¿Qué es un seguimiento de ausencias?
Un seguimiento de ausencias es una herramienta que le ayuda a controlar las ausencias de sus empleados.
Estas herramientas pueden venir en una variedad de formas y tamaños, incluyendo como una plantilla de Excel o como un sistema en línea (en la nube).
Seguidor de ausencias basado en Excel
Un seguidor de ausencias basado en Excel es fácil de empezar siempre y cuando tenga Excel instalado. Simplemente puede descargar la plantilla y empezar a añadir sus usuarios y ausencias.
Las desventajas de una plantilla de Excel salen a la luz especialmente cuando tiene más de unos pocos empleados que gestionar.
Todas las solicitudes y consultas de ausencia tienen que venir a través del gerente, no es posible que los empleados planifiquen sus ausencias sin consultar las fechas con su gerente.
Las solicitudes pueden llegar a través de una llamada telefónica, un mensaje o un correo electrónico, lo que puede dificultar el seguimiento de las solicitudes de ausencia.
El hecho de estar contenidas en un único archivo también hace que sea más fácil extraviarlas o borrarlas.
Si se produce un problema informático, como la corrupción de un archivo o incluso la pérdida de un ordenador portátil, se corre el riesgo de perder toda la información sobre las ausencias. Es importante asegurarse de que se realicen copias de seguridad de la hoja de cálculo con regularidad.
Las plantillas de Excel también carecen de la funcionalidad de validar las entradas para evitar errores.
Sistemas de seguimiento de ausencias en línea
Un sistema alojado (basado en la nube) será mucho mejor para las empresas con más de unos pocos empleados. Estos sistemas permiten a sus empleados reservar sus propias vacaciones con un sistema de aprobación para que su gerente apruebe fácilmente la ausencia.
Los empleados también tienen la capacidad de ver sus propias ausencias en el sistema. Esto reduce el número de preguntas que los gerentes recibirán con respecto a las ausencias del empleado.
Los errores se evitan con controles para garantizar que los empleados no puedan reservar más ausencias que las permitidas, junto con otras validaciones que ayudan a que el seguimiento de las ausencias sea un proceso sin preocupaciones.
Estos sistemas también permiten a la gerencia ver fácilmente las estadísticas y las cifras de los datos de ausencia. Los informes de fácil acceso también ayudan a planificar y estimar el trabajo futuro.
Por Kieran Baker, Fundador de Absentia