Hechos
Nuestro plan 401(k) prevé una aportación de contrapartida del 50% del primer 6% aplazado por cada participante (hasta un máximo del 3% de la retribución anual). Depositamos las aportaciones de contrapartida en el plan cada periodo de pago al mismo tiempo que depositamos los aplazamientos de los empleados. En los últimos años, después del cierre del ejercicio, nuestro TPA nos ha informado de que tenemos que realizar aportaciones complementarias «true-up», a veces para empleados que ya no están con nosotros.
Pregunta
¿Qué es una aportación complementaria «true-up» y por qué tenemos que hacerlas? ¿Existe alguna forma de evitarlas en el futuro?
Respuesta
Las aportaciones de contrapartida suelen entrar en juego cuando el documento del plan especifica que la contrapartida debe determinarse de forma anualizada, pero el patrocinador del plan realmente calcula y deposita la contrapartida cada periodo de pago (o mensualmente, trimestralmente, etc.).) Más específicamente, se producen cuando un participante difiere por encima del umbral máximo de coincidencia (6% en este caso) para algunos períodos de pago y por debajo de él en otros períodos.
Una ilustración rápida debería ayudar a aclarar:
Con una coincidencia de período de pago, la fórmula de coincidencia se aplica a los importes de aplazamiento y compensación de cada período de pago separado. En el primer semestre de nuestro ejemplo, el participante aplazó el 8%. Dado que sólo se igualan los aplazamientos hasta el 6%, el partícipe no recibe la igualación de los aplazamientos que superen ese límite (entre el 6% y el 8% de la remuneración). La actividad en un periodo de pago no influye en el cálculo de la igualación en otros periodos de pago. El importe de la aportación anual es simplemente la suma de las aportaciones calculadas por separado para cada período de pago individual.
Sin embargo, al calcular la aportación a lo largo de todo el año del plan, el importe de aplazamiento anual de cada participante se divide por su remuneración anual para determinar la tasa de aplazamiento anual. En este caso, el participante aplazó el 8% durante la mitad del año y el 0% durante la otra mitad, lo que supone una tasa de aplazamiento anual del 4%. A diferencia de la situación por período en la que una parte de los aplazamientos no se iguala (porque excede la fórmula), aquí toda la cantidad aplazada es elegible para la igualación porque cae por debajo del extremo superior de la fórmula.
Es bastante común que las empresas calculen y depositen sus contribuciones de igualación cada período de pago. Los proveedores de nóminas suelen realizar el cálculo, y ayuda a suavizar el flujo de efectivo hacer 26 depósitos más pequeños a lo largo del tiempo en lugar de un gran depósito después de fin de año. El hecho de que sea común no significa que podamos ignorar el documento del plan. Así que, volviendo a nuestro participante anterior, si el plan prevé una aportación del año del plan pero se calcula y se deposita cada período de pago, el participante tendrá derecho a una aportación de compensación de 300 dólares después del final del año (la diferencia entre la aportación del año del plan de 1.200 dólares según el documento del plan y los 900 dólares que se financiaron a lo largo del año.
Aunque puede ser tentador modificar su plan para cambiar de año del plan a período de pago para eliminar las aportaciones de compensación, es una buena idea centrarse primero en quién recibe la mayoría de las aportaciones de compensación. Vemos bastantes situaciones en las que el propietario o directivo de una empresa difiere el 100% de las primeras o últimas nóminas de cada año en lugar de repartirlas uniformemente a lo largo de todo el año. En esas situaciones, una igualación de un período de pago no significa que haya que hacer una compensación, pero es un miembro superior de la empresa el que pierde la posibilidad de recibir la totalidad de la igualación. Si se mantiene la equiparación en el año del plan, se garantiza que el propietario o directivo reciba la mayor cantidad posible de equiparación.
También hay que tener en cuenta que, independientemente del marco temporal utilizado para calcular la equiparación, la prueba ACP se realiza utilizando la compensación anual. En nuestro ejemplo, esto significa que el método del período de pago produce una tasa de igualación del 1,5%, mientras que el método del año del plan produce el 2%. En el caso de los empleados altamente remunerados, cuanto mayor sea la tasa, peores serán los resultados de la prueba. Lo contrario ocurre con los que no son HCE. Por lo tanto, si su prueba de ACP ha estado justo en la línea de aprobado/desaprobado, sería una buena idea realizar algunas proyecciones antes de cambiar la forma de calcular su coincidencia. No querrá ahorrarse unos cuantos dólares en contribuciones para que su plan no supere la prueba ACP.
Para más información sobre los tipos de contribución al plan, visite nuestro Centro de Conocimiento aquí.
