los elementos dentro de esos párrafos. Por ejemplo, los párrafos del SOW suelen identificar los entregables afectados por un párrafo del SOW. Un simple mapeo de un entregable a un párrafo de la SOW, vinculado a través del diccionario de la EDT, abre la puerta para ver todos los atributos mencionados anteriormente por entregable. A continuación, añada campos adicionales al diccionario EDT (número de partida del contrato, gestores de cuentas de control, indicadores de cuentas de control, etc.) y las posibilidades aumentarán.
Usado correctamente, el diccionario EDT se convierte en mucho más que un documento que describe el trabajo. Se convierte en un caleidoscopio del proyecto que le permite ver los datos de su proyecto de un número infinito de maneras.