Registro de partes interesadas en la gestión de proyectos

Registro de partes interesadas en la gestión de proyectos

¿Cuál es la importancia de tener un registro adecuado de partes interesadas en la gestión de proyectos? La gestión de las partes interesadas es uno de los procesos más importantes en el ciclo de vida de cualquier proyecto. Es un tipo de proceso de gestión estratégica que los gestores de proyectos inteligentes siguen para obtener el apoyo de otros, tanto internos como externos, para sus proyectos. Las partes interesadas pueden ser un individuo, una organización, una comunidad, un grupo de personas, un inversor que puede afectar o verse afectado por los resultados de un proyecto, o una organización. Pueden tener impactos positivos o negativos y pueden ser internos o externos a la organización. Un registro de partes interesadas se crea para documentar quiénes se ven afectados por el proyecto y quiénes tienen influencia e impacto en el mismo. Contiene información para tratar con las partes interesadas del proyecto que tienen diferentes niveles de intereses e impactos en los objetivos del proyecto. En este artículo, discutiremos la importancia de la gestión de las partes interesadas y proporcionaremos un ejemplo de plantilla de registro de partes interesadas para ayudarle a gestionar las partes interesadas de su proyecto de manera eficaz.

Importancia de la gestión de las partes interesadas en el éxito de un proyecto

Las partes interesadas pueden ser positivas, negativas, internas o externas al proyecto o a la organización. Los jefes de departamento, los coordinadores del proyecto, los miembros del equipo del proyecto, los directores ejecutivos, la junta directiva y los patrocinadores del proyecto son el ejemplo de las partes interesadas internas cuyas operaciones afectan o se ven afectadas por el proyecto.

Las partes interesadas externas son aquellas que son ajenas a la organización del proyecto. Los vendedores, los proveedores, los organismos reguladores, el gobierno, las comunidades y las organizaciones son ejemplos de partes interesadas externas.

La satisfacción de las partes interesadas es un criterio de éxito clave para cualquier tipo de proyecto. No importa si está gestionando un sofisticado proyecto de TI o un pequeño proyecto de construcción de una oficina, tiene que cumplir con los requisitos de las partes interesadas. Para los gestores de proyectos de éxito, es una buena práctica implicar plenamente a todas las partes interesadas positivas utilizando herramientas y técnicas de comunicación eficaces basadas en una estrategia para obtener su apoyo.

La gestión de las partes interesadas es un proceso repetitivo que se realiza a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Aunque hay muchas herramientas y técnicas disponibles para el desarrollo de una estrategia para las partes interesadas, la gestión de éstas es un proceso único para el proyecto. Por lo tanto, debe adaptarse teniendo en cuenta las características del proyecto.

El proceso de identificación de las partes interesadas clave del proyecto viene justo después de la firma de la carta del proyecto. Después, hay que documentar la información de las partes interesadas en un registro. En otras palabras, usted creará el registro de las partes interesadas una vez que se firme la carta del proyecto.

• Trabaje con su patrocinador para identificar a los de los niveles primarios.
• Realice una lluvia de ideas con su equipo de proyecto para identificar a los individuos y grupos
• Solicite el conocimiento de los expertos
• Analice los registros de proyectos pasados y similares.

Plantilla de registro de partes interesadas

El registro de partes interesadas es uno de los documentos más importantes del proyecto que ayuda a clasificar, identificar y evaluar a las partes interesadas del proyecto. El registro de las partes interesadas responde a muchas preguntas relacionadas con las mismas. A continuación, algunas de ellas:

• ¿Cuáles son los nombres y datos de contacto de los interesados?
• ¿Cuáles son las expectativas y requisitos de los interesados?
• ¿Quiénes son los interesados más importantes?
• ¿Cuáles son los métodos de comunicación para tratar con las partes interesadas?
• ¿Cuál es el nivel de impacto de las partes interesadas?

Básicamente, se crea un registro de partes interesadas en las primeras fases, justo después de la firma de la carta del proyecto. La identificación de las partes interesadas es el primer paso para crear un registro de partes interesadas. Los interesados pueden ser identificados mediante la revisión de los registros de proyectos anteriores y similares, la lluvia de ideas con el equipo del proyecto, la reunión con el patrocinador del proyecto, y la exploración de los proveedores involucrados en el proyecto

Después de la identificación de las partes interesadas, viene el análisis de las partes interesadas, la clasificación y los procesos de gestión.

La Guía del PMBOK recomienda las siguientes herramientas para la clasificación de las partes interesadas;

1.

2. Cuadrícula de poder/influencia
3. Cuadrícula de influencia/impacto
4. Modelo de saliencia

Las partes interesadas se clasifican según su poder, influencia, impacto e interés en un proyecto. También se pueden clasificar según su urgencia, y legitimidad.

Ejemplo de registro de partes interesadas

Típicamente, un registro de partes interesadas incluye la siguiente información;

– Nombre,
– Departamento
– Título
– Papel en el proyecto
– Expectativas
– Influencia (Baja/Alta)
– Impacto (Bajo/Alto)
– Categoría

Un registro de partes interesadas incluye columnas que abordan cuestiones específicas. Puede personalizarse teniendo en cuenta los requisitos del proyecto. La siguiente figura muestra un ejemplo de registro de partes interesadas.

Tenga en cuenta que el registro de partes interesadas es un documento vivo que debe mantenerse actualizado durante el ciclo de vida del proyecto. Proporciona información sobre todos los interesados clave del proyecto y sus atributos.

Los registros de interesados son importantes documentos de gestión de proyectos que deben mantenerse actualizados durante todo el ciclo de vida del proyecto. Es un documento vivo que ayuda al equipo del proyecto a indexar a todos los interesados del proyecto. A medida que el proyecto avanza, los interesados y sus influencias en el proyecto cambian. Aparecen nuevas partes interesadas y algunas pierden su atención en el proyecto. También cambia su poder e impacto en el proyecto. Además, el registro de interesados debe ser un documento confidencial porque incluye mucha información sobre diferentes personas y organizaciones.

Para el éxito de la gestión de proyectos, nunca se puede negar la importancia de un registro de interesados.

Beneficios del registro de interesados

Como gestor de proyectos, debe ser consciente de este hecho: los interesados pueden hacer que todo sea difícil o fácil. Y todo tiende a cambiar en un proyecto porque los proyectos son de naturaleza dinámica. Puede que un individuo o grupo esté interesado en su proyecto al principio, pero que pierda el interés con el tiempo. O puede que un grupo no quiera que realices un proyecto que has emprendido.

¿Cómo podemos gestionar todos estos factores? La respuesta es fácil: utilizar a las partes interesadas para idear. Durante la gestión de un proyecto, clasificar, identificar y evaluar los estudios de los requisitos de las partes interesadas puede salvarlo. Crear un registro es fácil, no es más que escribir algo en la pantalla del ordenador. Tener un registro completo ayuda a gestionar nuestro limitado tiempo con éxito mientras tratamos una serie de cuestiones en los proyectos.

Resumen

La gestión de las partes interesadas juega un papel clave en el éxito de un proyecto. Una mala gestión de las partes interesadas del proyecto, que tienen un gran poder e interés, puede contribuir al fracaso del proyecto. Por lo tanto, los equipos de proyecto deben realizar un análisis oportuno y cuidadoso de las partes interesadas, clasificarlas y priorizarlas teniendo en cuenta su capacidad para afectar al proyecto.

Es una buena práctica crear el registro lo antes posible. Hay varios ejemplos y plantillas disponibles en Internet. Puedes descargarlos, personalizarlos para los requisitos de tu proyecto, añadir columnas si es necesario y utilizarlos para tu proyecto para indexar la información de las partes interesadas. La plantilla propuesta en este artículo, que muestra cómo podría ser el registro de partes interesadas, también es útil para usted.

En este artículo, discutimos la importancia de la gestión de las partes interesadas y proporcionamos un ejemplo de plantilla de registro de partes interesadas. Ten en cuenta que es un tema importante que debe conocerse desde el punto de vista del Examen de Certificación PMP. Puedes añadir o compartir lo que quieras utilizando el cuadro de comentarios que aparece a continuación.

Ver también

Modelo de interesados

Referencias externas

pmi.org

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